netLex Soluções: gerindo seus contratos para além da assinatura

Ainda que os contratos sejam documentos tão importantes, poucas empresas podem afirmar, com segurança, que têm plena visibilidade sobre todos os seus acordos ou sobre o cumprimento do que foi negociado.

Às vezes, essa falta de visibilidade se torna literal e fica difícil até encontrar os documentos. Segundo pesquisa publicada no Journal of Contract Management, 71% das empresas entrevistadas não conseguiam localizar pelo menos 10% dos seus contratos.

Agentes de todas as dimensões, atuando nos mais variados setores do mercado, têm em comum uma considerável dificuldade de acompanhar, com qualidade, a execução dos acordos. Essa falta de transparência está em geral associada ao estágio de digitalização das operações e pode se manifestar em pelo menos dois graus:

Nenhuma digitalização: A empresa ainda lida com contratos e arquivos físicos. Esse estágio é menos frequente, especialmente após o período de pandemia de COVID-19.
Digitalização desarticulada: Há digitalização, mas ainda utilizam-se múltiplos softwares ao longo do ciclo de vida dos contratos. Desde programas de edição de texto, como o MS Word, e-mails, softwares de assinatura eletrônica e planilhas de acompanhamento em sistemas como o MS Excel;

Em todos esses casos, a gestão dos acordos firmados pela companhia está sub-ótima, o que prejudica sua performance no mercado. Segundo dados da KPMG, entre 17 e 40% do valor esperado com o contrato pode ser perdido devido a práticas ineficientes de gestão.

No texto de hoje você vai entender o que significa gerir um contrato, vai conhecer a proposta do netLex Soluções, e a específica aplicação da plataforma à gestão desses documentos.

O que significa gerir um contrato

A gestão de um contrato envolve duas dimensões principais: a das obrigações e a das informações:

Gestão de obrigações: contratos são negócios jurídicos bilaterais que, em geral, fixam às partes prestações e contraprestações. Nessa dimensão, gestão significa mapear, planejar, executar ou acompanhar a execução de todas essas obrigações, da forma e nos prazos que foram negociados;
Gestão de informações: contratos também são fontes de informação. Nessa dimensão, gestão também significa extrair do documento todos os dados que sejam relevantes para individualizá-lo entre outros instrumentos, para orientar a atuação de outras áreas da empresa ou para subsidiar a tomada de decisões.

Quando essas duas dimensões são bem executadas, o valor dos contratos é preservado e, no geral, a empresa ganha em eficiência e inteligência.

Do contrário, a companhia precisará enfrentar alguns desafios consideráveis. Perda de comunicação, fluxos de trabalho opacos e dificuldade de extrair dados para gestão são apenas alguns dos principais pontos de atenção. Saiba mais em sobre essas e outras situações a serem evitadas em: Top 6 ineficiências mais comuns na gestão de contratos e como resolvê-las.

Para alcançar resultados mais positivos, a digitalização é um poderoso aliado. É para colocar a tecnologia à disposição da sua empresa, de forma simples e ágil, que surge a proposta do netLex Soluções.

Custos reduzidos e implantação ágil: a proposta do netLex Soluções

O netLex já é uma plataforma de gestão de contratos conhecida no mercado nacional e internacional por oferecer um serviço altamente personalizado. Porém, atendendo nossos clientes, pudemos observar que alguns dos seus fluxos de trabalho eram muito parecidos.

Isso inclui os processos de gestão de acordos e das informações envolvidas na administração de contratos corriqueiros, como os de compra e venda de insumos ou ainda de prestação de serviços.

Para atender a essas demandas de forma mais rápida, nós desenvolvemos as Soluções. A proposta é entregar ao cliente a plataforma pronta para uso com mais agilidade, reduzindo o tempo de implantação e, consequentemente, os custos da contratação do netLex. Isso tudo sem deixar de lado a simplicidade e segurança que o sistema agrega às operações dos nossos clientes.

Veja abaixo os quatro diferenciais da Solução do netLex para gestão de contratos.

1. Crie contratos do zero ou registre acordos já feitos

Com o netLex Soluções é possível gerir contratos criados na plataforma, desde a elaboração, passando pela assinatura, até chegar ao cumprimento. Para compreender essa perspectiva integral do ciclo de vida desses documentos, veja CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa.

Porém, também é possível gerir, no software, acordos que não tenham sido originalmente firmados por esta via. Basta preencher algumas informações em um questionário simples e intuitivo e aquele contrato já poderá ser administrado pela plataforma como os demais.

Isso coloca ao alcance da empresa a digitalização e gestão do seu legado e também a administração dos contratos firmados a partir de minutas de terceiros.

2. Trabalhe com minutas próprias ou de terceiros

É muito frequente, no contexto de mercado, que contratantes ou contratadas tenham minutas padrão.

Quando a parte trabalha com seus próprios modelos de contrato na plataforma do netLex, é possível automatizar as etapas de solicitação e elaboração dos documentos, estruturando-as integralmente dentro do sistema. Assim, as fases de administração do que foi acordado se seguem na plataforma com tranquilidade.

Porém, mesmo quando a empresa trabalha com minutas enviadas pela contraparte é viável estruturar no sistema a gestão das prestações e das informações. Isso porque, como visto no tópico acima, é possível cadastrar no software o acordo que foi firmado, incluindo todos os dados relevantes para acompanhamento das obrigações e geração de inteligência.

3. Tenha sempre informações completas e atualizadas

O netLex te ajuda a tornar a gestão dos seus contratos mais simples. Por isso, todas as informações que o seu time precisa para administrar esses documentos com eficiência e tranquilidade estão reunidas em um dashboard intuitivo.

Esses dados são sempre imediatamente alocados no cadastro de cada parte contratada. Ali os colaboradores poderão conferir informações referentes às prestações, acompanhar prazos de vigência, incluir dados para avaliação da qualidade dos fornecedores e das entregas e muito mais.

Como essas informações são extraídas automaticamente dos questionários na própria plataforma, reduz-se as chances de erros humanos, especialmente nas atividades de transcrição. Além disso, é possível também controlar o poder de alteração dos inputs inicialmente preenchidos. As modificações feitas por usuários autorizados serão replicadas em todo o sistema, garantindo a qualidade dos dados à disposição da sua empresa.

4. Acompanhamento ativo com alertas e avisos

Para simplificar ainda mais a atividade de gerir os contratos da sua companhia, o netLex ainda emite, de forma automática, alertas sobre datas relevantes para o cumprimento do acordo. Assim, a plataforma ajuda os colaboradores a realizar um acompanhamento ativo do ponto mais sensível destes documentos: os prazos.

Isso evita não só a perda desses marcos temporais, mas também afasta o risco da deflagração de multas e outras penalidades que adicionam custos inúteis para as empresas e tensionam as suas parcerias.

Gestão eficiente de contratos é com netLex Soluções

De pouco adianta todo o esforço voltado à elaboração, negociação e revisão de contratos se, para além da assinatura, não se dá atenção à etapa do cumprimento. A falta de visibilidade sobre esse momento essencial do ciclo de vida desses documentos reduz o valor gerado por eles, prejudicando os resultados esperados pela empresa como um todo.

Com o netLex Soluções é possível estruturar a administração tanto das prestações quanto das informações contidas nesses importantes instrumentos. De implantação ágil e custos reduzidos, essa proposta simplifica a tarefa de gerir contratos, otimiza o trabalho dos colaboradores e potencializa a extração de dados, além de evitar os riscos de erros humanos ou de perda de prazos.

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