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Aprenda a usar metas Smart na sua gestão de contratos

Não é de hoje que empresas estabelecem metas para aprimorar cada vez mais seus resultados e sua posição no mercado.  De um lado, a rotina pressiona gestores e colaboradores com demandas imediatas. De outro, é essencial traçar um objetivo para alinhar todas as tarefas e manter o time motivado. 

Porém, elaborar essas metas e identificar o melhor caminho para alcançá-las nem sempre é simples.

A linha é tênue.  Pontos muito abstratos e distantes acabam desestimulando os colaboradores, que ficam perdidos sem saber o que fazer para alcançá-los.  Porém, metas muito simples e pouco desafiadoras dão uma sensação ilusória de que o negócio vai bem. A realidade, no entanto, pode indicar que ainda há espaço para melhora.

Portanto, construir planos de ação para alcançar esses objetivos é uma atividade essencial para o bom desempenho da companhia.

Pensando nisso, George T. Doran propôs uma forma de orientar os gestores na hora de elaborar objetivos para a empresa. Ele foi consultor e ex-diretor de planejamento corporativo da Washington Water Power Company, e tinha ampla experiência lidando com metas.

Assim surgiu o acrônimo SMART:
Tabela explicativa sobre Metas SMART:  S (Específica): Definir objetivos com perguntas-chave sobre o que, quem e quais passos. M (Mensurável): Quantificar objetivos com perguntas-chave sobre dados necessários e como obtê-los. A (Alcançável): Estruturar metas realistas com perguntas-chave sobre possibilidade e ferramentas. R (Relevante): Localizar objetivos no contexto da empresa com perguntas-chave sobre a articulação com a proposta. T (Com prazos): Determinar prazos para resultados com perguntas-chave sobre o tempo necessário para medição.

Portanto, uma meta SMART é uma forma de criar e atingir objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e dentro de um prazo delimitado.  Essas características ajudam a dar concretude ao cenário que se busca realizar, evitando que a organização se perca no meio do caminho.

Nem todas as metas precisam reunir essas cinco características, mas é fundamental que elas se aproximem ao máximo desses parâmetros.

A gestão do ciclo de vida dos contratos é uma das atividades que mais ajudam a elaborar e alcançar metas SMART. Isso acontece porque ela permite a extração de métricas valiosas para as empresas. 

Por quê contratos são importantes para metas SMART?

Contratos são ativos de grande importância dentro e fora das empresas. É daí que vem a relevância de levar em consideração esses instrumentos na hora de elaborar e acompanhar as metas SMART. 

Eles estabelecem as parcerias da empresa com as outras partes envolvidas como clientes, fornecedores e até mesmo os seus colaboradores. Contratos podem funcionar também como meio de conexão entre os departamentos na medida em que eles demandam a atenção dos mais variados setores.

Quer entender melhor o impacto sistêmico dos contratos sobre a gestão da empresa? Leia:  O valor das conexões: contratos como articuladores entre áreas da empresa

Grande parte das metas SMART que empresas usualmente estabelecem passam pela gestão desses instrumentos jurídicos.Baixe agora o e-book: Domine seus workflows: fundações sólidas para um CLM de sucessoConsidere abaixo alguns exemplos:

  • Elaborando metas SMART com gestão de contratos

Você é gestor do Jurídico e identificou que há uma insatisfação geral com a atuação da sua área.  Em linhas gerais, vocês são vistos pelos times de negócios como um departamento "lento”, onde todas as oportunidades travam. Reverter essa percepção, sem gerar insegurança jurídica, passa a ser seu objetivo. 

Para isso, você precisa identificar as causas desse fenômeno e estabelecer uma meta SMART para melhorar a relação entre os departamentos. Uma delas pode ser a sobrecarga do Jurídico com demandas simples, que não demandariam uma aprovação individual por advogados.

Considerando  esse cenário, é possível que você defina uma meta de simplificar, nos próximos 6 meses, 50% dos fluxos que envolvem contratos. Para fazer isso,  identificar formas de garantir uma atuação prévia e menos custosa dos advogados pode ajudar.

Se você não está certo de que esse objetivo seria alcançável, venha conhecer o caso da Localiza. Automatizando a elaboração de contratos de acordo com modelos pré-aprovados pelo Jurídico, eles reduziram em 80% as demandas que vinham do time de Suprimentos. O impacto dessa melhoria foi sistêmico. Saiba mais aqui. 

  • Alcançando metas SMART com gestão de contratos

Sua empresa identificou que há um aumento de demanda pelo seu produto no mercado, então a meta do ano é dobrar a produção.

O setor de suprimentos será um dos mobilizados para alcançar esse resultado. Para isso, eles estão identificando o que pode ser feito, recalculando a quantidade de insumos necessários e aumentando a agilidade na aquisição. Uma das principais métricas para acompanhar é o quanto tempo corre entre a solicitação e a conclusão do contrato com o fornecedor.

Portanto, uma das metas deve ser, por exemplo, a redução, em 50% desse intervalo nos próximos 6 meses.

Está na dúvida se esse intervalo é factível? Veja o caso do Jurídico da Solar Coca-Cola, que reduziu em aproximadamente 80% o tempo entre a solicitação e a assinatura do contrato usando  o netLex.

Algumas métricas para extrair do ciclo de vida dos contratos

Como você viu, é necessário recolher métricas para mapear o ciclo de vida desses acordos e identificar os principais pontos de melhora. No final do ano, isso pode fazer toda a diferença para o sucesso do seu setor e da organização como um todo.

Reunimos abaixo uma lista com alguns das informações que valem a pena extrair dos seus documentos e workflows. Elas podem funcionar como pontos de partida para construção das suas metas.

  • Número de documentos por tipo: ajuda a localizar e mensurar pontos de acúmulo de riscos. Além disso, auxilia a alcançar objetivos que envolvam melhor aproveitamento do investimento em ferramentas, infraestrutura ou pessoal.
  • Tempo total do ciclo de vida de cada tipo de contrato: dá visibilidade sobre a duração daquele fluxo, melhorando a organização do setor. Além disso,  ajuda a alcançar metas relacionadas à redução do tempo entre solicitação e assinatura, por exemplo.
  • Número de contratos em progresso, concluídos ou cancelados: dá um panorama realista e concreto da situação dos acordos de cada área da empresa. Isso auxilia na construção de objetivos vinculados à redução de turnover, por exemplo.
  • Tempo gasto em cada etapa/setor: permite a identificação de gargalos ao longo do ciclo de vida dos documentos,. Assim, é possível intervir sobre esses pontos para potencializar metas vinculadas ao aumento de eficiência e redução de custos;
  • Número de etapas fora do prazo: este parâmetro permite mapear os pontos de ineficiência latente;
  • Evolução do tempo de negociação dos tipos de contrato: ajuda a identificar a influência de fatores sazonais na atividade dos setores. Esses são elementos que podem ser considerados na construção das metas SMART.
  • Número de contratos por faixa de valores: dá ao gestor visibilidade sobre os contratos mais relevantes para o faturamento da empresa. Isso é importante, por exemplo, se a meta SMART do time de Vendas envolve o aumento do número de contratos com altos valores.

Vale sempre lembrar que esses parâmetros se aplicam a qualquer departamento da empresa. Isso inclui desde as áreas de Suprimentos e Vendas, ao setor Jurídico e de Recursos Humanos!

Software de gestão de contratos: potencializando as metas SMART da sua empresa

Estruturar metas é uma atividade essencial para a gestão de qualquer empresa. Porém, para que esses objetivos sejam bem construídos, eles precisam ser: Específicos, Mensuráveis; Alcançáveis; Relevantes; e com prazos pré-determinados.

Uma das melhores formas de elaborar e alcançar uma meta SMART passa pela gestão do ciclo de vida dos contratos. Isso porque esses instrumentos reúnem um conjunto de dados relevantes que podem ser extraídos e retratar, de forma fiel, a realidade da companhia.

Há, no entanto, uma condição para o sucesso: a utilização de tecnologia. Somente assim é possível garantir dados verdadeiramente confiáveis, reduzindo o trabalho manual e excluindo o risco de erros na transcrição de informações.

Esse cenário se torna uma realidade quando se utiliza um software de gestão do ciclo de vida dos contratos, como o netLex.

Com o auxílio dessa ferramenta, é possível extrair e visualizar dados diretamente dos documentos e dos seus respectivos fluxos de trabalho. Dessa forma, as informações essenciais para a elaboração e alcance das metas SMART estarão à serviço da sua corporação.

Para saber como potencializar a elaboração e alcance das metas SMART da sua empresa usando o netLex, entre em contato com nossos especialistas!

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Giuliana Rezende
Giuliana Rezende
Giuliana é advogada e mestranda em Direito pela UFMG. Além de ser apaixonada por tudo o que envolva as ciências jurídicas, também tem foco em gestão, economia e ESG. Combinando tudo isso, ela está sempre a procura de dados e abordagens inovadoras para mostrar todas as vantagens de uma gestão mais inteligente de contratos.