O uso de KPIs (Key Performance Indicators) no departamento jurídico permite quantificar o desempenho do setor. Ineficiências e lentidão, por exemplo, deixam de ser meras sensações para se transformarem em números concretos e disponíveis para a gestão.
Essa medição deve estar alinhada aos objetivos e metas do departamento. Por isso, antes de implementar um indicador, é muito importante entender por que esses dados são relevantes. Além disso, a adequação às necessidades ajuda a fazer intervenções mais eficazes, promovendo melhorias de performance.
Neste artigo, apresentamos um guia para organizar um sistema de indicadores-chave para o departamento jurídico. Confira as boas práticas e esclareça as suas dúvidas!
Os Key Performance Indicators (KPIs), ou indicadores-chave de desempenho, são métricas voltadas para a avaliação dos componentes de um sistema. Geralmente expressos em números, eles auxiliam a gestão nos processos de controle e melhoria contínua.
Os KPIs podem ser divididos em dois tipos:
Indicadores mediais são as causas dos resultados obtidos em um sistema. Já os indicadores finais representam os resultados da operação.
O objetivo é otimizar o sistema. Portanto, as medições servem para reduzir as entradas, como tempo, esforço, insumos e capital. Ao mesmo tempo, elas permitem maximizar as saídas, como produção, receitas e conversão de clientes.
Os KPIs para o departamento jurídico são métricas usadas para mensurar os elementos mais relevantes e entender o desempenho do setor. Com esses indicadores, é possível avaliar se os meios e resultados estão dentro do esperado, bem como o nível de otimização das entradas e saídas.
Você deve escolhê-los conforme a realidade do seu negócio, analisando quais fazem mais ou menos sentido para os objetivos atuais. Se melhorar o atendimento ao cliente for uma prioridade, por exemplo, é válido estabelecer um indicador relacionado a esse propósito.
Definir KPIs para departamentos jurídicos faz parte do processo de melhoria contínua. Percepções, sensações e intuições sobre a eficiência ou ineficiência do departamento dão lugar a estudos objetivos, feitos a partir da análise de dados.
O uso dos indicadores de desempenho coloca elementos críticos diante dos olhos dos tomadores de decisão. Tudo isso facilita a definição de estratégias e ajustes enquanto o negócio opera e se desenvolve.
Todos os resultados são acompanhados a partir de meios replicáveis e possibilitam o monitoramento por agentes de fora do processo de gestão, como stakeholders, por exemplo.
Alguns indicadores podem se tornar parte da linguagem utilizada para se referir ao desempenho, trazendo transparência para feedbacks, metas, orientações etc. Essa é outra vantagem que facilita muito a gestão.
Os KPIs para o departamento jurídico permitem identificar as lacunas de desempenho. Na prática, a adoção de medidas corretivas é muito mais simplificada, não exigindo a paralisação das operações em momentos críticos.
No setor jurídico, os KPIs podem ser correlacionados ao desempenho da empresa, como custos e lucratividade. É uma solução fundamental diante de um segmento que cada vez mais precisa impactar estrategicamente as organizações.
Saber o que medir é indispensável para a eficácia dos indicadores. Por isso, separamos algumas dicas que facilitarão a sua escolha. Veja a seguir.
Foque em uma lista de 3 a 7 KPIs para o departamento jurídico. Lembre-se de que definir prioridades evita a sobrecarga de dados e direciona a atenção para os aspectos críticos. Outro ponto relevante é que o Princípio de Pareto pode contribuir para definir essas ordenações. Segundo este postulado, 80% dos resultados vêm de 20% das causas.
Um exemplo é, além de monitorar o volume total de processos, considerar os grupos que mais influenciam esse resultado. Nesse caso, temos:
Se um ou alguns indicadores impactam cerca de 80% dos resultados, eles tendem a ser métricas adequadas.
Outra boa prática é conectar os KPIs aos resultados financeiros e ao valor do departamento jurídico para a organização. Em especial, podemos priorizar indicadores relacionados aos custos operacionais, como os listados abaixo.
Um exemplo é o tempo de resolução do conflito: tempo total de duração dos processos ÷ total de processo. Quanto mais tempo uma demanda está ativa, maiores são os custos para a organização.
Outro indicador com impacto financeiro é o percentual de processos exitosos. No polo passivo, esse número influencia os custos com indenizações, honorários e custas judiciais. No polo ativo, pode gerar ou recuperar receitas com cobranças e indenizações.
Reduzir os riscos de perder uma demanda e economizar com soluções consensuais são benefícios significativos. Procure avaliar a quantidade de acordos, em conjunto da economia gerada pela solução consensual.
O departamento jurídico deve estar atento aos clientes internos, garantindo atendimento de qualidade e eficiência. Entre os indicadores consultivos, procure dados que expressem experiência no atendimento.
Um indicador relevante é o índice de satisfação do cliente com as soluções oferecidas. Essa métrica pode ser baseada em uma escala numérica:
As avaliações podem ser segmentadas por setores e tipos de demanda, ajudando a identificar os principais desafios do departamento.
O tempo é uma métrica altamente importante para o setor jurídico. Por isso, avalie a média de dias até a satisfação dos pedidos dos setores. Também é possível separar a medição por tipo de tarefa, como responder a ofícios, gerir procurações públicas, revisar contratos e elaborar documentos.
Na parceria netLex e Localiza&Co, por exemplo, os resultados obtidos a partir de soluções de automação, produtividade e eficiência foram mensurados com indicadores ligados a atuação consultiva:
Um conjunto de indicadores, portanto, permite priorizar os resultados mais relevantes, trazendo clareza para os resultados.
Como você viu ao longo deste conteúdo, o uso de KPIs no departamento jurídico oferece uma forma concreta de medir o desempenho, transformando ineficiências e lentidão em números objetivos que facilitam a gestão. Essa quantificação é indispensável para direcionar intervenções adequadas e promover melhorias na performance do setor.
Para implementar indicadores realmente funcionais, devemos buscar o alinhamento com os objetivos e metas dos projetos. A relevância dos dados guiará ações mais precisas e consolidará melhorias contínuas. Por isso, os KPIs para o departamento jurídico focam nos dados essenciais, permitindo uma definição clara de prioridades. Não se trata, nem de longe, de medir apenas por medir.
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