Las Scale-Ups son pequeñas empresas que logran un crecimiento acelerado al escalar su producto, equipo e ingresos de manera exponencial en un corto período de tiempo.

Lograr esta combinación exitosa depende de una oportunidad de mercado prometedora y mucha planificación. Uno de los mayores desafíos de un Scale-Up es la llamada “shortcut debt”, o “deuda de atajo”.
Este concepto describe los costos en los que incurre una empresa cuando tiene que adaptar una solución adoptada allí al inicio de operaciones, pero que solo fue suficiente para corto plazo. Cuando lleguen demandas más complejas, compatibles con el nuevo tamaño de las actividades, la antigua forma de organización dejará de funcionar. Entonces la empresa paga la “shortcut debt”.

Como explica Brian Halligan, cofundador y director ejecutivo de HubSpot, en su artículo escrito para Harvard Business Review:

"Si toma el camino fácil la primera vez, pasará tiempo limpiando desastres que nunca deberían haber ocurrido. ¿Qué sucede si acumula demasiada deuda de atajo? Esto afecta su capacidad de gestión. Todo su equipo estará muy preocupado por poner sus dedos en la represa, reteniendo el agua".

Cuanto más crece el negocio (y este movimiento puede ser vertiginoso), más gerentes se enfrentan al dilema de rapidez vs. lo correcto.

La solución sencilla para una situación inmediata suele ser la más rápida, un auténtico atajo. Resulta que esta solución no siempre es tan escalable como su modelo de negocio. Luego, aparecen errores y cobrando la Deuda Atajo.

Y el precio es el esfuerzo que dedican sus empleados a tratar de resolver problemas que posiblemente no podrían ocurrir si los procesos se diseñaran para la escalabilidad desde el principio.

La forma en que se afronta este reto puede ser determinante en el éxito (o fracaso) de las operaciones de escalado. El elemento común de los Scale-Ups que triunfan en esta estrategia es uno: la planificación.

Esto se debe a que es posible crear procesos rápidos y correctos, pero esta es una decisión que debe tomarse mucho antes de que se lleve a cabo la expansión.

Como apunta el estudio “Understanding Firm Growth: helping SMEs Scale Up”, realizado por la OCDE en noviembre de 2021, en promedio, el enfoque de inversiones en la fuerza laboral y la construcción de procesos sólidos comienza en hasta 2 años antes de que los resultados comienzan a aparecer.

Entonces, si su empresa quiere convertirse en un Scale-Up en un futuro cercano, esta planificación de flujos de trabajo para un contexto de expansión debe construirse ahora.

Otro desafío importante que enfrentan Scale-Ups es construir una cultura sólida. Obtenga más información en: Los desafíos culturales de una empresa en crecimiento.

Shortcut debt: los procesos no escalables detendrán su crecimiento

La tecnología de punta probablemente ya sea parte de su rutina de Scale-Up, especialmente en las áreas de investigación y desarrollo.

Con todo el enfoque en la mejora del producto, los procesos burocráticos como la gestión de documentos y los workflows terminan ocupando un segundo lugar. Cuando la empresa está todavía en las primeras etapas del negocio, lo simple realmente es mucho más rápido.

Si gestionas uno o dos contratos a la semana, es más ágil copiar y pegar la plantilla del documento, cambiar algunos datos básicos, enviarlo a la contraparte por email y negociar en mensajes. Cuando se cierra el trato, coloca esa información en una hoja de cálculo y establece una rutina de seguimiento.

Este proceso resuelve con tranquilidad la actual demanda de gestión. Sin embargo, si convertirse en un Scale-Up está en los planes de su empresa, esta pausa no durará mucho.

Cuando tu equipo se encuentra con cuarenta, cincuenta contratos que gestionar en una semana, ese proceso diseñado para uno o dos documentos ya no funcionará. Es en este punto que se cobra la Deuda Atajo, la cual puede tomar las siguientes formas:

• Pérdida de tiempo realizando actividades ineficientes
• Riesgo de errores humanos en la preparación y revisión de documentos
• Desgaste de los empleados, tensos por las exigencias del trabajo
• Fricción entre las áreas Legal, Comercial, Adquisiciones, Financiera y otras

Encuestas ya han demostrado que estas ineficiencias en la gestión del ciclo de vida de los contratos generan pérdidas muy concretas:

• 9.2% de los ingresos comerciales totales se pierden por mala gestión de contratos, según World Commerce and Contracting
• 40% del valor esperado de los contratos podría perderse por mala gestión, según KPMG

El tiempo y los costos necesarios para reorganizar los procesos en esta etapa paralizarán por completo sus operaciones y, en consecuencia, redujeron el crecimiento de su empresa.

La buena noticia es que este resultado se puede evitar y revertir con la ayuda de la tecnología.

Rápido y correcto: tecnología para construir procesos escalables

Los flujos de trabajo de su empresa deben ser tan escalables como su modelo de negocio o su producto final. Invertir en tecnología es la forma más eficiente de lograr este objetivo.

Su Scale-Up ya no tiene que elegir entre hacerlo rápido o hacerlo bien. Puedes tener ambos, estructurando un plan alineado con todo el potencial de tu empresa.

Con una plataforma de automatización de documentos y flujos de trabajo, como netLex, tiene una estructura para administrar tantos contratos como necesite, desde la redacción, pasando por la negociación, revisión y firma, hasta la gestión y extracción de datos para inteligencia.

Las ganancias en asertividad, economía y productividad se vuelven sustanciales y usted evita los costos de Shortcut Debt.

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