Tan importante como llevar a cabo las actividades diarias de la empresa es la reflexión sobre las formas de mejorar estas rutinas. Sin embargo, a menudo los equipos no se dan cuenta de que pueden cumplir con sus tareas de manera más eficiente o cuando lo hacen, no tienen tiempo para buscar soluciones innovadoras.
Una encuesta realizada por la consultora McKinsey encontró que, mientras que el 84% de los CEOs encuestados creía que la innovación era fundamental para el crecimiento de la empresa, solo el 9% de ellos estaba satisfecho con el desempeño de la corporación en este requisito.
Aquí es precisamente donde entran los departamentos de innovación.
Especialmente bien posicionados, estos sectores miran, al mismo tiempo, dentro de la empresa, prospectando desafíos y fuera de ella, buscando soluciones incrementales o disruptivas en el mercado. Al final, funcionan como oxigenadores del modelo de negocio, ayudando a seleccionar e implementar, de forma estratégica y métrica, las innovaciones que mejor se adaptan a las necesidades de la empresa.
De entre todas las posibles intervenciones del departamento de innovación, la más eficiente será sin duda aquella que aborde los retos que atraviesa la empresa en su conjunto, y el mejor ejemplo es la gestión de contratos.
Contratos por todos lados
No es porque los contratos sean instrumentos jurídicos que su gestión se restringe a la labor de los abogados.
Los contratos son la unidad básica necesaria para la interacción de la empresa con agentes que, en principio, son externos a ella. Estos documentos constituyen la corporación, vinculan a ella a todos sus empleados, configuran integralmente su patrimonio y promueven sus interacciones con los clientes y el mercado en general.
Y estos mismos documentos, que establecen ese puente entre la empresa y la sociedad, los empleados y el mercado, también funcionan como articuladores de las diversas áreas y sectores dentro de la corporación.
Un contrato único de compra de insumos de producción, por ejemplo, surgirá de un pedido del área de Operaciones, será negociado por el área de Compras, revisado por Legal y autorizado por Finanzas. Y todas estas áreas deben trabajar de manera eficiente para garantizar el resultado deseado con la contratación.
Vea más sobre el poder articulador de los contratos en: 
Los contratos son, por lo tanto, documentos que atraviesan la organización de la empresa, pasando por sus distintos departamentos internos, hasta llegar al ámbito externo a la empresa, para establecer relaciones jurídicas mutuamente ventajosas con los agentes del mercado.
Síntomas y efectos de una gestión de contratos ineficiente
Los documentos que son tan esenciales para la empresa necesitan ser gestionados de la mejor manera posible, porque las consecuencias de una administración insuficiente perjudican el trabajo, la relación entre departamentos e incluso la motivación de los empleados.
Hemos separado tres de los problemas más comunes involucrados en la gestión de contratos, sus respectivos síntomas y efectos para la empresa en su conjunto. Estos son solo algunos de los puntos que un departamento de innovación debe conocer.
1. Ineficiencia en la preparación y revisión de contratos
Síntomas:
- A la hora de redactar un contrato, sólo se trata de tomar un documento anterior, eliminar los datos referentes a esa transacción y sustituirlos por la información del nuevo contrato, de forma manual y sin estandarización;
- Revisar un contrato, en cambio, significa “escanear” el documento, para asegurarse de que todas las cláusulas necesarias están presentes y con la redacción más adecuada, también de forma manual y muy repetitiva;
Efectos:
- Crea el riesgo de que alguna información relativa al documento anterior permanezca en el actual, perjudicando su validez legal. Imagínese, por ejemplo, si el contrato contiene el nombre de una empresa, pero la identificación fiscal y la dirección son de otra.
- Genera riesgo de error humano en la revisión, omitiendo una cláusula importante o utilizando una redacción desactualizada;
- Aumenta el tiempo de redacción y revisión con menos trabajo intelectual, lo que puede desalentar a los abogados del equipo;
2. Falta de visibilidad del estado del documento en un área determinada área
Síntomas:
- Un empleado del área solicitante debe consultar personalmente el estado de cada documento;
- La comunicación entre áreas es difusa, se realiza por correo electrónico, aplicación de chat o incluso personalmente;
- El empleado del área solicitada deberá detener sus labores de análisis para responder las consultas del área solicitante.
Efecto:
- Genera fricción entre los sectores, ya que el empleado del departamento solicitante tiene la impresión de que siempre está “molestando” al del área solicitada, lo que, a su vez, también le parece cada vez menos eficiente.
- Genera ineficiencia en el trabajo, ya que el empleado del área solicitada está ansioso por responder las comunicaciones, y tiene la impresión de que debe decidir entre analizar el documento o responder preguntas sobre el expediente;
3. Gestión de datos descentralizada y no estandarizada
Síntomas:
- Cada departamento recopila datos importantes en una hoja de cálculo (por ejemplo, nombre de las partes, valor del contrato, período de cumplimiento), pero a veces diferentes áreas mantienen varias hojas de cálculo con la misma información (por ejemplo, el valor del contrato es importante para Ventas, Legal y Financiero).
- Estas hojas de cálculo se forman a partir de la extracción manual de datos por parte de los empleados de ese sector;
- Las hojas de cálculo contienen los mismos datos en diferentes formatos, o falta alguna información;
- Quienes usan estas bases de datos a menudo tienen dudas sobre si esa información es correcta y necesitan consultar el documento original para verificar;
Efecto:
- Genera trabajo inútil, ya que los mismos datos están siendo compilados en más de una hoja de cálculo, por más de un departamento;
- Dentro de esta actividad que ya no genera valor para la empresa, también implica retrabajo, ya que los empleados no solo tienen que llenar la información sino que sienten la necesidad de revisarla constantemente;
- También existe el riesgo de que algún departamento trabaje con datos desactualizados/erróneos, lo que puede afectar la toma de decisiones estratégicas.
Vea más sobre estos y otros problemas de gestión de contratos ineficientes en:
Si ya identificó estos problemas, o ya notó alguno de estos síntomas, la solución que su equipo de Innovación necesita prospectar está en los softwares Contract Lifecycle Management - CLM.
netLex: el software CLM imprescindible para su estrategia de innovación
Contract Lifecycle Management, o CLM, es un enfoque de la gestión de contratos que reconoce el papel que estos documentos pueden desempeñar en la promoción de una articulación más eficiente para la empresa en su conjunto.
La propuesta es gestionar los contratos considerando la totalidad de sus ciclos de vida, pasando por todas sus etapas, desde la constitución del negocio hasta el cumplimiento de las obligaciones. Todo ello sin prescindir de la extracción y análisis de datos para la generación de inteligencia.
Entienda más sobre CLM aquí: 
Sumado a la tecnología, este enfoque presenta soluciones concretas para empresas que buscan resolver ineficiencias y lograr un mayor éxito.
netLex es una plataforma SaaS que combina tecnología de punta con conocimientos prácticos de gestión de contratos y cubre todas las etapas de CLM en una sola herramienta. La propuesta es hacer que la administración de los documentos de su empresa sea más simple y segura, y este resultado se logra a través de varias características innovadoras.
Usando netLex, nuestros clientes han logrado resultados extraordinarios:
- AMBEV redujo en un 75% las demandas innecesarias que llegaban a su departamento Jurídico;
- Take Blip aumentó la cantidad de documentos producidos con netLex en un 300 %;
- Arcelor redujo 46% el ciclo para la emisión de poderes.
Todo esto fue posible gracias a algunas características clave de la plataforma. Hemos separado cuatro de ellas para ilustrar las tecnologías que un buen software CLM puede aportar a su empresa.
1. Automatización: simplifique la preparación y revisión de sus documentos
Con netLex, la tarea de escribir y revisar documentos se vuelve mucho más eficiente e intuitiva. Todos los contratos se forman a partir de cuestionarios simplificados, que permiten a los empleados recopilar toda la información necesaria con mayor rapidez y asertividad.
En el backend, estos datos se compilan en archivos automatizados, creados a partir de los modelos más completos y actualizados de la empresa. Por lo tanto, el revisor puede estar seguro de que se han incluido todas las cláusulas importantes y puede concentrarse en los aspectos estratégicos de ese acuerdo.
2. LexIn: gana autonomía para automatizar tus documentos con un plugin único
netLex desarrolló LexIn, un complemento exclusivo de MS Word que permite a los usuarios automatizar sus propios documentos. Los equipos de trabajo de nuestros clientes están capacitados para operar esta aplicación y los resultados han sido excelentes.
Con el mismo, es posible mantener la autonomía de la empresa, otorgando libertad creativa y agilidad al equipo Legal, asegurando todas las ventajas de estandarización que ofrece la automatización documental.
3. Workflow: tenga visibilidad y previsibilidad sobre los procedimientos de su empresa
netLex también permite observar por defecto todas las reglas sobre los flujos de trabajo de su empresa. Esto reduce considerablemente el riesgo de errores en el procedimiento, ya que se puede pre programar en la propia plataforma el cumplimiento de todos los pasos, atribuciones y reglas de cumplimiento.
Además, es posible configurar las autorizaciones de acceso para cada perfil de usuario, con el fin de garantizar que todos tengan acceso solo a la información necesaria sobre los documentos y sus plazos de análisis, eliminando la necesidad de comunicación personal y reduciendo la fricción entre departamentos.
4. Scripts: compilar datos automáticamente
La ventaja de preparar documentos de manera automatizada es que las variables nombradas en LexIn pueden ser extraídas y compiladas, vía script, en hojas de cálculo unificadas y confiables. Además de los propios contratos, también es posible identificar, en los propios flujos de trabajo, información importante para la gestión, como el cumplimiento de los plazos y el número de demandas por responsable.
De esta manera, su equipo ya no necesita analizar y extraer información directamente de los documentos, ni necesita verificar que los datos sean correctos cada vez que se necesita.
Ponga netLex en el centro de su estrategia de innovación
Los contratos son instrumentos esenciales para la empresa, atravesando todos sus departamentos y estableciendo vínculos con empleados, proveedores y clientes. No es exagerado decir que el éxito de una empresa en el mercado depende de una gestión eficiente de estos documentos.
Por ello, tu estrategia de innovación necesita estar especialmente atenta a los problemas que se presentan en este ámbito. Tienen síntomas y efectos específicos, que implican fricción entre departamentos, trabajo lento, ineficiente o incluso innecesario.
netLex, como plataforma CLM, ofrece soluciones tecnológicas e innovadoras que hacen frente a estos problemas, potenciando la eficiencia y autonomía de los equipos de su empresa.
Si estos son problemas que ya identificó, haga clic abajo y póngase en contacto con nuestros expertos para obtener más información sobre cómo netLex puede contribuir a su estrategia de innovación.
