Gestión de contratos: Aprenda a establecer y lograr objetivos SMART

No es nuevo que las empresas establezcan metas para mejorar cada vez más sus resultados y su posicionamiento en el mercado. Si bien la rutina presiona a los gerentes y empleados con demandas inmediatas, es esencial establecer una meta para alinear todas las tareas y mantener al equipo motivado.

Sin embargo, elaborar estos objetivos e identificar no siempre es la mejor manera de alcanzarlos 

La línea es delgada. Puntos muy abstractos y lejanos acaban desanimando a los empleados, que se pierden sin saber qué hacer para llegar a ellos. Sin embargo, los objetivos muy simples y poco desafiantes dan la sensación ilusoria de que el negocio va bien. La realidad, sin embargo, puede indicar que todavía hay margen de mejora.

Con eso en mente, George T. Doran, consultor y ex director de planificación corporativa de Washington Water Power Company, propuso el acrónimo SMART para guiar a los gerentes en el establecimiento de metas para la empresa como un todo.

A continuación se muestra el significado de las siglas:


Por lo tanto, una meta SMART es una forma de crear y lograr objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes dentro de un marco de tiempo definido. Estas características ayudan a darle concreción al escenario que se busca realizar, evitando que la organización se pierda en el camino.

No todas las objetivos necesitan cumplir estas cinco características, pero es fundamental que se acerquen lo más posible a estos parámetros.

La gestión del ciclo de vida de los contratos es una de las actividades que mejor contribuyen a la elaboración y consecución de objetivos SMART, precisamente porque permite extraer métricas valiosas para las empresas.

¿Por qué la gestión de contratos es importante para los objetivos SMART?

Los contratos son activos de gran importancia dentro y fuera de las empresas. De aquí surge la relevancia de tener en cuenta estos instrumentos a la hora de desarrollar y monitorear objetivos SMART.

Establecen las asociaciones de la empresa con otras partes involucradas, como clientes, proveedores e incluso sus empleados. Los contratos también pueden funcionar como un medio de conexión entre departamentos ya que demandan la atención de los más variados sectores.

Para comprender mejor el impacto de los contratos en la gestión de la empresa, lea: El valor de las conexiones: los contratos como articuladores entre áreas de la empresa.

La mayoría de los objetivos SMART que las empresas suelen establecer pasan por la gestión de estos instrumentos jurídicos.

Considere los siguientes ejemplos:

• Desarrollo de objetivos SMART con gestión de contratos

Usted es gerente Legal y ha identificado que existe una insatisfacción generalizada con el desempeño de su área. En general, los equipos de negocio lo ven como un departamento "lento", donde todas las oportunidades están bloqueadas. Revertir esta percepción, sin generar inseguridad jurídica, se convierte en su objetivo.

Para ello, es necesario identificar las causas de este fenómeno y establecer un objetivo SMART para mejorar la relación entre departamentos. Uno de ellos puede ser la sobrecarga del Departamento Jurídico con demandas simples, que no requerirían la aprobación individual de los abogados.

Considerando este escenario, es posible que se fije como meta simplificar, en los próximos 6 meses, el 50% de los flujos que involucran contratos. Para ello, puede ser útil identificar formas de garantizar que los abogados actúen antes y menos costosamente.

Si no estás seguro de que este objetivo sea alcanzable, ven y conoce el caso Localiza. Al automatizar la preparación de contratos según modelos preaprobados por Legal, redujeron las demandas provenientes del equipo de Suministros en un 80%. El impacto de esta mejora fue sistémico. Descubra más aquí.

• Lograr objetivos SMART con la gestión de contratos

Su empresa identificó que existe un aumento en la demanda de su producto en el mercado, por lo que la meta para el año es duplicar la producción.

El sector de abastecimiento será uno de los movilizados para lograr este resultado, re-calculando la cantidad de insumos necesarios y aumentando la agilidad en su adquisición. Una de las principales métricas para monitorear este objetivo se deriva del ciclo de vida de los contratos: el tiempo entre la solicitud y la celebración del contrato con el proveedor.

Por lo tanto, una meta del área de compras relevante para el logro de este resultado deseado por la empresa puede ser reducir este intervalo en un 50% en los próximos 2 meses.

Algunas métricas para extraer de los ciclos de vida de los contratos

Como has visto, recopilar métricas para mapear el ciclo de vida de estos acuerdos e identificar los principales puntos de mejora es fundamental para desarrollar y alcanzar los objetivos marcados por la corporación.

Hemos reunido una lista de algunos de los datos que puede extraer de sus documentos y workflows a continuación.

• Número de documentos por tipo: ayuda a localizar y medir puntos de acumulación de riesgos, además de ayudar a alcanzar objetivos que impliquen un mejor aprovechamiento de la inversión en herramientas, infraestructura o personal.
• Tiempo total del ciclo de vida de cada tipo de contrato: brinda previsibilidad sobre la duración de ese flujo, permite una mejor organización del sector de acuerdo con este parámetro, además de ayudar a lograr objetivos relacionados con la reducción del tiempo entre la solicitud y la firma, por ejemplo.
• Número de contratos en curso, finalizados o cancelados: otorga una visión realista y concreta del estado de los acuerdos en cada área de la empresa, ayudando a construir objetivos vinculados a la reducción de la facturación, por ejemplo.
• Tiempo dedicado a cada etapa/sector: permite la identificación de incovenientes a lo largo del ciclo de vida del documento, creando la oportunidad de intervenir específicamente en estos puntos para mejorar los objetivos vinculados a una mayor eficiencia y reducción de costos;
• Número de etapas dentro o fuera del plazo: así como la métrica del tiempo empleado en cada etapa o sector, este parámetro permite mapear los puntos de ineficiencia latente;
• Evolución promedio de la duración del ciclo de vida de cada tipo de contrato a lo largo del año: otorga al gestor la posibilidad de identificar la influencia de los factores estacionales en la actividad de los sectores, elemento que puede ser considerado en la construcción de metas SMART.
• Número de contratos por rango de valor: concede al gerente visibilidad de los contratos más relevantes para los ingresos de la empresa, lo que puede ser especialmente importante, por ejemplo, si el objetivo SMART del equipo de ventas implica aumentar la cantidad de contratos con valores altos

¡Siempre vale la pena recordar que estos parámetros se aplican a cualquier departamento de la empresa, desde las áreas de Abastecimiento y Ventas, hasta el sector Legal y de Recursos Humanos!

Software de gestión de contratos: aprovechando los objetivos SMART de su empresa

La estructuración de objetivos es una actividad esencial para la gestión de cualquier empresa. Sin embargo, para que estos objetivos estén bien construidos, deben reunir la mayoría de las cinco características traducidas en el acrónimo SMART: Específicos (Specific), Mensurables; Alcanzables; Relevantes; y con plazos predeterminados (Timely).

Una de las mejores formas de desarrollar y lograr un objetivo SMART es a través de la gestión del ciclo de vida de los contratos. Esto se debe a que estos instrumentos reúnen un conjunto de datos relevantes que se pueden extraer y retratar fielmente la realidad de la empresa.

Un condicionante de este éxito, sin embargo, es el uso de la tecnología: solo así es posible garantizar datos verdaderamente fiables, reduciendo el trabajo manual y excluyendo el riesgo de errores en la transcripción de la información.

Desde el momento en que utiliza un software de gestión del ciclo de vida del contrato, como netLex, este escenario se convierte en una realidad para su empresa.

Con la ayuda de esta herramienta, es posible extraer datos directamente de los documentos y sus respectivos flujos de trabajo. Al integrar esta solución con sistemas como Power BI o MS Excel, la información esencial para la elaboración y consecución de objetivos SMART estará al servicio de su corporación.

Para obtener más información sobre cómo el software de gestión de contratos puede mejorar el desarrollo y el logro de los objetivos SMART de su empresa, entre en contacto con nuestros expertos.