Dotados de la presunción de veracidad y publicidad, los poderes públicos son instrumentos privilegiados y muchas veces necesarios para la realización de los más variados tipos de negocios jurídicos por parte de las empresas.
La gran ventaja de estos documentos es la seguridad jurídica que aportan a la transacción.
Esto se debe a que todos los actos realizados por los notarios tienen fe pública, dando al contratante la garantía de que ese apoderado representa efectivamente los intereses de la sociedad con la que celebra un contrato. En cualquier momento, los interesados pueden recabar mayores garantías y comprobar el documento original, cuya publicidad también promueve el registro.
Para hacer posibles estas ventajas, la elaboración de este tipo de documentos suele conllevar una serie de trámites.
Si bien, en general, pueden considerarse necesarios para garantizar un alto nivel de confiabilidad, ya que estos servicios públicos realizan cientos de citas diarias, no es raro que el simple envío del poder para análisis se convierta en un inconveniente en las operaciones de la empresa. Para complicar aún más las cosas, a estas dificultades se suman las que surgen de los flujos internos de la propia empresa cuando se trata de este tipo de instrumentos.
netLex ya es reconocida en el mercado nacional e internacional por ofrecer a nuestros clientes un servicio altamente personalizado, que permite la configuración integral de flujos de trabajo y documentos de acuerdo a las demandas específicas de su empresa.
Sin embargo, con cada nuevo cliente, observamos que algunos flujos eran muy similares, ya que involucran rutinas presentes en casi todas las organizaciones, como es el caso de la gestión de poderes Para satisfacer estas demandas más rápido, hemos desarrollado “Soluciones”.
La idea es dejar la plataforma lista para su uso, reduciendo el tiempo de despliegue y en consecuencia, los costos de contratación del software CLM, sin perder la sencillez y seguridad que brinda esta tecnología.
En este texto de la serie netLex Soluciones, conocerá una de esas aplicaciones, la gestión de poderes públicos y comprenderá cómo es posible simplificar el flujo de trabajo de su empresa.
Las etapas de solicitud, preparación y aprobación, por parte del gerente del concesionario y del Departamento Jurídico, son muy similares en el caso de los poderes privados y públicos, ya que son etapas que aún se realizan dentro de la empresa.
Con netLex, la solicitud se realiza mediante cuestionarios preestructurados, que contienen toda la información necesaria para analizar la demanda por parte del gerente. Este procedimiento tiene la ventaja de realizarse íntegramente dentro de la plataforma, evitando que se reciban solicitudes de múltiples fuentes, lo que simplifica mucho el trabajo de quienes tienen que evaluar la pertinencia de las solicitudes.
Los datos completados por el solicitante en el cuestionario se incluyen automáticamente en el documento estándar de la empresa, por lo que la etapa de elaboración del poder es simultánea a la de la solicitud.
Por lo tanto, no es necesario copiar y pegar una plantilla o completar manualmente la información necesaria de los correos electrónicos enviados desde los más diversos sectores de la empresa. Esto reduce la posibilidad de error humano y en consecuencia, aumenta las posibilidades de que el poder notarial pase rápidamente por la oficina de registro.
El responsable del área recibe todos los datos rellenados por el solicitante en un panel simplificado y puede estar seguro de que la información allí indicada ha sido correctamente insertada en el documento final. Así, puede dedicarse a verificar la regularidad de esa solicitud según el organigrama de la empresa e identificar quién será el responsable de la firma, por ejemplo.
Una vez aprobado administrativamente el poder, el documento es enviado al Departamento Jurídico, el cual incluirá información como la base normativa de dicho mandato, además de verificar la regularidad de los poderes asignados.
Estas actividades se pueden llevar a cabo a través del cuestionario automatizado y simplemente revisando los dashboards, elimina la necesidad de visualizar el documento para asegurarse de que todo esté correcto. Nuevamente, esto evita errores humanos.
Con nuestra solución, los abogados también pueden dejar preconfigurada la redacción de los poderes que aparecerán en los documentos, utilizando una estructura intuitiva y sin código.
Una vez que el documento es aprobado por los abogados de la empresa, es necesario registrar el poder en la notaría. Como hemos visto, esta etapa es un potencial inconveniente en las operaciones, ya que el instrumento pasará por un flujo de trabajo externo al de la empresa, esencialmente complejo y marcado por trámites.
El incumplimiento de cualquiera de los requisitos establecidos en las distintas normas aplicables podrá dar lugar a la desestimación de la solicitud, por lo que la empresa deberá iniciar de nuevo todo el procedimiento. Además de los posibles costos de personal y honorarios de notario, este escenario puede ser muy perjudicial si ocurre, por ejemplo, durante las negociaciones de una transacción importante.
Por lo tanto, uno de los pasos en la gestión de poderes públicos con la solución de gestión de poderes públicos es la revisión por parte del notario, que puede darse de dos formas.
Si su notaría local ya ha digitalizado sus servicios, es posible que estén dispuestos a recibir el documento para su revisión a través de netLex. Así, la unidad servidora puede ser incluida en el flujo, recibir autorización por correo electrónico para acceder al expediente realizado en la plataforma, realizar las modificaciones que estime necesarias y enviarlo al siguiente paso de la gestión de poderes.
Este vínculo cooperativo puede ser muy ventajoso para ambas partes ya que agrega eficiencia, simplicidad y seguridad a la fase de revisión de instrumentos.
Si el registro aún no está en este nivel de digitalización, es posible extraer el documento directamente de la plataforma, procesarlo en la oficina pública y luego volver a ingresarlo al sistema. En este caso, el usuario recibirá información detallada sobre cómo proceder para que todas las etapas del proceso externo a la empresa, se desarrollen de la mejor manera posible.
En cualquier caso, el flujo de trabajo en netLex coloca una revisión adicional por parte del departamento legal inmediatamente después de recibir el documento aprobado por la notaría, para que los abogados tengan la oportunidad de verificar que todos los procedimientos se llevaron a cabo correctamente y que no se modificó información importante o elimino accidentalmente mientras el instrumento estaba fuera de la empresa.
Cuando el poder ya ha sido aprobado por el notario y revisado nuevamente por el Departamento Jurídico, son necesarias dos acciones más: la coordinación de firmas y la inclusión de información final, como la fecha y el lugar de finalización y los honorarios del notario.
La firma se puede realizar a través de las diversas integraciones nativas que netLex tiene con los principales proveedores de este servicio en el mercado. Si el notario no acepta firmas electrónicas, también es posible extraer el documento del sistema, recoger las firmas en persona, reconocer las firmas y luego colocar el instrumento nuevamente en el entorno digital.
A partir de la fecha de firma y los plazos de vigencia, la plataforma calcula el plazo final del documento, con la posibilidad de configurar avisos y notificaciones sobre la proximidad de la renovación. Los datos sobre los gastos de registro también se recopilarán para fines de rendición de cuentas de los respectivos sectores.
Hay otros tres tipos de datos que se pueden extraer de los poderes para un seguimiento eficiente. Vea cuáles son en el texto: Data-driven: 3 tipos de datos para la gestión eficiente de poderes.
No es porque el flujo de gestión del poder público pase por un agente externo a la empresa que deba ser más complejo o lento.
Con soluciones de netLex, es posible promover la máxima eficiencia en los procedimientos internos, desde las solicitudes hasta las revisiones, además de crear una comunicación eficiente con el notario para el análisis y registro del documento. Así, la empresa puede disfrutar de la enorme seguridad jurídica que proporciona la escritura pública, al tiempo que invierte en flujos de trabajo sencillos y 100% digitalizados.
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