El sector de la construcción es la industria más grande del mundo, representando el 13% del PIB global. En Colombia, la participación del producto interno bruto correspondiente a las actividades del área creció 2,7% en 2021, impulsando la recuperación de la economía después de la pandemia de COVID-19.
Alcanzar estos resultados, sin embargo, no es sencillo. El éxito de las grandes empresas, con un alto grado de complejidad, depende de una excelencia logística incomparable. Y no solo eso: esta eficiencia debe mantenerse durante toda la duración del contrato, que puede variar de 2 a 4,5 años.
Durante todo este período, es necesario monitorear el cumplimiento de decenas, sino cientos de acuerdos con proveedores, sin mencionar la gestión de los empleados y las negociaciones para la venta de las unidades construidas.
Esta articulación no siempre funciona. Evaluando los proyectos de construcción civil en Colombia, se identificó que los retrasos y los sobrecostos de los mismos son objetos de constante preocupación, ya que nunca son entregados según el cronograma.
El reciente estado de desorganización en las cadenas productivas, provocado por la subida del dólar y la pandemia del COVID-19, tiene el potencial de complicar aún más este escenario. Los pisos de acero, aluminio y asfalto son algunos de los productos que vienen preocupando a los constructoras del sector, además hay escasez de algunos artículos, según la Constructora Bolívar.
Una parte sustancial de estos retrocesos podría revertirse con una gestión más eficiente de los contratos en el sector de Compras de las grandes constructoras. Al identificar esta ventana de oportunidad, el 67% de los ejecutivos del área indican que mejorar los procesos internos de sus empresas es una prioridad de gestión, según un estudio realizado por World Commerce and Contracting en 2021.
El éxito en este esfuerzo es una gran ventaja competitiva para la empresa. Considerando el período de ajuste que atraviesa el sector, la consultora McKinsey proyecta que los disruptores accederán más rápido a una nueva cuota de mercado equivalente a 265.000 millones de dólares.
En el texto de hoy, entenderá cómo un software Contract Lifecycle Management - CLM o gestión del ciclo de vida de los contratos, es un poderoso aliado para su empresa en la mejora de los procesos internos y la gestión eficiente en el área de Compras.
CLM en el sector de Compras
El área de compras en construcción civil tiene la tarea de asegurar que todos los insumos necesarios para la ejecución de las obras sean adquiridos de proveedores competentes, entregados y revisados a tiempo, además de garantizar la observancia de los más variados controles de calidad. Para ello, necesitan articular de manera eficiente las solicitudes de las áreas de planificación, teniendo en cuenta los puntos planteados por los equipos: Legal y Financiero.
Realizar estas actividades de forma ágil implica la gestión eficiente de documentos y bases de datos importantes para el negocio, como los registros de proveedores y los propios contratos de compra de materiales.
Una forma eficiente de hacerlo es mediante la adopción de la gestión del ciclo de vida de los contratos, un conjunto de técnicas de gestión de contratos que tiene en cuenta todas las etapas del ciclo de vida de estos instrumentos.
Sumado a la tecnología, este enfoque permite el mantenimiento de la calidad de los procedimientos, al mismo tiempo que genera reducción de costos, convirtiéndose en una herramienta necesaria para mejorar el trabajo en el sector Suministros.
Vea a continuación algunas aplicaciones específicas de un buen software CLM, como netLex, al área de compras de una empresa del sector de la construcción.
1. Registro y análisis de proveedores
Las grandes constructoras cuentan con un número considerable de proveedores.
Con algunos de ellos, la alianza está aún más consolidada y la confianza que se ha construido en este vínculo hace que la actualización del registro y análisis sea una tarea relativamente sencilla. Pero los costos en la contratación de un proveedor son considerables. Por eso, cuando el contratista aún no es conocido o tiene poca proyección en el mercado, es necesario prestar especial atención.
Algunas de las características de una plataforma CLM que ayudan al sector de compras en esta etapa son:
- Cuestionario automatizado: asegúrese de completar toda la información relevante a partir de preguntas intuitivas y dinámicas.
- Workflow de análisis preprogramado: envía automáticamente todos los datos recopilados al empleado responsable de analizar la entidad de registro;
- Registro completo con búsqueda simplificada: todo el proceso de registro y análisis queda registrado en la plataforma, con posibilidad de búsqueda simplificada, eliminando la necesidad de llenar hojas de excel manualmente.
2. Formación del contrato
Una vez que los proveedores están registrados y aprobados, es necesario iniciar la etapa de negociación y preparación del contrato.
Muchas de las herramientas utilizadas para esta actividad están marcadas por limitaciones que aumentan el tiempo de negociación y en consecuencia sus costos. Este es el caso de la comunicación por correo electrónico, que crea cadenas de mensajes confusos e incompletos, o incluso la construcción de borradores muy manuales en editores que no delimitan claramente el versionado o los cambios realizados en el texto.
En este escenario, una plataforma CLM agrega simplicidad y seguridad, como en los siguientes casos:
- Elaboración de documentos a partir de cuestionarios dinámicos, conciliando la necesidad institucional de estandarización con las exigencias empresariales de personalización de instrumentos;
- Compromiso del proveedor en la negociación del contrato, a través de la plataforma, con registro completo de las comunicaciones y cambios en el texto;
- Extracción de información directamente de registros o solicitudes, eliminando la necesidad de completar manualmente los datos y eliminando una fuente de riesgo e inexactitudes;
3. Gestión de contratos
En el día a día de un sector de suministro, es necesario activar rápidamente los contratos ya firmados con el proveedor.
Esta conferencia puede tener por objeto comprobar la regularidad de las entregas, la necesidad de modificaciones o la existencia de determinadas cláusulas, como multas o plazos. También es fundamental poder registrar cualquier ocurrencia durante la fase de cumplimiento del contrato, para apoyar la decisión de mantener o no a ese proveedor en la base de registro, por ejemplo.
Los casos de ineficiencia en este monitoreo pueden tener todo tipo de impacto en las operaciones, incluido el aumento de los costos y el tiempo para completar el trabajo.
Para hacer más asertiva esta tarea, una plataforma CLM reúne funcionalidades que permiten:
- Organización de los contratos, agrupándolos de forma intuitiva en el perfil del contratante;
- Vista rápida y simplificada de las principales claúsulas del documento, como plazos y multas;
- Extracción de datos para generar inteligencia, mejorando la visión gerencial y estratégica de los acuerdos;
- Elaboración de addendum a través de cuestionarios simplificados, involucrando a la parte contratada para negociación y firma dentro de la plataforma;
Todo lo que necesita el trabajo: tecnología al servicio de tu sector de Suministros
Para entregar las obras con un alto estándar de calidad y seguridad, dentro de los costos inicialmente previstos y en el tiempo estipulado, es fundamental mejorar la organización de las empresas de construcción civil.
Desde la elaboración de fichas de proveedores hasta la gestión eficaz de los contratos firmados, es el sector de abastecimiento el que recogerá todo lo que la obra necesita. Cada vez es más evidente que realizar esta tarea de manera eficiente depende del uso de herramientas tecnológicas adecuadas.
Un buen software CLM, como netLex, cumple este papel, proporcionando a las empresas la funcionalidad necesaria para gestionar sus proveedores y gestionar sus contratos, extrayendo datos para la planificación y la estrategia.
¿Quiere ver en la práctica cómo funciona netLex para su empresa? ¡Converse con nuestros expertos!
