Legal Ops: su estrategia de negocios está incompleta sin un software CLM

¿Cómo puede el departamento Legal generar los mejores resultados al menor costo posible para la empresa? Esta pregunta traduce el llamado “desafío más por menos”, un desafío de hacer literalmente más con menos, al que los abogados corporativos han sido cada vez más llamados a responder.

Por lo tanto, un número cada vez mayor de empresas invierte en Operaciones Legales, o Legal Ops. Una investigación realizada por Gartner identificó que, entre 2018 y 2020, hubo un Incremento del 76% en el número de departamentos Legales que contratan gerentes de Operaciones Legales.

Según el Consorcio de Operaciones Jurídicas Corporativas - CLOC, se espera que estos gerentes cuenten con algunas competencias básicas, que incluyen el uso de tecnología, planificación estratégica, gestión de proyectos y conocimiento, generación de inteligencia, entre otras. Estas son las herramientas que necesitas para enfrentar el desafío mencionado anteriormente.

Si la idea de Legal Operations es aplicar estas habilidades y otras prácticas de gestión empresarial al departamento Legal, con el objetivo de hacer más eficientes los servicios que brinda este sector, un software de Contract Lifecycle Management - CLM es un poderoso aliado.

Las ventajas de CLM como herramienta de gestión para Legal Ops

El objetivo de los sistemas de gestión del ciclo de vida del contrato es incluir todas las etapas del ciclo de vida del contrato, desde la solicitud hasta la ejecución, en una única plataforma. De esta manera, buscan involucrar de la manera más eficiente y en un mismo flujo de trabajo a cada agente o departamento involucrado en el desarrollo de ese negocio, incluido el sector Legal.
Así, las articulaciones internas, entre los integrantes del área jurídica, y externas, entre el departamento y las demás áreas de la empresa, pueden ser gestionadas integralmente en el software CLM.

Estas son algunas de las principales ventajas de CLM como herramienta de gestión para Legal Ops:

Más eficiencia en la planificación del flujo de trabajo

Un software CLM amplía las posibilidades de planificación y estandarización de las actividades del sector, que es una de las competencias centrales de las áreas de Operaciones Jurídicas, según la CLOC.

Teniendo en cuenta que todos los flujos de trabajo del área estarán programados en el sistema, el gerente puede asignar los recursos disponibles de la manera más eficiente. Esto significa, por ejemplo, que es posible:

• Atribuir con anticipación las funciones de preparación, revisión y aprobación para cada tipo de documento, brindando previsibilidad y estandarización a los flujos de trabajo;
• Predeterminar, a través de un cuestionario, qué información deben completar los usuarios iniciales para respaldar las actividades posteriores de la cadena, prescindiendo de volver a los pasos iniciales para completar los datos;
• Establecer plazos para la realización de actividades, lo que permite anticipar el tiempo promedio requerido para el desarrollo de ese flujo de trabajo;

Además, entendiendo que, en la práctica, a veces es necesario cambiar algunos de los flujos programados, un buen sistema CLM deja espacio para adaptaciones por parte de los usuarios, quienes pueden:

• Modificar la responsabilidad de la actividad, para permitir la acción colaborativa en un documento específico;
• Solicitar la modificación del plazo, para los casos en que la complejidad del asunto requiera un mayor plazo de actuación, o en los que la urgencia de la situación requiera una reducción del SLA;

Mayor visibilidad de cada paso del flujo

Un gerente de operaciones legales no solo necesita planificar cada flujo de trabajo en abstracto, sino también monitorear la ejecución de cada paso para garantizar que se alcance la eficiencia prevista.

Un software CLM le da esta visibilidad al administrador, como información como:

• En qué etapa se encuentra el proceso;
• Quién es responsable de ese paso específico;
• Cuál es el plazo para la ejecución de esa tarea;
• Si fuera necesario obtener alguna información adicional, invirtiendo el flujo original; y otra.

Con base en estos datos, el área de Operaciones Jurídicas puede percibir incovenientes operativos, como la falta de empleados para trabajar en determinada etapa del flujo de trabajo, o la insuficiencia del plazo otorgado para una actividad específica.

Al llegar a estas conclusiones, es posible modificar la planificación previamente estructurada, o incluso solicitar incorporaciones al equipo. Todo esto se basa en datos extraídos de la plataforma

Seguridad en el contenido de los documentos

La gestión del conocimiento es una de las competencias centrales de las áreas de Operaciones Jurídicas, según la CLOC, e involucra la recopilación y estructuración de los contenidos producidos por el área Jurídica.

Sin este cuidado, se pierde la oportunidad de asegurar que todos los documentos preparados contengan la mejor redacción de todas las cláusulas relevantes. Esto va desde disposiciones que asignan responsabilidades específicas hasta reglas de cumplimiento que forman parte de la política de la empresa.

Esto está garantizado por un buen software CLM, que puede presentarse como una poderosa herramienta de gestión del conocimiento, ya que permite:

• Prohibición de cualquier modificación del texto: la contraparte sólo podrá ingresar información vía cuestionario, no pudiendo modificar cláusulas contractuales; o
• Autorización para modificar el texto: es posible sugerir cambios, pero siempre con la marcación automática del pasaje en cuestión. Luego, el contrato puede regresar, de forma obligatoria, para su revisión por parte del Departamento Legal.

La seguridad en el contenido de los documentos producidos, resultante de un mayor control sobre los cambios, implica las siguientes ganancias:

• Reducción de riesgos: todos los contratos contarán con las cláusulas necesarias para la asignación de responsabilidades y el cumplimiento de los parámetros de cumplimiento;
• Reducción del tiempo de revisión del documento: si no existe duda sobre la presencia de las cláusulas necesarias, es posible dirigir la revisión a otros puntos del contrato, o incluso prescindir de este paso para acuerdos más sencillos.

Generación de inteligencia

La toma de decisiones basada en datos también es una de las competencias centrales de un sector de Legal Ops, tal como lo entiende CLOC.

Cuando cada uno de los puntos del ciclo de vida de un contrato se inserta en una única plataforma, con flujos de trabajo totalmente automatizados, se hace posible generar inteligencia para gestionar todos estos procesos.

Algunos de los datos que se pueden extraer incluyen:

• Cumplimiento de plazos por parte de cada colaborador o área;
• El número de documentos producidos por cada empleado o área;
• Los tipos de documentos producidos con mayor frecuencia;
• Las áreas que solicitan documentos con mayor frecuencia; y otra.

Con base en esta información, el gerente de Legal Ops no solo puede planificar intervenciones destinadas a promover una mayor eficiencia, sino que también puede demostrar, con mayor claridad, el desarrollo de las actividades del sector Legal.

El futuro de los departamentos Legales: excelencia técnica y operativa

La premisa misma de Legal Operations, de gestionar los departamentos Jurídicos desde una perspectiva empresarial, tiene, en sí misma, efectos sísmicos en la práctica jurídica de las empresas.

Si bien un abogado corporativo de confianza, que conoce a fondo el negocio, sigue siendo considerado un activo valioso de la empresa, cada vez es más claro que la excelencia técnica no es suficiente para garantizar al área legal el reconocimiento y los recursos que necesita. Es fundamental desarrollar también la excelencia operativa.

Esta excelencia es promovida por la adopción de un buen software CLM, que permite una mayor eficiencia en la planificación de los flujos de trabajo, da visibilidad al desarrollo de cada etapa de este flujo, brinda seguridad en cuanto al contenido de los documentos producidos y posibilita la generación de inteligencia.

Así, el área Jurídica ya no puede ser vista como un sector de costo o como la “caja negra” dentro de la cual se realizan todas las transacciones comerciales de la empresa, para materializar su potencial estratégico de reducción de riesgos.

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