Evita los errores más comunes al momento de gestionar contratos

¿Cuáles son los términos y condiciones que más dominan las negociaciones de contratos en el mercado B2B?

Esta pregunta fue el punto de partida de un estudio publicado a principios de 2023 por la World Commerce and Contracting Association, una asociación global enfocada en construir buenas prácticas aplicables al ciclo de vida de los contratos, se identifico que uno de los principales motivos por los cuales empresas alrededor del mundo pueden estar negociando sus acuerdo con el enfoque errado.

Para encontrar la respuesta, la organización realizó entrevistas a miembros de 1305 organizaciones, distribuidas en 59 países. Entre los entrevistados, el 52% trabajaba en el lado de la compra (ofertas) y el 48% en el lado de la venta (ventas).

Si bien algunos de los resultados ya podrían esperarse por aquellos que experimentan el contexto de negociación entre empresas, otros ofrecen ideas poderosas para mejorar esta rutina corporativa.

Los términos más negociados

Según la encuesta, el grupo de las cinco condiciones más negociadas lo encabeza la limitación de responsabilidad. Luego vienen las reglas de sobreprecio, facturación y cambios de valor,  todos los calificados por los entrevistados como “muy importantes”. Poco después vienen las disposiciones relativas a las indemnizaciones, multas y condiciones de rescisión del contrato, dentro del ámbito de los temas considerados “moderadamente importantes”.

Completando la lista de las diez condiciones más negociadas, en sexto lugar se encuentran las discusiones sobre alcance, objetivos y especificaciones, seguido de la cláusulapago y metodos de pago, además del acuerdo sobre lagarantías. Cerrando la lista están las cláusulas deciberseguridad y privacidad de datos, y finalmente, el depropiedad intelectual. Todos ellos están en el grupo de condiciones consideradas “moderadamente importantes”.

Verifique el cuadro abajo:

La mayoría de estos temas implican, en mayor o menor medida, la asignación de riesgos. Las discusiones más concretamente relacionadas con la entrega, como el precio y el alcance, serían la excepción a esta regla. Según los investigadores, esto mostraría que la tendencia a negociar por “imponer o evitar por completo las consecuencias financieras del incumplimiento”.

Los términos más importantes

De las diez condiciones consideradas más importantes, ocho están relacionadas con el objeto de la prestación, y sólo dos a la distribución de riesgos entre las partes. Esto demuestra que, en la percepción de los entrevistados, el parámetro para evaluar si una cláusula es relevante o no es cuánto contribuye al cumplimiento ordinario del acuerdo.

Las más importantes son las cláusulas de alcance, metas y especificaciones, seguido por precio, facturación y cambios de valor, además de condiciones de entrega y niveles de servicio. Sólo en quinto lugar las disposiciones sobre responsabilidad de las partes. Las siguientes son las reglas para extinción,enmiendas o modificaciones del contrato, pago y métodos de pago, especificaciones del producto y sólo al final, limitación de responsabilidad.

Verifique el resumen abajo:

Sin embargo, es interesante observar que los términos más negociados no siempre son los términos considerados más importantes por las partes del contrato.

Vea una comparación abajo. Están marcados en negrito las claúsulas que se repiten en ambas listas.

En un intento de anticipar un posible conflicto y distribuir, con anticipación, los riesgos de este escenario contradictorio, las partes contratantes terminan dejando en un segundo plano las reglas que serán efectivamente necesarias para que la sociedad funcione. Al concluir la investigación, "Nos ayuda a comprender por qué estas relaciones terminan resultando en amargura o hasta en divorcio".

Términos más disputados

Aunque no todas las disputas contractuales terminan en litigio, especialmente en el escenario empresarial, la investigación identificó la existencia de términos que muchas veces provocan discordia entre las partes. Sobre este tema, el 55% de los encuestados señaló que al menos el 3% de sus contratos generan algún grado de insatisfacción para los involucrados.

Primero fueron las disposiciones sobre precio, facturación y cambios de valor, seguido por condiciones de entrega; niveles de servicio; alcance, metas, especificaciones y en quinto lugar las multas. En el siguiente bloque están las cláusulas sobre extinción, enmiendas, cambios al contrato, fuerza mayor, condiciones de rescisión del contrato, pago atrasado.

Vale la pena señalar que la lista analizada tiene al menos cuatro puntos en común con los términos más negociados. La investigación indica que, en relación con estas disposiciones y conociendo estos puntos de discordia de antemano, las empresas pueden revisar sus lineamientos de negociación con el objetivo de evitar escenarios de tensión en el futuro.

Vea la comparación, nuevamente están destacadas las claúsulas que se repiten:

Otro hallazgo interesante es: los términos más importantes, que no siempre reciben mucha atención en la etapa de negociación, terminan volviendo como puntos de discordia durante la ejecución del contrato. Vea la comparación:

Es decir, el problema identificado anteriormente, de centrarse en distribuir los riesgos para un posible escenario de conflicto, termina dejando en segundo plano el consenso sobre puntos necesarios para el funcionamiento de la asociación. Esto hace que estos puntos vuelvan a aparecer en el futuro, pero ahora como factores de disputa.

Cláusulas más renegociadas

La pandemia de COVID-19 obligó a revisar una serie de contratos en el contexto corporativo.

Cuando se les preguntó acerca de las cláusulas más renegociadas, los encuestados destacaron disposiciones sobre precio, facturación y cambios del valor, limitación de responsabilidad, ciberseguridad y privacidad de datos, fuerza mayor, indemnización. En el segundo bloque se encuentran condiciones de terminación del contrato, modificaciones y cambios en el contrato, pago y métodos de pago, multas y condiciones de entrega.

Comparando esta lista con el conjunto de términos más discutidos y negociados, está claro que hay términos que están en conflicto a lo largo del ciclo de vida del contrato, como precios, facturación y cambios del valor; multas; y condiciones de terminación del contrato. Con respecto a estas reglas, es recomendable la revisión de las cláusulas tipo para tratar de evitar este constante estado de insatisfacción.

Vea la comparación:

Error más común: ¿qué quieren las empresas a la hora de negociar sus contratos?

La investigación realizada por World Commerce and Contracting revela una seria contradicción en relación con lo que las empresas entienden como importante a la hora de negociar un contrato, y lo que efectivamente se hace en la práctica.

Las 10 cláusulas consideradas más relevantes en el contrato, al menos 8 de ellas se refieren a la prestación en sí y describen las reglas que se aplicarán en la ejecución rutinaria del contrato.

Aún así, las cláusulas que más atención movilizan en la etapa de negociación, son 3 que tienen esta relación directa con el cumplimiento regular del contrato. Las demás son disposiciones cuya aplicación presupone, en alguna medida, el pago en atraso. Además, toda esta concentración de esfuerzos no necesariamente produce consenso, ya que estos temas vuelven en las renegociaciones, y al menos 7 tipos de las cláusulas más revisadas también tienen alguna falla en la ejecución del acuerdo.

Como el foco no está en negociar las reglas más básicas para la rutina de esta sociedad, estos temas vuelven durante la ejecución del contrato, pero ahora como puntos de discordia. En este sentido, 5 de los 10 escenarios que concentran divergencias se refieren a las prestaciones en sí.

Sin embargo, no todo está perdido.

La investigación concluye con una nota esperanzadora, indicando que “quizás la dirección más fácil de implementar a partir de esta investigación es considerar cómo sus negociaciones pueden cambiar el enfoque de “más negociado” para “más importante” y, por lo tanto, analizar la asignación de tiempo y recursos a las cláusulas que son efectivamente necesarias para el éxito de la asociación.

Y tú, ¿también vives un escenario como este? El primer paso para hacer el diagnóstico es entender cuáles son las cláusulas más importantes, las más negociadas, las más disputadas y las más renegociadas en tu empresa. Si no tienes visibilidad sobre estos datos, ¡ven a conocer netLex!

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