ESG: Optimice la gobernanza de sus contratos con un software CLM

Desde 1992, con la sucesión de escándalos ético-corporativos en el Reino Unido, la gobernanza ha dejado de ser un asunto interno de las empresas para llamar la atención de inversores, socios comerciales y la sociedad en general. Desde entonces, países y organizaciones claves en la economía global han hecho esfuerzos considerables para crear estándares y parámetros de probidad para los gerentes y transparencia en la toma de decisiones.

El objetivo fue construir los contornos de lo que sería considerado una buena gobernanza corporativa.

La adopción de estas nuevas perspectivas ha demostrado ser extremadamente beneficiosa para las empresas de todo el mundo. De hecho, el 62,3% de los estudios globales sobre el tema concluyen que existe una correlación positiva entre la buena gobernanza y el aumento de la rentabilidad empresarial. Otra encuesta, realizada por S&P Global, también identificó que las acciones de las empresas que fueron bien evaluadas en este aspecto tuvieron un mejor desempeño en comparación con las demás.

En este tercer texto de la serie ESG, vamos a explicar más sobre este criterio que se ha apoderado del mundo corporativo, y entender cómo un buen software CLM - Contract Lifecycle Management puede ser un instrumento poderoso para realizar una de las funciones principales de la Junta Directiva: en la gestión de riesgos.

Vean también los demás textos de la serie:
O E de ESG: como o CLM pode promover a resiliência climática da sua empresa
O S de ESG: promovendo impacto social com o CLM

Los contornos de la buena gobernanza corporativa

Aunque existen varios conceptos de gobernanza, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos - OCDE trabaja con la siguiente definición:

Es el conjunto de prácticas que proporcionan un marco a partir del cual se extraen los objetivos, se determinan los medios para alcanzarlos y se seleccionan las métricas para seguirlos. Esto siempre de forma transparente y en cumplimiento de la normativa aplicable.

Uno de los agentes centrales de esta estructura es la Junta Directiva, que es responsable de desarrollar estrategias de posicionamiento de la empresa en el mercado a partir de un análisis de riesgo coherente, además de movilizar personas, procesos y tecnologías para alcanzar estos objetivos. Todas las decisiones que tome este órgano deberán basarse en datos consistentes, especialmente a los efectos de rendir cuentas a los accionistas o cuotas.

En esta búsqueda por aplicar las mejores prácticas de gobernanza, son importantes cuatro puntos a considerar:

1. Ajuste entre los intereses de los accionistas o partícipes y el desempeño de los administradores
   
   Esta es una de las preocupaciones tradicionales de la gobernanza.
   El punto central es garantizar que los gerentes tengan en cuenta los mejores intereses de la empresa cuando la dirijan, no sus objetivos personales. Dado que el conflicto entre estas posiciones es extremadamente dañino para la organización, es fundamental que todas las razones estratégicas para la toma de decisiones se basen en un análisis de datos consistente, valorando siempre la transparencia.
   
   
2. Ponderación de la posición de otros grupos interesados
   
   Ya se ha formado un consenso en torno a la necesidad de que los gerentes consideren los intereses de grupos distintos a los accionistas o titulares de cuotas, tales como trabajadores, proveedores, consumidores y la comunidad en general.
   
   Este es el corolario del denominado Modelo de Stakeholders, que aboga por una mayor responsabilidad social corporativa y constituye la base de los criterios ESG.
   
   
3. Coordinación del desempeño de todos los componentes de la empresa hacia un objetivo común
   
   El objetivo común ocupa un lugar central en la propia definición de lo que constituye una buena Gobernanza Corporativa. Es una pauta general que debe guiar los flujos de trabajo desde su origen hasta su finalización en todas las áreas de la empresa.
   
   Para lograr este objetivo, la Directiva es responsable de la plena coordinación de personas, procesos y tecnologías como partes articuladas y complementarias, integrando un todo eficiente.
   
   
4. Interiorización del cumplimiento a la cultura de la empresa
   
   Es cierto entre los agentes del mercado que un buen programa de cumplimiento forma parte de las mejores prácticas de la gobernanza corporativa. El verdadero éxito en esta tarea se logra cuando la empresa interioriza la lógica de la probidad que orienta las distintas normas a las que está sujeta.
   
   De está forma, en el momento que estas consideraciones pasan a hacer parte de la cultura de trabajo de la Junta Directiva y de todas las demás áreas de la corporación, es que será posible efectivamente prevenir violaciones, valorando la acción colaborativa y transparente con la gobernanza y otros agentes de la sociedad civil.
   
   

El papel de la gestión de riesgos en la buena gobernanza

Uno de los componentes centrales de la buena gobernanza corporativa y de hecho de la propia actividad empresarial, es la gestión de riesgos.

Eso es porque ningún curso de acción elegido por la empresa es inmune a ellos. Todas las decisiones, desde las más conservadoras hasta las más atrevidas, suponen, en algún grado, una posibilidad de fracaso de la empresa.

En una dimensión institucional, es la Junta Directiva quien realiza esta administración dentro de la empresa. Al delinear los objetivos generales, los medios para alcanzarlos y las métricas para evaluarlos, es decir, al realizar la gobernanza corporativa, este órgano debe tener visibilidad de los diferentes tipos de riesgos a los que están sujetas las operaciones. Pero no solo eso, es necesario organizarlos en una matriz clara, y movilizar mecanismos para intervenir sobre estos posibles efectos adversos de manera eficiente.

Algunos de estos riesgos son, por ejemplo:

Son tantos los posibles efectos adversos y tantas las intensidades y formas en que pueden manifestarse que es muy común que los directores se vean afectados por la llamada “parálisis de análisis” o parálisis analítica, entendida como la incapacidad para tomar decisiones importantes, debido al exceso de datos o posibles cursos de acción.

Por lo tanto, dentro de este tipo de riesgos, corresponde también a los directores evaluar en qué medida es posible intervenir en cada una de estas categorías con el fin de generar seguridad para la empresa.

Esto se debe a que existen riesgos que forman parte de dinámicas ajenas a cualquier influencia de las empresas, como es el caso de variaciones en el mercado financiero. En relación a estos puntos, es importante estructurar medidas preventivas, pero más allá de eso, no hay mucho más por hacer.

Por otro lado, existen riesgos sobre los que la empresa puede actuar directamente, como son los riesgos contractuales y operativos.

Ya sea para estructurar medidas preventivas sobre estas categorías de riesgo, o para intervenir directamente sobre ellas, es por ello fundamental que el Directorio cuente con las herramientas adecuadas. En este contexto, el gran secreto de un gobierno corporativo sólido es el software CLM, como netLex.

Software CLM: Más visibilidad y control sobre los riesgos contractuales y operativos

La idea de Contract Lifecycle Management es que la gestión más eficiente de los contratos es aquella que considera estos documentos de forma integral, desde su formación hasta su cumplimiento, extrayendo datos para generar inteligencia en todas estas etapas.

Los contratos son, por lo tanto, mucho más que documentos que asignan obligaciones de ejecución a las partes. Son instrumentos vivos de gestión empresarial, cruzando operaciones de extremo a extremo y sirviendo de conector con otros agentes del mercado.

Esta visión gana aún más consistencia cuando se combina con todo el poder de la tecnología, como en el software CLM especializado, como netLex.

La digitalización integral de las etapas del ciclo de vida de los contratos permite estandarizar documentos y flujos de trabajo, posibilitando una gestión eficiente de dos grandes tipos de riesgos a los que están sujetas las empresas: contractuales y operativos.

Gestión de riesgos contractuales

Como vimos en el tema anterior, los contratos son partes fundamentales para el desempeño de la empresa. Pero su relevancia no queda ahí: también son, por excelencia, instrumentos de asignación de riesgos. Por lo tanto, la gestión eficiente de los contratos es un requisito previo para una buena gestión de los mismos.

Los contratos como instrumentos de asignación de riesgos

Las partes pueden tener mayor o menor libertad para estructurar la distribución del riesgo dentro de sus relaciones jurídicas.

En los contratos de adhesión, como los del contexto B2B, los contratistas pueden prever situaciones, desde las más comunes hasta las más inusuales, y distribuir entre ellos los riesgos asociados a cada una de ellas. En negociaciones de no adhesión, como las realizadas con empleados o consumidores, la legislación establece parámetros más estrictos, asignando a las empresas una mayor parte de la responsabilidad y también señala los límites estrictos dentro de los cuales es posible discutir la distribución de esta carga.

Por lo tanto, una visión de los regímenes jurídicos aplicables a los contratos que celebre la empresa debe formar parte de la gestión de riesgos de la empresa y dentro de ese punto, la asignación específica de cargas que se establezca en cada negociación.
Pero, como las empresas no firman decenas, sino cientos de contratos, es imposible que la Junta Directiva se informe de cada uno de ellos. En este punto, la homogeneización de las cláusulas de asignación de riesgos se convierte en una práctica imprescindible para lograr una buena gobernanza corporativa.

Automatización en la formación y control en la revisión de contratos

Corresponde a la buena gobernanza corporativa definir matrices de riesgos y, en base a ellas, establecer lineamientos para la gestión de estos riesgos en cada uno de los contratos individualmente considerados. Estas pautas pueden presentarse en forma de cláusulas estándar que, por regla general, no se pueden eliminar ni modificar en su redacción.

Esto se debe a que cualquier retiro o modificación de estas disposiciones tiene el potencial de modificar la asignación de cargas con base en la matriz. Sin visibilidad de estas ocurrencias, la empresa puede ser sorprendida por la materialización de una adversidad para la cual no se había preparado.

La automatización de contratos es la forma de gestionar este riesgo específico y está al alcance de la empresa que adopta un software CLM como netLex.

Así, el empleado elaborará el documento cumplimentando un sencillo cuestionario, y el producto final se generará invariablemente con todas las cláusulas tipo de la empresa.

En la etapa de revisión, es posible controlar las facultades otorgadas a las partes contratantes, para:

• Negar completamente la posibilidad de intervenir sobre el texto del documento, permitiendo revisar únicamente la información llenada en el cuestionario;
• Autorizar la modificación del texto, pero resaltando los pasajes alterados e inclusión de una nueva etapa de revisión interna para conocimiento científico y aprobación de las intervenciones.

Con ambas instancias de control, todos los riesgos asignados en los contratos de la empresa son visibles para los administradores y debidamente considerados en la estrategia de mercado de la corporación.

Gestión del riesgo operacional

Los contratos no son el único punto de riesgo cuya gestión es importante. Los mismos flujos de trabajo que conducen a su formación, revisión, firma, gestión y, al final, el cumplimiento también son fuentes potenciales de adversidad. Específicamente en relación con estos procesos, algunas estrategias son fundamentales:

Estandarización y automatización de procedimientos

Una fuente inagotable de riesgos para las operaciones es la falta de estandarización de los procedimientos.

Si bien parte de este fenómeno se deriva naturalmente de la adopción de prácticas habituales dentro de los departamentos, no todas las desviaciones son potencialmente neutrales. Si no hay un estándar, es posible que los flujos de trabajo se capturen para los intereses de individuos o grupos específicos, desalineándolos con el objetivo general de la empresa y socavando la gobernanza.

Entonces, es importante asegurarse de que todos los procedimientos de la empresa sigan los estándares establecidos por la gerencia y la mejor manera de hacerlo es automatizando estos flujos dentro de una plataforma CLM como netLex.

Esto se debe a que si los procedimientos internos de la empresa se realizan sobre una plataforma en la que se observan los estándares por defecto, el gestor reduce drásticamente las posibilidades de desviaciones de la práctica esperada y, en consecuencia, que las actividades de la empresa se alejen de los objetivos establecidos por la Junta Directiva.

Inclusión de pasos de cumplimiento por defecto

Para asegurar el comportamiento honesto de los empleados y proveedores, los formularios de cumplimiento se multiplican dentro de las empresas. Un ejemplo cada vez más frecuente son las medidas para prevenir la corrupción privada, adoptadas bajo estándares nacionales y muchas veces internacionales.

La inclusión de estos pasos de cumplimiento es una buena práctica fuertemente fomentada por el mercado, y su incumplimiento puede ser valorado como un incumplimiento de los deberes de debida diligencia por parte de los miembros de la Junta Directiva.

Fiabilidad de los datos para la gestión

Si la Junta Directiva necesita basar sus decisiones en análisis de datos sólidos, a fin de permitir verificar su alineamiento con los intereses de los acreedores o de los socios y también para demostrar la consideración de los impactos de las actividades de la empresa en los intereses de otros grupos, la información más fiable será sin duda la extraída directamente de las operaciones de la empresa.

Sin embargo, dependiendo de cómo se extraigan estos datos, este enfoque podría terminar siendo contraproducente. Esto se debe a que si la información sobre las operaciones es recopilada manualmente por los empleados de cada sector, el riesgo de error humano o peor aún, de adulteración de los resultados, invariablemente se cernirá sobre ellos.

Por lo tanto, así como la automatización es un aspecto importante de la estandarización de los procedimientos, también lo es la extracción de datos. Cuando la información sobre los flujos de trabajo de la empresa se recopila de manera automática, prescindiendo de la acción humana, se agrega confiabilidad al panorama presentado.

Una plataforma como netLex permite la extracción instantánea de datos referentes no solo a los documentos creados, sino también a los flujos de trabajo en los que se insertan. Estas entradas pueden evaluarse dentro del propio software o incluso exportarse para su integración con los sistemas Power BI.

La tecnología al servicio de la buena gobernanza corporativa

La gestión eficiente de los riesgos contractuales y operativos a los que está sujeta la empresa es una de las atribuciones más importantes de la Junta Directiva.

Para ello, es necesario seguir las pautas que definen el la buena gobernanza corporativa, buscando que la línea de actuación seleccionada sea la que mejor alcance los objetivos de la empresa, habiendo considerado todos los intereses involucrados, desde los inversores hasta la sociedad en su conjunto.

Dado que esta tarea no es sencilla, es fundamental que la corporación cuente con las herramientas adecuadas y netLex pone lo mejor de la tecnología al servicio de optimizar la gestión de los riesgos contractuales y operativos de su empresa.

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