Durante la pandemia de Covid-19, varias empresas tuvieron que crear e implementar apresuradamente una estrategia de digitalización de documentos y flujos de trabajo. Ahora, fuera del ojo del huracán, es necesario revisar y corregir las falencias de lo implementado en su momento.
Reducir el uso de papel también reduce su huella de carbono, además de agilizar los procesos y hacerlos más sólidos. Todos estos beneficios pueden ayudar a los resultados de su empresa, así que ¿por qué no empezar hoy mismo? Apague la impresora, cierre los archivadores y empiece a hacer clic con el mouse.
Este es un dilema que ha desafiado a empresas de todo el mundo y que fue objeto de una encuesta realizada por la revista Forbes en 2022. Estas son algunas de las ideas del estudio:
- El 49% de los directores de información (CIO) cree que el proceso de digitalización de sus flujos de trabajo y documentos es incompleto o insatisfactorio debido al tiempo y los recursos que se pusieron a disposición para realizar la transición.
- El 65% de los CIO están reevaluando los flujos de trabajo para lograr una mayor excelencia operativa
- El 51% de las empresas ve una reducción de la productividad causada por flujos de trabajo heredados de sistemas o prácticas pasadas.
- Sólo el 17% de los ejecutivos encuestados dijo tener una única fuente de datos para el análisis y la generación de inteligencia.
En este texto, comprenderá las ventajas de construir una estrategia de digitalización integral, que considere su legado y sus procesos futuros, ¡y permita a su empresa cosechar todos los beneficios de una reducción efectiva del consumo de papel!
¿Cuáles son los beneficios de reducir el uso de papel?
Muchos líderes de grandes empresas creen que la impresión es necesaria para su negocio, sobre todo en momentos de crecimiento acelerado. Hay sectores como el financiero o de salud que, en gran medida, aún pueden depender del papel. Si usan papeles para facturar e imprimir documentos importantes, como por ejemplo contratos a ser firmados, para posteriormente ser archivados. Dicho esto, sabemos que es posible planificarse e inculcar nuevas prácticas dentro de la organización. El mundo está cambiando y todos tenemos que adecuarnos a un modelo de vida más sustentable y este es un buen primer paso para ello.
Eliminar el papel por completo no es una tarea fácil, pero sí podemos comenzar por reducir su uso, obteniendo ventajas comerciales de reducir el desperdicio de papel en la compañía como:
- Las organizaciones pueden mantener un mayor grado de control sobre los diversos flujos de trabajo dentro de su negocio: Por ejemplo, establecer un registro de auditoría clara de los acuerdos almacenados en la nube, lo que brinda beneficios tanto legales como de productividad. Dejar de usar papel va a aumentar la transparencia y proporcionar información empresarial de calidad.
- La digitalización total ahorra tiempo: Esto libera al personal de tareas administrativas como imprimir, escanear y rastrear documentos. Les permite concentrarse en tareas de mayor valor, ayudándoles a reducir la pérdida de tiempo en sus labores y aumentando la velocidad con la cual desempeñan sus demandas. Vea el caso de éxito de Andrade Gutierrez, cómo lograron hacer contratos en hasta 2 minutos y redujeron el 86% de tiempo en la validación de los mismos, implantando la automatización.
- Mejorar la experiencia para los clientes: Implementar procesos digitales va a mejorar la experiencia que tienen sus clientes con la empresa, ya que la atención y los ciclos van a hacer más rápidos, lo que acaba impactando positivamente en la jornada de los consumidores.
- Responsabilidad social corporativa: La fabricación de papel es culpable de una cantidad significativa de gases de efecto invernadero, la deforestación y el cambio climático. El reciclaje combate mínimamente los efectos ambientales, y la mayoría del papel aún termina en un vertedero. Cuando el área corporativa cumple con sus objetivos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ESG), aumenta su reputación, ya que su empresa estará haciendo su parte para disminuir el cambio climático.
- Reducción de costos: Al disminuir los gastos de papel y tinta de impresión, su empresa comenzará a ahorrar dinero. Al implementar por ejemplo algún tipo de tecnología con automatización, ya no tendrá que pagarle a personas por gestionar un archivo, que reducirá costos también en cuanto a las contrataciones de personal y al espacio.
Lo más importante al iniciar una estrategia de digitalización para eliminar o reducir el uso de papel en su empresa es apoyarse en las soluciones tecnológicas que ofrecen herramientas concisas que lo ayuden en está importante labor. Un buen punto de partida es la gestión de contratos. Estos importantes documentos muchas veces son impresos y escaneados repetidamente hasta obtener el modelo final para la firma, por lo tanto es necesario el uso de un software para dejar de desperdiciar papel.
Transición a la gestión del ciclo de vida de contratos sin papel
Todas las organizaciones manejan sus relaciones internas y externas a través de contratos, inclusive en un estudio realizado por Mckinsey Company, que descubrió que las empresas pueden tener hasta el 90% de sus ingresos anuales representado a través de contratos con proveedores. Lo más preocupante es que este proceso contractual es en gran medida manual, realizado de forma tradicional, propenso a errores y sin la visibilidad necesaria para saber los resultados generados.
Como comentamos anteriormente, la tecnología es crucial y puede ayudar a que el cambio sea relativamente fácil y más inmediato. La recomendación es escoger dos áreas de la compañía, como compras y jurídico, por ejemplo, para iniciar la transformación de los flujos de trabajo sin papel, para luego implementarlo en toda la organización. Las formas principales en que una solución de administración de contratos colabora son las siguientes:
- Almacenamiento de documentos en la nube: Esto es la base para cualquier oficina sin papel. Los documentos estarán centralizados, digitalizados y disponibles para revisión en cualquier momento y en cualquier lugar. Es una especie de almacén centralizado, en lo cuál, una vez dentro de la nube, obtiene seguridad, además que todas las interacciones futuras con ese contrato son electrónicas. Luego puede compartirlo con sus colegas, editarlo o simplemente tenerlo disponible para cualquier revisión.
- Digitalice todos los flujos de trabajo y aprobaciones de sus acuerdos: Optimice todos sus flujos de trabajo dentro de una plataforma. Los contratos normalmente deben aprobarse antes de ser firmados por el cliente o los proveedores, lo que puede ser un proceso arduo para todos los que necesitan autorizar, ya que muchas veces se involucran varias áreas, como: financiero, jurídico y compras. Cuando estos procesos son manuales, a veces los involucrados acaban perdiéndose entre muchas etapas y jerarquías que no son posibles de identificar claramente. Con un flujo de trabajo integrado a su repositorio de documentos de forma digital, puede iniciar fácilmente la aprobación de un contrato, teniendo en cuenta las reglas y personalizaciones de su organización.
- Firmas electrónicas: Un buen sistema de gestión de contratos va a proporcionar integraciones con líderes de mercado en firma electrónica. Esto permite enviar un documento para su firma y luego cargarlo automáticamente en el sistema. La firma electrónica elimina el papel de recolectar la firma manuscrita. Esto ahorra aparte de papel, tiempo que es esencial para cerrar acuerdos que son muy importantes para el crecimiento de la compañía.
- Agregar notas: No es raro ver un archivo de contrato físico guardado en un archivador con muchas notas adhesivas, escritas a mano. Estas informaciones van desde comentarios para editar ciertas partes del contrato hasta recordatorios, etc. Toda está acumulación de papel puede perderse. Con una solución para gerenciar documentos, es posible agregar notas de forma digital a sus archivos, inclusive otras personas pueden recibir notificaciones de cuando se agrega un comentario importante para ellos o hasta conversar sobre este punto a través de un chat, en tiempo real. Todo esto de forma ordenada, con fecha y el nombre de la persona que agregó la nota, en caso de que desee hacer un seguimiento.
- Gestión de archivos: El almacenamiento en un archivo puede ser costoso cuando se desea saber una información, como por ejemplo si un plazo de su acuerdo expiró. Buscar la información en el archivador también puede quitar mucho tiempo para concentrarse en otras demandas. Con una solución para administrar documentos, obtiene un repositorio digital, que está disponible para verificar cualquier dato, de forma rápida y fácil cada vez que sea necesario. Inclusive vaciando el almacenamiento actual de archivos, ya es una forma de reducir costos, ya que con este tipo de soluciones es posible introducir y cargar el histórico de la documentación existente.
- Seguridad de datos: Efectivamente, un sistema para gestión de contratos proporciona mayor seguridad que el papel. Colocando la automatización en juego, una empresa puede protegerse de accesos no autorizados, es mucho más seguro que el candado de un archivador o inclusive que las carpetas guardadas en los documentos del computador. El acceso a una herramienta siempre tendrá que ser autorizada por el key user y también está la ventaja que cada acceso es personalizado. Es decir, es posible conceder accesos hasta cierto punto y hasta cierta cantidad de información.
Deja de usar papel con netLex
netLex es una solución que gerencia el ciclo de vida de sus contratos, brindando control y eficiencia en un solo lugar. Eliminar el uso de papel no es la única ventaja que ofrece nuestra solución, ya que a través de funcionalidades como: Repositorio de documentos en la nube, integraciones con los principales proveedores de firma electrónica del mundo (enviando tus acuerdos a varios usuarios en línea para que los firmen), estructuración de flujos de trabajo y aprobación, así como la posibilidad de dejar comentarios y comunicarse en tiempo real con los involucrados, hacen que nuestra herramienta sea una máquina para disminuir costos, acelerar procesos y aumentar la visibilidad de los procesos de su compañía.
Es importante como corporación desempeñar un papel ético y moral en cuanto al ambiente, ya que está postura es lo que buscan los consumidores. Si bien es un desafío dejar de usar papel, debemos comenzar con esta tarea gradualmente, ya que cualquier negocio con visión de futuro debe adaptarse a esas políticas.
Por esto es importante invertir en alianzas duraderas, que demuestran la importancia de trabajar en conjunto por este importante proyecto. Comience el camino para dejar de usar papel ahora mismo, converse con nuestros expertos sin ningún compromiso.