El escenario económico actual destaca la importancia de controlar los costos operativos. No hay empresa que no haya intensificado sus acciones para reducir y monitorear los costos involucrados en sus actividades. Es una cuestión de supervivencia.
El control de costos se ha convertido en un mantra empresarial y casi una ciencia en la academia. El tema es prioritario para gestores y consultores, así como para todos los que comprenden su relevancia. En este punto, si todavía no ha tenido contacto con alguna medida para reducir costos en su empresa, no está trabajando en Latinoamérica.
Sin embargo, mientras la gestión de costos cobra relevancia, el control de las contingencias pasivas suele quedar relegado a un segundo plano. En pocas palabras, las contingencias pasivas no son más que pérdidas potenciales, cuya realización depende de eventos inciertos. Se trata de una demanda laboral contra la empresa que está pendiente de decisión judicial, o de una notificación de la Administración Tributaria sobre supuestas irregularidades en el cobro de impuestos.
La transformación de una contingencia pasiva en una pérdida efectiva es una mera cuestión de probabilidad. Tanto es así que se deben contabilizar las probables contingencias. En otras palabras, es seguro que cierto porcentaje de las contingencias se convertirán en pérdidas para la empresa.
Resulta que, a diferencia de los costos operativos, las contingencias tienen un “qué” de aleatoriedad. Si bien es posible medir que un cierto número de contingencias se convertirán en pérdidas efectivas, no es posible determinar el monto ni el momento exacto en que esto ocurrirá.
Por lo tanto, las contingencias son extremadamente peligrosas y potencialmente devastadoras. ¿Cuántas empresas no han sufrido (o quebrado) por una avalancha de demandas laborales, conflictos con consumidores o proveedores, o incluso por discusiones derivadas de la interpretación de documentos societarios?
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En este sentido, la gestión de contingencias es tan importante como el control de gastos. Si bien es una realidad olvidada, es importante resaltar que la mayoría de las veces es el departamento legal de una empresa quien realiza la mayor parte del control sobre las contingencias pasivas, ya sea directamente o a través de oficinas tercerizadas. Son los “guardianes” de estas pérdidas potenciales.
Es el departamento legal el que busca evaluar qué precauciones se deben tomar en los contratos con proveedores, si una determinada forma de subcontratación podría generar responsabilidades laborales o qué se debe cambiar en la relación con los consumidores para minimizar las disputas legales.
Las empresas que protegen y dinamizan los departamentos jurídicos cuentan con aliados capaces de afinar el control de contingencias y las necesidades del negocio. Legal es uno de los socios más idóneos para sugerir medidas para enfrentar el escenario actual y asegurar que las acciones no se conviertan en cargas mayores en el futuro.
Invertir en el ámbito legal es invertir en el control de contingencias pasivas. Es, en definitiva, invertir en el control de pérdidas a medio y largo plazo y en la eficiencia operativa. Cualquiera que todavía vea al departamento legal como un simple centro de costos, tarde o temprano enfrentará grandes reveses.
[i] De acuerdo con el CPC 25, un pasivo contingente es: (a) una obligación posible que resulta de eventos pasados y cuya existencia será confirmada solo por la ocurrencia o no ocurrencia de uno o más eventos futuros inciertos que no están totalmente bajo el control de la entidad ; o (b) una obligación presente que surge de eventos pasados pero que no se reconoce porque (i) no es probable que se requiera una salida de recursos que incorporen beneficios económicos paraliquidar la obligación; o (ii) el monto de la obligación no puede ser medido con suficiente confiabilidad.
En conclusión:
Invertir en el área legal, es igual a invertir en tecnología para automatizar funciones operacionales y que su equipo realmente pueda enfocarse en demandas estratégicas y prevenir pérdidas.
Sabemos que los principales cuellos de botella tienen que ver con la inversión de tiempo en la elaboración, negociación, celebración, gestión de contratos y la adopción de la firma digital que ya es universal. Llevar a cabo estos procesos de formas manuales o con software inespecíficos, no garantiza la seguridad jurídica que los acuerdos deben tener y por lo tanto las compañías acaban siendo susceptibles a involucrarse en diferentes disputas jurídicas que pueden terminar en la pérdida de grandes sumas de dinero, además de impactar directamente en la reputación.
Un software CLM (Contract Management Software) por ejemplo puede auxiliar en todas las fases de la contratación y en diferentes tipos de contratación, por ejemplo, puede ser utilizado por el equipo de RRHH, por compras en sus tratos con proveedores y hasta en la realización de diferentes tipos de actos corporativos, ya que concentra un sinfín de funcionalidades que automatizan desde la elaboración, la firma y la post firma, entre ellas se destacan:
1. Gestión centralizada de contratos
Permite almacenar todos los contratos en un repositorio digital, además de contar con todo el histórico y los cambios realizados en sus acuerdos, también va a facilitar la búsqueda y clasificación en una interfaz centralizada.
2. Alertas y seguimiento automatizado
Permite programar notificaciones y alertas automatizadas para vencimiento de plazos, como: vencimientos, renovaciones y otras acciones importantes. Esto asegura que se cumpla lo acordado en el contrato y se eviten desviaciones que puedan afectar el patrimonio de la compañía.
3. Firma digital
Firme digitalmente sus documentos en cualquier lugar y a cualquier hora, sin necesidad de ir hasta una plataforma separada (ya que un software CLM por lo general tiene integraciones nativas que facilitan este proceso).
4. Analíticas y reportes
Obtenga análisis y reportes detallados para facilitar la toma de decisiones basadas en datos. Las funcionalidades de analítica permiten descubrir tendencias, identificar áreas de riesgo y prevenir futuras disputas judiciales.
Cómo netLex puede ayudar?
netLex puede ayudar a su Departamento Legal a reducir las pérdidas financieras, implementando flujos de trabajo automatizados,m garantizando que los contratos se renueven a tiempo, lo que evita pérdidas por contratos caducados, además también puede ayudar a estandarizar cláusulas, evitando las que pueden tener un impacto negativo, previniendo multas y sanciones.
Por ser un software CLM, actúa proactivamente en todo el ciclo de vida de los contratos, garantizando una comunicación fluida y segura com todos los involucrados en el acuerdo contractual, generando un histórico y paneles con dashboard para realizar comparaciones y mejorar continuamente está metodología.
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