Acessibilidade

AA

Cómo evitar pérdidas con una administración de contratos eficiente
A

Los contratos son instrumentos esenciales para las actividades de la empresa y su ejecución atraviesa muchos de los departamentos de la organización. Una pregunta importante para todos aquellos que se ocupan de la elaboración, negociación, celebración y administración de contratos es: ¿cuál es la trascendencia esperada de ese negocio?

Una respuesta simple sería equiparar el valor del contrato con el costo monetario del servicio indicado en el mismo. Si se trata de un contrato de compra-venta, por ejemplo, sería el precio pagado por el producto. Si es un contrato de prestación de servicios, sería cuánto dinero se pagó a ese contratista.

El parámetro financiero es, sin duda, muy importante para el funcionamiento de la empresa. Sin embargo, el valor de los contratos bien administrados también se puede medir a partir de otros dos puntos de referencia:

  • Valor relacional: cuando las partes logran un resultado mutuamente satisfactorio, el contrato se convierte en sociedad. Esto aumenta positivamente la reputación de dichos agentes y refuerza la posibilidad de upsells, crossells y benchmarks favorables;
  • Valor organizacional: cuando los contratos cumplen con todas las expectativas de las partes, son fuentes confiables de información y no agregan costos ni complejidad a las operaciones, la organización de las empresas se vuelve más fluida, como engranajes bien articulados;

Sin embargo, los contratos no siempre alcanzan todo su potencial para generar valor, ya sea en la dimensión financiera, reputacional u organizativa. Por lo tanto, se creó el concepto de “Contract Value Leakage”, que puede traducirse como “Fuga del Valor del Contrato”. Abordar este problema es uno de los principales retos a los que se enfrentan los directivos de las grandes empresas.

La dimensión y los impactos de esta reducción de valor ya han sido documentados en varios estudios sobre el tema:

En este texto usted va a entender mejor, cómo los contratos pierden su valor, además de descubrir qué hacer para evitar esta situación, extrayendo todo el potencial de los acuerdos firmados por su empresa.

Sin una administración de documentos eficientes, los contratos pierden su valor

Como vemos es posible identificar al menos tres tipos del valor que generan los contratos: valor financiero, valor relacional y valor organizacional.

A continuación se detallan las principales prácticas que generan pérdidas en estos tres campos:

1. Pérdida de valor financiero

La pérdida de valor financiero de un contrato es la más fácil de visualizar, ya que se manifiesta en prácticas como:

  • Falta de cobranza del valor de las cuotas:

Por desorganización o por un alto número de demandas, es posible que el sector financiero no emita facturas, o incluso que no las envíe a la contraparte. Esto genera una pérdida automática de valor económico, ya que no se están cobrando las cuotas pactadas;

  • Falta o retraso en la actualización del valor de las cuotas:

Sin visibilidad sobre las fechas que marcan la actualización de valores, muchas empresas no logran reajustar los beneficios según el índice pactado o incluso retrasan la ejecución de esta tarea, generando pérdidas económicas.

  • Falta de cobro de multas contractuales:

Es común que los contratos estructuren multas en caso de falta de pago de cuotas o por terminación del contrato. Para la parte perjudicada por la falta o resolución del contrato, el incumplimiento de estas cláusulas también reduce el valor económico generado por el contrato;

  • Deflagración de multas contractuales:

Desde la perspectiva de la parte incumplidora, contra quien se imponen las sanciones, esta situación agrega costos al cumplimiento del contrato y en consecuencia, reduce el valor esperado de la ejecución del acuerdo;

  • Falta de cobro de los extras previstos en el contrato:

También es posible que los contratos tengan la previsión de cargos adicionales por servicios tales como revisiones no programadas o cambios de alcance. Si no hay visibilidad sobre estas cláusulas, no se realizará el cobro y se producirá además una reducción del valor económico que pudiera generar el acuerdo;

Esta es la dimensión en la que más fácilmente se verifican las pérdidas de la empresa. Sin embargo, también es importante evaluar la pérdida de valor relacional y organizativo que puede afectar a una relación contractual.

2. Pérdida de valor relacional

Para transformar el contrato en una sociedad, es fundamental que las partes adopten una perspectiva colaborativa tanto durante las negociaciones como durante el cumplimiento del acuerdo. Esta posición necesita traducirse en comportamientos concretos que indiquen la real consideración, así como la valoración de los intereses y objetivos de la contraparte, además de la búsqueda de una solución que los alcance en la mayor dimensión posible.

Sin embargo, las prácticas que se alejan de este enfoque ganar-ganar transforman el contrato en una relación desequilibrada e implican una pérdida de valor relacional para los involucrados. Algunas de estas situaciones incluyen:

  • Comunicación desorganizada:

Desde el inicio de las negociaciones, la comunicación entre las partes es caótica, la cual se prolonga durante todo el cumplimiento del contrato. Se pierde información, las solicitudes se ignoran y no todos los agentes responsables participan adecuadamente en el flujo. Incluso si las cuotas finalmente se realizan correctamente, todo el agotamiento personal y emocional resultante de los constantes desajustes socava la asociación entre las empresas;

  • Retrasos y entregas insatisfactorias:

Cuando no hay visibilidad sobre el contenido, ni los plazos de cumplimiento de las obligaciones, la empresa incurre en retrasos y entregas insatisfactorias. Esto puede desencadenar la aplicación de multas y otras sanciones contractuales que, además de agregar costos financieros, también tensan la asociación, alentando la finalización de las relaciones.

Si uno de los valores que se pueden generar con un buen acuerdo es la sedimentación de alianzas exitosas, prácticas como las enumeradas anteriormente ciertamente reducen las posibilidades de lograr este resultado positivo. Por lo tanto, implican una clara fuga de valor del contrato.

3. Pérdida de valor organizacional

Como ya explicamos en el texto “El valor de las conexiones: los contratos como articuladores entre áreas de la empresa”, los acuerdos son el principal nexo de unión entre los departamentos de la empresa.

Tomemos, por ejemplo, el caso de los negocios realizados por el departamento de Ventas: serán realizados por los vendedores, revisados ​​por Legal, quizás incluso aprobados por el Directorio, cumplidos por el departamento de Producto, pagados por el área de Finanzas y monitoreados por el Equipo de Servicio al Cliente. Si este flujo está bien estructurado y conducido de manera eficiente, las actividades de todos estos agentes generarán resultados positivos para la empresa.

Así, uno de los valores que se pueden generar de una buena gestión de contratos es la optimización de la articulación entre las áreas de la empresa. Sin embargo, algunas prácticas comunes también socavan este objetivo, tales como:

  • Comunicación descentralizada:

No existe un único canal de comunicación entre los departamentos de la empresa, por lo que el traspaso del contrato entre los distintos sectores se produce sin visibilidad sobre el estado de las actividades ni previsión en cuanto a plazos de los implicados;

  • Documentos incorrectos o desactualizados:

Las plantillas utilizadas para preparar los contratos pueden ser incorrectas o estar desactualizadas. Si los puntos de inexactitud son cláusulas referentes a la asignación de responsabilidad o al cumplimiento de la normativa aplicable, por ejemplo, esto agrega riesgo a las operaciones de la empresa.

  • Vinculación incorrecta de áreas y responsables:

El ciclo de vida de los contratos puede variar significativamente según el contenido de los servicios o la naturaleza estratégica del acuerdo. Es frecuente, sin embargo, que no se identifiquen correctamente situaciones que se desvían del patrón. Así, no todas las áreas de la empresa o gerentes específicos están comprometidos en todos los casos necesarios, lo que también agrega riesgos a las operaciones.

  • Falta de visibilidad de la información importante:

Los contratos se archivan en repositorios que no son accesibles para todas las personas que necesitan consultar su información. También es posible que aún no estén identificados para permitir una localización ágil. Así, se hace más complicado que las áreas de la empresa desempeñen sus funciones en la gestión y cumplimiento de las obligaciones allí señaladas;

  • Ausencia total de datos para la gestión:

Ninguna de las áreas recopila información para seguir las etapas del ciclo de vida del contrato, por lo que no es posible identificar puntos de ineficiencia.

  • Extracción manual de datos para la gestión:

En algunas áreas, puede haber una iniciativa para extraer datos para rastrear las etapas del ciclo de vida del contrato. Sin embargo, esta compilación está descentralizada y se realiza manualmente. Esto provoca que varias áreas de la empresa tengan hojas de cálculo con los mismos datos, generando reelaboración, e incluso puede reducir el grado de confiabilidad de esa información, ya que están sujetas a errores manuales en la transcripción.

Es interesante señalar que cada uno de los puntos que menoscaban el valor organizativo de los contratos también puede implicar una pérdida del valor económico del acuerdo. Por ejemplo, la falta de visibilidad de la información importante puede dificultar la alineación de los departamentos para cumplir con los beneficios y eventualmente incluso generar la obligación de pagar una multa.

¿Cómo evitar qué los contratos pierdan su valor?

Ahora que sabemos cómo los contratos pierden valor, tanto en la dimensión financiera, relacional y organizacional, la siguiente pregunta importante es: ¿cómo evitar estas pérdidas?

La respuesta está en la adopción de Contract Lifecycle Management - CLM, o gestión del ciclo de vida de los contratos. En términos generales, la propuesta es entender que la administración de los convenios involucra varias etapas y que la mejor manera de realizar las actividades de cada una de ellas es a partir de una visión integral de este flujo.

Hay siete pasos que debe considerar el gerente: solicitud, preparación, negociación, revisión, firma, gestión y extracción de datos para generar inteligencia. Con la ayuda del software de automatización de documentos y flujos de trabajo, este enfoque hace que la gestión de contratos sea más sencilla y segura.

Para entender mejor la perspectiva CLM, consulte el texto: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su empresa

En cuanto a la pérdida de valor mencionada en este texto, un software CLM puede optimizar las operaciones de la siguiente manera:

  • Estructurar la comunicación y mantener un registro completo:

Las partes pueden comunicarse a través de la plataforma, incluso en las etapas de negociación y revisión. Todo queda íntegramente registrado, por lo que la información no se perderá y estará disponible para todos aquellos que la necesiten.

  • Asegura el uso de modelos actualizados y completos:

La plataforma CLM permite la automatización de los modelos más actualizados y completos, asegurando la presencia de todas las cláusulas importantes. Esto permite la gestión de los riesgos de las operaciones y convierte al contrato en un instrumento de generación de valor en este ámbito.

  • Involucra todas las áreas necesarias considerando la especificidad de cada documento:

El ciclo de vida de los documentos dentro de la empresa está automatizado, con el fin de asegurar que todas las áreas y responsables estén correctamente comprometidos para cada tipo de contrato gestionado. Esto evita los costos de reelaboración y preserva el valor organizativo de los acuerdos;

  • Garantiza una visibilidad completa de los términos del acuerdo:

Todos los archivos se almacenan en la plataforma centralizada, lo que garantiza el acceso a todas las áreas que necesitan consultar los términos de esos documentos. Entonces es más fácil
mantener el valor económico esperado por el contrato, tras el cumplimiento de todas las obligaciones definidas.

  • Genere alertas para ayudar a cumplir con los plazos:

Es posible configurar alertas automáticas para avisar a los responsables sobre los plazos de cada contrato. De esta forma, se evita el pago de multas y otras sanciones contractuales, además de preservar el valor relacional de ese acuerdo.

  • Automatiza la extracción de datos para la gestión:

Una plataforma CLM extrae datos directamente de documentos y operaciones, lo que reduce el trabajo manual de los empleados y aumenta la calidad de los datos disponibles para la gestión para la toma de decisiones. Esto promueve la generación de valor organizacional a partir de los contratos.

Garantice la relevancia de sus contratos con netLex

Mucho más allá del valor financiero, los contratos son instrumentos para generar valor relacional y organizacional. Cuando se materializa todo el potencial de estos acuerdos, se convierten en verdaderos activos de la empresa.

Sin embargo, existen muchas prácticas comunes en el entorno empresarial que socavan el valor generado por los contratos. Ahora que ha visto algunos de ellos, probablemente ya haya recordado situaciones en las que estos enfoques han generado daños muy reales en sus operaciones.

¡La mejor manera de evitar estos resultados negativos es invertir en una plataforma CLM como netLex! Así, es posible garantizar el valor total de los contratos, potenciando las buenas prácticas y eliminando fuentes de ineficiencia.

Para obtener más información sobre cómo netLex puede optimizar las operaciones de su empresa, entre en contacto con nuestros especialistas sin ningún compromiso.

 

Converse con nuestros expertos