CLM en Agro: Optimizar la gestión de contratos en la permuta comercial

La agricultura 4.0 está revolucionando la producción agrícola nacional e internacional. Usando máquinas, softwares y sistemas digitales de manera integrada, las actividades del sector pueden expandirse exponencialmente, al tiempo que garantizan más control, eficiencia y calidad en todas las etapas del proceso de producción.

Si en la actualidad los grandes productores están invirtiendo en la digitalización de sus cultivos, todavía son pocos los que realmente explotan todo el potencial de la Agricultura 4.0. Simplemente pregúntese: ¿por qué restringir el uso de la tecnología a la producción y no aprovecharla de manera integrada también en las operaciones de back office?

En este texto, entenderá mejor cómo construir un puente digital entre su producción y sus operaciones internas con un CLM, lo que se traduce en la gestión del ciclo de vida del contrato, y verá las ventajas de este enfoque de administración para uno de los documentos más recurrentes en las transacciones del sector: la permuta comercial o contrato de Barter.

¿Qué es CLM, o Contract Lifecycle Management

Los contratos son instrumentos indispensables para la realización de todo tipo de negocios de una empresa. Esto no es diferente en el caso de los Agronegocios.

Por un lado, estos documentos rigen toda la adquisición de bienes e insumos, así como la contratación de empleados. Por otro lado, también garantizan la financiación de las operaciones y, en definitiva, el flujo de productos al siguiente eslabón de la cadena de valor.

Cada uno de estos acuerdos tiene su propio ciclo de vida, que va desde la solicitud, pasando por la elaboración, negociación y revisión, hasta la firma, cumplimiento y extracción de datos para la generación de inteligencia.

Incluso sin saberlo, su empresa gestiona el ciclo de vida de los contratos. Después de todo, todos sus acuerdos tienen un principio, un medio (incluida la parte posterior a la firma) y un final, ¿cierto? Sin embargo, es muy probable que esta administración no haya alcanzado todo su potencial de eficiencia, precisamente porque todavía no utiliza un software CLM, la tecnología más avanzada para la gestión de documentos y flujos de trabajo.

El objetivo de estas plataformas es unificar, en un entorno digital, todas las etapas del ciclo de vida del contrato, como se muestra en la siguiente figura:

Para comprender más sobre la gestión del ciclo de vida de los contratos, visite: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su empresa

Ahora que tiene una idea de lo que es el software CLM, aquí hay un ejemplo de la administración de contratos de Barter usando esta plataforma.

El contrato de permuta comercial (barter)

El contrato de permuta es una reinterpretación del trueque, uno de los tipos más antiguos de transacción comercial.

Existen al menos tres centros de interés en este tipo de contratos:

La solución creada por el contrato Barter es triangular y sigue la siguiente articulación:


Las principales ventajas de esta articulación son:

• Aumento o mantenimiento de la liquidez: el productor no necesita comprometer su flujo de caja para adquirir insumos agrícolas, garantizando su liquidez para otras inversiones que sean necesarias durante la siembra;
• Previsibilidad: el productor ya anticipa el destino de su cosecha, prescindiendo de ulteriores negociaciones o incluso de la estructuración de unidades de almacenamiento;
• Cobertura de precios y tipos de interés: en la modalidad de precio fijo, el Trueque permite el bloqueo de valores y tasas de interés, protegiendo al productor contra las variaciones del mercado.

Sin embargo, existen algunos riesgos inherentes a la transacción a los que las partes deben prestar atención, entre ellos:

• Descanso del cultivo: es la cosecha que sustenta el contrato de Barter. Si no se lleva a cabo en la medida convenida, el productor queda obligado por la CPR, pero puede ser llamado al pago de la diferencia con su propio patrimonio.
• Devaluación de las materias primas: en la modalidad de precio fijo, el Barter bloquea los valores pagados por las mercancías, por lo que la devaluación de los bienes adquiridos es un riesgo inherente al negocio;

Además de estos gravámenes, posibles en cualquier contrato de Permuta, existen otras situaciones que generan serios riesgos a las operaciones y que surgen exclusivamente de una administración manual e ineficiente de estos contratos.

Las principales ventajas de un software CLM de gestión de contratos de Permuta se concentran en cuatro puntos principales: automatización de la elaboración; contratación de terceros para el comercio; coordinación de firmas electrónicas y extracción de datos para la gestión.

Vea cada uno de ellos a continuación:

Negocie con terceros dentro de una plataforma unificada;

Negociar un contrato Barter puede ser complejo, sobre todo teniendo en cuenta que se trata de una relación triangular que necesita articular intereses muy variados.

El uso de una plataforma CLM para este paso, invitando a las contrapartes a revisar el documento final a través de un enlace seguro, garantiza:

• Unificación de comunicaciones, con registro completo para referencia futura;
• Indicación clara de todos los cambios sugeridos al texto del documento, con control y guardado de todas las versiones discutidas;

Así, su operación ya no enfrentará problemas como:

• Pérdida de comunicación por correo electrónico;
• Falta de control sobre la versión más reciente del documento;
• Dudas sobre el alcance de los cambios sugeridos, exigiendo un reanálisis constante de todas las cláusulas para buscar cambios;

Coordine firmas electrónicas en un sistema integrado

Un software CLM permite la coordinación de firmas en un entorno integrado con los principales agentes de este mercado. Así, ya no es necesario imprimir los documentos, ni viajar para recoger y reconocer las firmas. Todo está hecho y se puede seguir en internet.

Extracción de datos para la gestión

La administración de los contratos de Permuta debe realizarse en conjunto con la gestión de la producción agropecuaria. Esto se debe a que, por un lado, es necesario asegurar que la cantidad de insumos solicitados sea efectivamente necesaria y se utilizará y por otro lado, que el volumen de producción prometido será efectivamente cosechado.

Para ello, es fundamental que el productor tenga plena visibilidad de sus contratos de permuta y de las condiciones concretas acordadas.

Con el software CLM, se mantiene un registro completo de todos estos documentos, para que pueda ver:

• Los términos pactados en cada instrumento, a través de cuadros de mando simplificados;
• Los datos referentes a la totalidad de las transacciones para la generación de inteligencia

Ambas informaciones son de suma relevancia para la gestión de la empresa agropecuaria.

Sea una referencia en Agricultura 4.0 con un software CLM

El uso de tecnología por parte del sector agrícola es una tendencia que solo va fortaleciendose. Si bien la mayoría de las empresas se enfocan en el lado de la producción, aquellas que establecen un puente digital entre el campo y la oficina salen adelante.

Un buen software CLM ayuda a su empresa a reducir los riesgos contractuales derivados de una gestión ineficiente y mejora los resultados finales de todas las transacciones de la empresa. El contrato de permuta es solo uno de varios tipos de documentos que podrían beneficiarse de una gestión más tecnológica.

Si quieres ver, en la práctica, cómo aplicar CLM a tu empresa, necesitas conocer netLex, una startup especializada en automatización y gestión documental, con una plataforma operada por varias empresas del sector agrícola, como Agrivalle, Mosaic y C. Vale.