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4 preguntas importantes antes de escoger un software CLM



Si usted llegó hasta este texto, probablemente su objetivo es elegir un buen software de gestión del ciclo de vida del contrato - CLM para su empresa. Al fin y al cabo, es lo que buscan todos los directivos, ya que se trata de una inversión importante, con un impacto sustancial en las operaciones del día a día del equipo. Una implementación exitosa promueve una serie de beneficios, mientras que el fracaso agrega estrés a los procesos y genera ineficiencia.

Por lo tanto, todas las opciones deben ser cuidadosamente consideradas, sus ventajas y desventajas evaluadas en detalle y las aplicaciones prácticas a la rutina de trabajo visualizadas concretamente.

En general, todo software CLM debe absorber al menos las siete etapas de la gestión de contratos, que incluyen: Solicitud, Creación, Negociación, Revisión y Aprobación, Firma, Gestión de Obligaciones e Inteligencia. Un gerente diligente evaluará cómo se realizarán las operaciones de cada área dentro del software analizado, y eso ya moviliza grandes esfuerzos.

Mientras se llevan a cabo estas revisiones, es posible que se pasen por alto algunos detalles importantes. Sin embargo, son determinantes del éxito en la implementación del software elegido.

Para ayudarlo a recordar todos los puntos importantes, aquí hay cuatro preguntas que debe hacerse al evaluar el software CLM para su negocio.

1. ¿Cómo participan sus socios comerciales en el flujo de negociación y firma de contratos?


El carácter bilateral de los contratos hace que una plataforma CLM involucre necesariamente a agentes externos en la etapa de negociación y firma. Dado que las alianzas comerciales sólidas y confiables son un verdadero activo de la empresa, la elección del software de gestión de contratos debe considerar la experiencia de la contraparte en el uso de la plataforma.

Pregunte ¿cómo tendrá acceso el agente externo al texto del contrato?, ¿qué poderes de edición puede tener, cuáles son las formas de interacción a través de la plataforma?, y ¿cómo se almacenará y pondrá a disposición toda la información intercambiada? Estos son puntos de partida que pueden ser útiles para seleccionar software que promueva asociaciones exitosas.

2. ¿En qué sistemas operativos se puede ejecutar el software?


El sistema operativo es el conjunto de programas que median entre el usuario y la computadora. Los ejemplos de sistemas incluyen macOs e iOS de Apple; Windows, de Microsoft; sistema operativo Android de Google; y Linux. Es importante asegurarse de que el software que está considerando sea compatible con el sistema operativo con el que trabaja su empresa.

Los empleados están acostumbrados al sistema que ya usan, y un cambio abrupto genera no solo costos adicionales, sino también resistencia por parte de los empleados, lo que en última instancia socava la adopción misma del software CLM. Por lo tanto, saber desde el principio en qué sistemas operativos se puede ejecutar el software es crucial para el éxito de la implementación.

3. ¿Cómo se integra el software con otras plataformas?


Cuanto más especializada sea la solución que busca, más probable es que no cubra todas las necesidades de su operación. El software de CLM puede ofrecer una gestión bien estructurada de todas las etapas de la vida de un contrato, pero es posible que no ofrezca su propio sistema de firma digital, por ejemplo. Además, es posible que su empresa ya utilice otras plataformas, incluso una desarrollada exclusivamente para sus actividades.

La integración será clave para garantizar un flujo de trabajo fluido. Lo ideal es que exista comunicación entre las plataformas que utiliza su empresa, de modo que la información ingresada en una de ellas pueda ser dirigida a la otra, evitando reelaboraciones y errores en la transposición. Los modelos de seguridad y privacidad también deben estar alineados para garantizar que los datos están igualmente protegidos en todos los sistemas.

4. ¿Cómo funcionará el entrenamiento en equipo?


Y como bonus adicional, otro punto importante a considerar: ¿este software es realmente intuitivo?

Si ha participado en todas las rondas de demostración del programa, probablemente haya visto como funciona y haya tenido la oportunidad de interactuar directamente con los proveedores para resolver preguntas sobre la funcionalidad. Pero no todos los empleados tendrán la misma oportunidad. Un software intuitivo y una buena formación serán factores determinantes en el éxito o fracaso del software CLM seleccionado.

Por lo tanto, es importante considerar cómo se capacitará al equipo, cuánto tiempo y qué recursos pondrá a disposición la empresa contratada para este fin, qué estructura se necesitará, etc. Además, si el software es realmente intuitivo y está desarrollado con el objetivo de brindar la mejor experiencia al usuario, una simple capacitación será suficiente para que el equipo se familiarice con la aplicación del nuevo instrumento a su rutina diaria.

Tomar decisiones bien informadas


Si las respuestas a estas preguntas aún no están claras, vale la pena volver a la fase de análisis para que no haya dudas.

Hay varios aspectos importantes de la aplicación del software CLM a las operaciones de su empresa. Dada la importancia de la inversión, es vital establecer una comunicación directa y transparente con los candidatos considerados, para asegurar que todos los detalles sean debidamente observados.

Si usted está pensando en contratar netLex para su empresa, póngase en contacto con nuestros expertos en el siguiente enlace: haga clic aquí. No dude en hacerles las preguntas enumeradas anteriormente y cualquier otra que desee para tomar la mejor decisión posible para su organización.



Nathaly Súnico
Nathaly Súnico
Nathaly es abogada con especialización en Derecho penal. Actualmente combina el marketing digital con la escritura para ayudar a las empresas y principalmente a sus colaboradores a tener más calidad y eficiencia en la gestión de documentos.