Os documentos empresariais são parte da rotina de qualquer negócio. Eles asseguram a conformidade de uma organização perante à legislação, impactando na sua longevidade e no relacionamento com os clientes, colaboradores, sócios e órgãos controladores.
Existem diferentes tipos de documentos, destinados a propósitos distintos. Diante disso, é necessário fazer uma boa gestão documental.
As grandes questões são: como gerenciá-los e armazená-los da melhor forma? Descubra neste artigo tudo sobre esse assunto!
O que são documentos empresariais?
Os documentos empresariais são todos os arquivos produzidos na rotina administrativa de um negócio. Eles garantem a legitimidade das atividades e comprovam a existência da empresa, bem como o registro de tudo o que acontece.
A depender da sua finalidade e conteúdo, eles podem ser de natureza:
- Administrativa;
- Contábil;
- Trabalhista;
- Comercial;
- Fiscal;
- Jurídica;
Além disso, se tratando de documentos empresariais, é possível classificá-los em basicamente três categorias:
- Documentos constitutivos: são aqueles que formalizam a abertura de um negócio, como o alvará de funcionamento, o CNPJ e as licenças;
- Documentos operacionais: como o próprio nome já diz, registram as operações e transações internas, como os registros contábeis e os contratos empresariais;
- Documentos comprobatórios: comprovam o cumprimento das obrigações fiscais e legais da empresa, como certidões, registros tributários e previdenciários, comprovantes de segurança no trabalho, etc.
Qual a importância dos documentos empresariais?
Os documentos empresariais servem para:
- Garantir a segurança jurídica da empresa perante aos órgãos fiscalizadores, evitando multas e penalidades;
- Manter os níveis de transparência e segurança altos;
- Auxiliar na elaboração de metas, planejamentos e na tomada de decisões;
- Permitir um melhor fluxo do controle de caixa, das receitas, custos e lucros, facilitando a gestão contábil e financeira;
- Fortalecer a reputação e a imagem diante dos clientes, colaboradores, sócios e fornecedores, demonstrando credibilidade;
- Proteger a empresa de processos trabalhistas e ações judiciais, garantindo a segurança jurídica.
Conheça 11 tipos de documento empresariais
Como mencionado, existem diversos documentos que são recebidos, emitidos e gerenciados por uma organização. Conheça, a seguir, quais os mais comuns:
1. Alvará de funcionamento
Atesta que o negócio cumpre as exigências legais para funcionar. Ele é emitido por órgãos governamentais responsáveis pela fiscalização e regulamentação das atividades comerciais, como prefeituras, secretarias de saúde, meio ambiente e/ou vigilância sanitária, dependendo do tipo de negócio.
2. Inscrição municipal e estadual
Esses são registros obrigatórios para o funcionamento das empresas. Porém o que irá definir se a melhor opção é a versão estadual ou municipal é o seu setor de atuação.
Por exemplo, empresas que prestam serviços, como escritórios de contabilidade ou agências de marketing, precisam ter inscrição municipal, pois são tributadas pelo ISS (Imposto Sobre Serviços), de competência dos municípios.
Já as empresas que comercializam produtos, como lojas de roupas ou supermercados, necessitam de inscrição estadual, pois são obrigadas a recolher o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é um tributo estadual.
3. Contrato social
Tem informações relevantes, como o capital social, o nome, modelo jurídicos, entre outros, que formalizam o início de uma empresa. No entanto, o recomendado é que o gestor busque um suporte jurídico para adequar o negócio às exigências legais.
4. Balanço patrimonial
Esse documento é obrigatório para empresas que atuam fora do regime tributário Simples Nacional, pois detalha as operações financeiras e o recolhimento de tributos de forma mais complexa. Ele é essencial para o cumprimento das obrigações fiscais e para a transparência contábil junto à Receita Federal.
5. Folha de pagamento e arquivos do RH
Documento empresarial importante, já que é nela que é feito o registro das remunerações dos colaboradores, com valores, impostos e descontos, além de banco de horas.
O RH fica responsável por gerá-la, armazená-la e entregá-la aos funcionários, todos os meses. Além disso, cabe ao setor realizar o controle de outros arquivos pessoais, como:
- Guias de recolhimento (como o FGTS);
- Documentos de admissão e demissão;
- Atestados médicos;
- Cadastros e recibos;
- Comprovantes e laudos relacionados à segurança no trabalho.
6. Notas Fiscais
São uma espécie de certificado das transações internas, ou seja, é um comprovante de tudo o que entra e sai do caixa, estoque, etc. Elas facilitam a gestão, asseguram a cobrança de impostos e certificam que o negócio está adequado à legislação.
O setor contábil da empresa fica responsável pela administração das notas fiscais.
7. CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica)
É o principal documento de registro de uma empresa, funcionando como uma espécie de RG que deve ser guardado e apresentado quando necessário. Ele assegura que a empresa existe e é importante para a geração de notas fiscais.
8. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
A Relação Anual de Informações Sociais é um documento que deve ser entregue anualmente ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), pois fornece informações sobre as contratações da empresa. Caso ela não seja entregue, a organização pode ter que pagar multas.
9. Declarações fiscais
São arquivos que comprovam se a empresa realizou o recolhimento de impostos. Alguns exemplos são:
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN e DASN-MEI);
- Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF);
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
- Escrituração Fiscal Digital;
10. Documentos contábeis
Você sabia que os livros de registros das atividades contábeis de uma empresa também são documentos importantes que devem ser armazenados?
Eles têm o registro das movimentações contábeis e de patrimônio, bem como as entradas e saídas de dinheiro, matérias-primas, entre outros.
11. Contratos
Os contratos são documentos empresariais essenciais, pois formalizam acordos comerciais e definem direitos e obrigações entre as partes envolvidas.
Eles garantem segurança jurídica e evitam conflitos futuros. É importante arquivá-los enquanto vigentes e por, no mínimo, 5 anos após o término, para eventuais auditorias ou disputas legais.
Qual o prazo de guarda dos documentos da empresa?
O prazo varia de acordo com a legislação e o tipo de documento da empresa. Mas, os principais são:
- Documentos trabalhistas e previdenciários:
Termo de rescisão, aviso prévio: 2 anos;
FGTS, RAIS,CAGED, recibos, atestados médicos, prorrogação de horas, acordo de compensação de férias; 5 anos;
Folha de pagamento, GPS, PIS/Pasep: 10 anos;
PPRA, exames médicos: 20 anos;
Livro de atas da CIPA, fichas ou livros de registro de empregados: tempo indeterminado. - Comprovantes de pagamento de impostos (DARF, GPS, ISS, ICMS): 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional;
- Notas fiscais: 5 anos, para fins de fiscalização tributária;
- Documentos societários (contrato social, alterações contratuais, atas de reunião): prazo indeterminado, devem ser guardados enquanto a empresa existir;
- Comprovantes bancários e de contas pagas: 5 anos;
- Documentos fiscais e contábeis (livros contábeis, balanços patrimoniais): 10 anos, conforme o Código Civil.
Como fazer a gestão de documentos da sua empresa?
A organização de documentos empresariais facilita o acesso, a consulta e a preservação dos arquivos. Logo, um bom planejamento ajuda na otimização do espaço físico e reduz os custos operacionais, impactando a produtividade dos seus colaboradores e a segurança da informação.
Algumas dicas para armazená-los corretamente são:
- Classifique por tipo, categoria, data, assunto ou destino;
- Identifique-os com etiquetas, códigos ou cores;
- Separe os arquivos originais das cópias e guarde em locais diferentes;
- Faça o descarte de documentos vencidos ou desnecessários para liberar espaço;
- Proteja-os contra fogo, umidade, poeiras, pragas e acessos indevidos;
- Considere fazer a digitalização desses arquivos, usando uma ferramenta de gestão de contratos segura;
- Controle o acesso desses documentos a pessoas específicas, através de senhas;
- Revise periodicamente os arquivos para verificar mudanças de legislação, etc; e verifique o prazo de validade;
- Use uma assinatura eletrônica para documentos digitais para facilitar a organização e dar celeridade aos processos e acordos;
De todas essas práticas, a digitalização é, sem dúvida, um dos maiores benefícios da gestão eletrônica de documentos. Afinal, esses arquivos podem ser facilmente organizados e encontrados, otimizando o tempo da sua equipe para tarefas mais estratégicas.
Além disso, é possível eliminar os custos com papel, idas ao cartório, carimbos, envio de documentos, já que o processo de assinatura pode ser feito 100% digital.
Quer aprender a como melhorar a gestão de contratos do seu negócio? Deixe a sua dúvida nos comentários e saiba como o netLex pode te ajudar!
