Documento de constituição da empresa: o que é e como emitir

Quando uma empresa nasce, é necessário um documento que comprove sua existência legal e permita que ela funcione dentro da lei. É aí que entra o documento de constituição, uma peça fundamental no processo de formalização de qualquer negócio.

Sem ele, não é possível obter o CNPJ, abrir conta bancária empresarial, contratar fornecedores ou participar de licitações públicas. Também é por meio dele que se estabelece a estrutura societária, os objetivos da empresa e os deveres dos sócios.

Ou seja, ele funciona como uma “certidão de nascimento” da pessoa jurídica, sendo constantemente exigido por órgãos públicos, instituições financeiras e parceiros comerciais.

Mas como esse documento funciona na prática? E quais são as diferenças conforme o tipo jurídico da empresa? Neste artigo, você saberá o que compõe o documento de constituição da empresa e outros detalhes sobre o tema!

O que é o documento de constituição da empresa?

O documento de constituição da empresa é um instrumento que oficializa a criação de uma empresa perante os órgãos competentes. Ele reúne informações essenciais para o registro legal e o início das atividades.:

• Atividade econômica;
• Capital social;
• Natureza jurídica;
• Nome empresarial (razão social);
• Endereço da sede;
• Quadro societário (sócios e respectivas participações);
• Objetivo social (descrição detalhada das atividades da empresa);
• Data de início das atividades;
• Responsabilidades e obrigações dos sócios.
  
  

Geralmente, esse documento é registrado no Cartório de Registros ou na Junta Comercial.

Para que serve esse documento?

Além de ser obrigatório para emissão do CNPJ, esse documento é exigido em diversas situações que exigem a comprovação da formalização da empresa. Veja algumas das principais finalidades

• Prova de existência jurídica da empresa: comprova a legalidade do  registro;
• Emissão do CNPJ: é um dos documentos exigidos pela Receita Federal;
• Abertura de conta bancária empresarial: bancos só liberam contas PJ mediante apresentação deste registro;
• Participação em licitações públicas: necessário para demonstrar a situação regular da empresa;
• Contratação de serviços e fornecedores: especialmente em contratos maiores;
• Solicitação de crédito ou financiamentos: instituições financeiras pedem esse documento;
• Assinatura de contratos: ele é exigido como parte da documentação;
• Registro de alterações societárias: sempre que houver mudanças, o documento de constituição é a base para atualizações;
• Proteção jurídica: serve como referência em casos de disputas legais ou verificação de responsabilidades entre sócios.

A ausência ou a inconsistência no documento de constituição pode gerar obstáculos graves em auditorias, processos licitatórios e disputas societárias.

Documento de constituição e contrato social: quais as diferenças?

O contrato social é uma das formas mais comuns de documento de constituição, especialmente, em sociedades limitadas (LTDA). Ele formaliza a relação entre os sócios, define responsabilidades, regras de gestão e distribuição de lucros.

Mas nem toda empresa utiliza um contrato social. Por exemplo:

• MEI (Microempreendedor Individual): não tem contrato social; o Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI) é o documento oficial;
• EIRELI ou SLU: usam instrumento próprio, como ato constitutivo ou contrato adaptado;
• Sociedades Anônimas (S.A.): usam o Estatuto Social.

Leia também: Como melhorar a gestão de contratos 

Como emitir documento de constituição da empresa: veja o passo a passo por tipo jurídico

O processo de emissão do documento de constituição varia conforme o tipo jurídico escolhido para a empresa. A seguir, confira o passo a passo para cada modalidade.

MEI – Microempreendedor Individual

Para quem vai abrir um MEI, o processo é simples e pode ser realizado online. Para emissão:

• Acesse o Portal do Empreendedor;
• Clique em "Quero ser MEI";
• Faça login com sua conta gov.br;
• Preencha os dados solicitados (atividade, endereço, nome fantasia, etc.);
• Finalize o cadastro.

Após a conclusão, o CCMEI (Certificado da Condição de Microempreendedor Individual) é gerado automaticamente, já com o CNPJ, inscrição estadual ou municipal (quando aplicável) e os dados da empresa.

EI – Empresário Individual

Quem opta por atuar como Empresário Individual precisa registrar a empresa diretamente na Junta Comercial do estado. O documento que comprova a constituição é o Requerimento de Empresário. As etapas para a emissão são:

• Consulte a Junta Comercial do seu estado (cada estado tem um site e sistema próprios);
• Verifique a disponibilidade do nome empresarial;
• Preencha o formulário do Requerimento de Empresário, com os dados da empresa e do titular;
• Anexe a documentação exigida (como RG, CPF, comprovante de endereço, entre outros);
• Pague as taxas de registro;
• Protocole o processo presencialmente ou por meio digital (a depender do estado);
• Após a aprovação, o Requerimento de Empresário é registrado, e a empresa pode solicitar o CNPJ.

Em alguns casos, é recomendável contar com o apoio de um contador ou advogado para garantir que todas as exigências legais sejam cumpridas corretamente.

LTDA – Sociedade Limitada

A constituição de uma empresa LTDA exige a elaboração de um Contrato Social, que funciona como o "acordo" entre os sócios e estabelece as regras de funcionamento da empresa. Esse documento é necessário para o registro na Junta Comercial. Para emiti-lo:

• Redija o Contrato Social: o documento deve ser elaborado pelos sócios com apoio de um contador ou advogado. Ele deve conter: dados dos sócios, atividades da empresa, capital social e participação de cada sócio, regras de administração e distribuição de lucros; 
• Escolha entre um modelo padrão (disponibilizado por algumas Juntas Comerciais) ou um contrato personalizado;
• Faça a verificação do nome empresarial na Junta Comercial;
• Reúna a documentação exigida (documentos pessoais dos sócios, comprovantes, etc.);
• Pague as taxas de registro;
• Protocole o Contrato Social na Junta Comercial do estado.

O contrato deve conter cláusulas específicas sobre a administração, quóruns de deliberação, distribuição de lucros, entre outros aspectos jurídicos fundamentais.

Por exemplo, uma sociedade LTDA redigiu um contrato social genérico, sem cláusula de retirada de sócio. Quando um dos sócios decidiu sair, houve disputa judicial sobre valores e prazos, algo que poderia ser evitado com um contrato mais completo.

EIRELI / SLU / S.A. e outros

Para empresas que não se enquadram nas categorias mais simples, como EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada), SLU (Sociedade Limitada Unipessoal), S.A. (Sociedade Anônima), entre outras, o processo de constituição varia de acordo com o tipo societário.

O documento básico pode ser um Estatuto Social ou outro instrumento equivalente que contenha as informações legais da empresa. Confira o passo a passo para esses tipos jurídicos:

• Defina o tipo societário mais adequado ao negócio (com apoio de um contador ou advogado);
• Elabore o documento de constituição, que pode ser: Estatuto Social (no caso de S/A), Contrato Social adaptado (no caso de SLU) e Ato Constitutivo ou outro modelo específico;
• Verifique a disponibilidade do nome empresarial;
• Reúna a documentação exigida (dados dos sócios ou acionistas, comprovantes, entre outros);
• Pague as taxas de registro;
• Registre o documento na Junta Comercial do estado ou, em casos específicos (como associações ou fundações), no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas;
• Após o registro, a empresa poderá solicitar o CNPJ e dar sequência às etapas de formalização.

Como são estruturas mais complexas, é fortemente recomendado contar com assessoria contábil e/ou jurídica durante o processo de abertura.

Dicas práticas na hora de emitir

Emitir o documento de constituição é um passo importante, e um erro pode atrasar todo o processo. Para facilitar, veja algumas orientações:

• Conte com o apoio de um contador: ele pode orientar sobre o tipo jurídico ideal, enquadramento tributário e documentos exigidos;
• Use modelos confiáveis ou homologados: muitas Juntas Comerciais oferecem modelos prontos que seguem as normas legais;
• Verifique exigências locais: estados e municípios têm regras específicas, especialmente sobre alvarás, inscrições e licenças;
• Descreva bem o objeto social: isso influencia diretamente no código CNAE, que impacta na tributação e nas obrigações fiscais da empresa;
• Revisar antes de protocolar é essencial: erros simples, como dados incorretos dos sócios ou endereço incompleto, podem levar ao indeferimento do registro.

Conclusão

O documento de constituição da empresa vai muito além da formalidade: ele é o alicerce legal da empresa, impactando desde a segurança societária até o enquadramento tributário e a capacidade de firmar contratos estratégicos.

Além de garantir a conformidade inicial, manter esse documento atualizado e arquivado corretamente é essencial para a saúde jurídica do negócio. Para conhecer outros documentos importantes de uma empresa, leia também: 25 tipos de contratos: quais são e o que não pode faltar em cada um!