A maior parte das empresas já sabem que precisam criar e implementar tecnologias que tornem seus fluxos de trabalho mais digitais e menos analógicos. Entretanto, algumas ainda resistem em acumular papéis e processos burocráticos na sua gestão jurídica.
O caso mais frequente em empresas que não adotaram uma estratégia de digitalização é o do uso de contrato impresso, que é assinado fisicamente, escaneado e só então arquivado digitalmente.
A seguir, você vai descobrir a importância de ter uma estratégia de digitalização da sua empresa e especialmente no departamento jurídico para que você reduza riscos operacionais, custos com papel e tenha maior segurança de dados.
A digitalização da empresa é o processo de transição de documentos físicos em digitais para serem gerenciados em ambiente virtual. Isso pode ser feito através de equipamentos e tecnologias que tem essa finalidade, como:
Com a transformação digital e o avanço da tecnologia, esse processo já é uma realidade em boa parte dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. A agilidade, hoje, é um dos principais indicadores de produtividade, e quanto mais rápido os documentos importantes forem localizados, maior será o ganho de tempo nos processos.
Se antes os arquivos eram armazenados em caixas, em espaço suscetíveis ao aparecimento de mofo, umidade e pragas, hoje eles podem ser salvos na nuvem e disponibilizados de forma simples e fácil, aumentando a eficiência operacional.
Imagina só poder encontrar documentos importantes do seu negócio em um único lugar? Por meio da digitalização da empresa é possível seguir um padrão de organização e armazenar arquivos dos processos de acordo com o tipo ou data, por exemplo, e assim, otimizar o trabalho dos seus colaboradores.
Os benefícios dessa prática são extensos, e vão desde a facilidade no acesso aos dados e redução do uso de papel ao aumento da produtividade. Mas, embora se tenha vantagens, na realidade, esse processo de digitalizar a empresa ainda é um dilema que tem desafiado companhias ao redor do mundo.
Em 2022, a Forbes realizou uma pesquisa que apresentou que 49% dos Chief Information Officers (CIOs) avaliam que o processo de digitalização dos seus workflows e documentos está incompleto ou insatisfatório em razão do tempo e dos recursos que foram disponibilizados para fazer a transição. Além disso, 65% dos CIOs estão reavaliando os fluxos de trabalho para alcançar mais excelência operacional.
Diante disso, surge a necessidade de aprimorar processos e entender, sobretudo, que uma empresa que não passa pela transformação digital, é uma organização que gasta mais dinheiro e produz muito menos do que poderia, sendo levada ao desgaste operacional e financeiro.
Como você viu, a digitalização é uma estratégia importante para as empresas ao redor do mundo. E os benefícios são inúmeros e interferem diretamente na melhoria dos fluxos de trabalho.
A seguir, listamos 8 motivos que farão você desejar por um departamento jurídico mais digitalizado no seu negócio ainda hoje.
Arquivos físicos exigem espaço para armazená-los, e a depender do porte da empresa, pode ser necessário vários metros quadrados disponíveis para guardar toda essa papelada.
Com a digitalização, essa questão é facilmente resolvida. Afinal, os documentos podem ser armazenados digitalmente em CDs, DVDs ou, seguramente, na nuvem.
Isso ajuda a economizar espaço e facilita a busca e gestão, que falaremos mais adiante.
Com o avanço das discussões sobre ESG, a sustentabilidade se tornou um tema importante para as empresas. Não por acaso, muitos locais já vem incorporando às suas rotinas práticas ambientalmente responsáveis.
Segundo estudo da PWC, intitulado “Indústria 4.0: Construindo a empresa digital”, 86% das empresas esperam usar tecnologias digitais para reduzir os gastos, aumentar a produtividade e a receita. Uma dessas medidas é a redução do papel e utilização de processos 100% digitais.
A digitalização da empresa permite um esquema de arquivamento, que pode ser separado por:
Cada categorização facilita a busca e reduz o tempo de procura do colaborador.
Dentre os processos de digitalização das empresas, está a gestão eletrônica de documentos, que ajuda na eficiência e aumento da produtividade. Vamos supor que seu colaborador precise encontrar um contrato específico, mas sua empresa ainda não fez a transição para o digital.
O tempo que ele perde abrindo pasta por pasta poderia ser usado para atividades mais estratégicas ou para melhorar o atendimento ao cliente.
Só para exemplificar, uma pesquisa global da International Data Corporation (IDC) revelou que a produtividade do colaborador cai cerca de 19,5% quando não há uma gestão documental na empresa. Mais um motivo para você investir na digitalização.
A digitalização de documentos facilita o acesso a eles, especialmente quando há muitos setores que precisam consultar periodicamente o mesmo arquivo. O formato digital é prático e facilita a rotina dos profissionais.
Outro exemplo de integração é que há sistemas que unificam os processos jurídicos de ponta a ponta, especialmente os de gestão de contratos, como o netLex.
Documentos digitais podem ser autenticados e criptografados, ou seja, apenas pessoas com senha podem acessá-lo. Isso garante a integridade e confiabilidade deles.
Além disso, documentos em papel ficam suscetíveis a danos, como incêndios, umidade, pragas e inundações. Já os digitais podem ser recuperados ou armazenados na nuvem e em backup.
Quando sua empresa passa por uma auditoria, é complicado saber onde estão os registros das contas, recibos, notas fiscais e outros arquivos importantes? Com a digitalização, é possível organizar os documentos de forma prática e encontrá-los facilmente.
Isso não só impacta a imagem da empresa diante de órgãos fiscalizadores, como também influencia na forma como os clientes, fornecedores e parceiros a veem.
A fácil acessibilidade às informações permite decisões mais rápidas e embasadas, reduzindo riscos e melhorando a eficiência operacional.
Com dados organizados e atualizados, gestores identificam oportunidades, antecipam problemas e ajustam estratégias com mais precisão. Isso resulta em maior competitividade e melhor alocação de recursos.
A gestão digital de contratos também permite que empresas centralizem, organizem e automatizem todo o ciclo de vida contratual, tornando sua empresa ainda mais digital. Com o uso de plataformas digitais, é possível armazenar documentos em nuvem, facilitar a busca por informações e reduzir erros manuais.
Além disso, a automação de fluxos de aprovação e assinatura eletrônica agiliza processos, garantindo mais eficiência e segurança jurídica.
Outra vantagem é a maior visibilidade sobre prazos, obrigações e riscos, evitando esquecimentos ou descumprimentos contratuais. Com dashboards e relatórios em tempo real, gestores podem tomar decisões mais estratégicas e embasadas.
Assim, a digitalização da empresa transforma a gestão contratual em um processo mais ágil, seguro e eficiente.
Para estruturar uma estratégia de digitalização integral que ajude a sua empresa a eliminar ou reduzir drasticamente o uso de papel, primeiro é necessário montar um projeto-piloto. Um bom ponto de partida é a gestão de contratos!
Esses documentos tão importantes são muitas vezes vítimas da digitalização incompleta, sendo impressos repetidas vezes na etapa de revisão, assinatura e arquivamento.
O impacto disso é grave: ineficiências ao longo do ciclo de vida desses instrumentos podem levar à perda de em média 8.6% da receita da empresa. Você sabia disso?
Depois, é preciso buscar soluções tecnológicas completas e robustas que atendam às necessidades da sua organização, com:
Observando esses elementos, pode-se elaborar uma estratégia sólida de digitalização usando a gestão de contratos da sua empresa como projeto piloto de digitalização da sua empresa a começar pelo departamento jurídico!
O netLex é um software de gestão do ciclo de vida dos contratos que ajuda a sua empresa a reduzir drasticamente o uso de papel, implementando uma estratégia de digitalização integral de processos e fluxos de trabalho.
Na plataforma você pode contar com automatização de documentos e workflows, comunicação e armazenamento digital centralizado, além de integrações com provedores de assinatura eletrônica e vários outros softwares.
Venha reduzir custos, aumentar a transparência, otimizar a gestão do tempo e a experiência dos seus clientes, isso tudo enquanto alcança suas metas ESG. Para saber mais, solicite uma demonstração aqui!