A maior parte das empresas já sabem que precisam criar e implementar tecnologias que tornem seus fluxos de trabalho mais digitais e menos analógicos. Entretanto, algumas ainda resistem em acumular papéis e processos burocráticos na sua gestão jurídica.
O caso mais frequente em empresas que não adotaram uma estratégia de digitalização é o do uso de contrato impresso, que é assinado fisicamente, escaneado e só então arquivado digitalmente.
A seguir, você vai descobrir a importância de ter uma estratégia de digitalização da sua empresa e especialmente no departamento jurídico para que você reduza riscos operacionais, custos com papel e tenha maior segurança de dados.
Afinal, o que é digitalização da empresa?
A digitalização da empresa é o processo de transição de documentos físicos em digitais para serem gerenciados em ambiente virtual. Isso pode ser feito através de equipamentos e tecnologias que tem essa finalidade, como:
- scanners e multifuncionais;
- plataformas de gestão documental;
- cloud computing (Computação em Nuvem);
- softwares de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).
Com a transformação digital e o avanço da tecnologia, esse processo já é uma realidade em boa parte dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. A agilidade, hoje, é um dos principais indicadores de produtividade, e quanto mais rápido os documentos importantes forem localizados, maior será o ganho de tempo nos processos.
Se antes os arquivos eram armazenados em caixas, em espaço suscetíveis ao aparecimento de mofo, umidade e pragas, hoje eles podem ser salvos na nuvem e disponibilizados de forma simples e fácil, aumentando a eficiência operacional.
Principais desafios ao digitalizar uma empresa
Imagina só poder encontrar documentos importantes do seu negócio em um único lugar? Por meio da digitalização da empresa é possível seguir um padrão de organização e armazenar arquivos dos processos de acordo com o tipo ou data, por exemplo, e assim, otimizar o trabalho dos seus colaboradores.
Os benefícios dessa prática são extensos, e vão desde a facilidade no acesso aos dados e redução do uso de papel ao aumento da produtividade. Mas, embora se tenha vantagens, na realidade, esse processo de digitalizar a empresa ainda é um dilema que tem desafiado companhias ao redor do mundo.
Em 2022, a Forbes realizou uma pesquisa que apresentou que 49% dos Chief Information Officers (CIOs) avaliam que o processo de digitalização dos seus workflows e documentos está incompleto ou insatisfatório em razão do tempo e dos recursos que foram disponibilizados para fazer a transição. Além disso, 65% dos CIOs estão reavaliando os fluxos de trabalho para alcançar mais excelência operacional.
Diante disso, surge a necessidade de aprimorar processos e entender, sobretudo, que uma empresa que não passa pela transformação digital, é uma organização que gasta mais dinheiro e produz muito menos do que poderia, sendo levada ao desgaste operacional e financeiro.
Quais os benefícios da digitalização da empresa?
Como você viu, a digitalização é uma estratégia importante para as empresas ao redor do mundo. E os benefícios são inúmeros e interferem diretamente na melhoria dos fluxos de trabalho.
A seguir, listamos 8 motivos que farão você desejar por um departamento jurídico mais digitalizado no seu negócio ainda hoje.
Redução do espaço físico
Arquivos físicos exigem espaço para armazená-los, e a depender do porte da empresa, pode ser necessário vários metros quadrados disponíveis para guardar toda essa papelada.
Com a digitalização, essa questão é facilmente resolvida. Afinal, os documentos podem ser armazenados digitalmente em CDs, DVDs ou, seguramente, na nuvem.
Isso ajuda a economizar espaço e facilita a busca e gestão, que falaremos mais adiante.
Menos desperdício e mais responsabilidade ambiental
Com o avanço das discussões sobre ESG, a sustentabilidade se tornou um tema importante para as empresas. Não por acaso, muitos locais já vem incorporando às suas rotinas práticas ambientalmente responsáveis.
Segundo estudo da PWC, intitulado “Indústria 4.0: Construindo a empresa digital”, 86% das empresas esperam usar tecnologias digitais para reduzir os gastos, aumentar a produtividade e a receita. Uma dessas medidas é a redução do papel e utilização de processos 100% digitais.
Arquivos mais organizados
A digitalização da empresa permite um esquema de arquivamento, que pode ser separado por:
- tipo;
- data de criação;
- status;
- validade/vencimento;
- autor/responsável;
- formato;
- versão.
Cada categorização facilita a busca e reduz o tempo de procura do colaborador.
Mais produtividade para seus funcionários
Dentre os processos de digitalização das empresas, está a gestão eletrônica de documentos, que ajuda na eficiência e aumento da produtividade. Vamos supor que seu colaborador precise encontrar um contrato específico, mas sua empresa ainda não fez a transição para o digital.
O tempo que ele perde abrindo pasta por pasta poderia ser usado para atividades mais estratégicas ou para melhorar o atendimento ao cliente.
Só para exemplificar, uma pesquisa global da International Data Corporation (IDC) revelou que a produtividade do colaborador cai cerca de 19,5% quando não há uma gestão documental na empresa. Mais um motivo para você investir na digitalização.
Integração de toda a empresa
A digitalização de documentos facilita o acesso a eles, especialmente quando há muitos setores que precisam consultar periodicamente o mesmo arquivo. O formato digital é prático e facilita a rotina dos profissionais.
Outro exemplo de integração é que há sistemas que unificam os processos jurídicos de ponta a ponta, especialmente os de gestão de contratos, como o netLex.
Segurança no acesso e contra desastres
Documentos digitais podem ser autenticados e criptografados, ou seja, apenas pessoas com senha podem acessá-lo. Isso garante a integridade e confiabilidade deles.
Além disso, documentos em papel ficam suscetíveis a danos, como incêndios, umidade, pragas e inundações. Já os digitais podem ser recuperados ou armazenados na nuvem e em backup.
Compliance
Quando sua empresa passa por uma auditoria, é complicado saber onde estão os registros das contas, recibos, notas fiscais e outros arquivos importantes? Com a digitalização, é possível organizar os documentos de forma prática e encontrá-los facilmente.
Isso não só impacta a imagem da empresa diante de órgãos fiscalizadores, como também influencia na forma como os clientes, fornecedores e parceiros a veem.
Melhoria na tomada de decisão
A fácil acessibilidade às informações permite decisões mais rápidas e embasadas, reduzindo riscos e melhorando a eficiência operacional.
Com dados organizados e atualizados, gestores identificam oportunidades, antecipam problemas e ajustam estratégias com mais precisão. Isso resulta em maior competitividade e melhor alocação de recursos.
Como a digitalização da empresa viabiliza a gestão de contratos?
A gestão digital de contratos também permite que empresas centralizem, organizem e automatizem todo o ciclo de vida contratual, tornando sua empresa ainda mais digital. Com o uso de plataformas digitais, é possível armazenar documentos em nuvem, facilitar a busca por informações e reduzir erros manuais.
Além disso, a automação de fluxos de aprovação e assinatura eletrônica agiliza processos, garantindo mais eficiência e segurança jurídica.
Outra vantagem é a maior visibilidade sobre prazos, obrigações e riscos, evitando esquecimentos ou descumprimentos contratuais. Com dashboards e relatórios em tempo real, gestores podem tomar decisões mais estratégicas e embasadas.
Assim, a digitalização da empresa transforma a gestão contratual em um processo mais ágil, seguro e eficiente.
Como construir uma estratégia de transformação digital para sua empresa
Para estruturar uma estratégia de digitalização integral que ajude a sua empresa a eliminar ou reduzir drasticamente o uso de papel, primeiro é necessário montar um projeto-piloto. Um bom ponto de partida é a gestão de contratos!
Esses documentos tão importantes são muitas vezes vítimas da digitalização incompleta, sendo impressos repetidas vezes na etapa de revisão, assinatura e arquivamento.
O impacto disso é grave: ineficiências ao longo do ciclo de vida desses instrumentos podem levar à perda de em média 8.6% da receita da empresa. Você sabia disso?
Depois, é preciso buscar soluções tecnológicas completas e robustas que atendam às necessidades da sua organização, com:
- Armazenamento de documentos na nuvem: esta é a base para qualquer empresa sem papel. Os documentos gerados em um ambiente digital serão mantidos assim e ficarão disponíveis para leitura ou edição por todos aqueles que possam ter acesso a ele.
- Fluxos de trabalho digitalizados: centralize seus workflows em um ambiente digital. Assim, ao invés de imprimir um contrato para revisão ou aprovação, o próprio sistema encaminha o arquivo para o responsável, que pode fazer suas considerações sem sair da plataforma. Além disso, todas as modificações e autorizações ficam automaticamente registradas.
- Integrações: como sua empresa provavelmente usa vários sistemas, um bom software para gestão de contratos terá abertura para integração com todas as outras plataformas que contenham informações necessárias no ciclo de vida dos contratos. Isso ajuda a manter todos os processos digitais e evita retrabalho.
- Assinaturas eletrônicas: Um bom sistema de gestão de contratos oferece integração com os principais provedores de assinatura eletrônica do mercado. Isso permite que você envie um documento para assinatura e, em seguida, carregue-o automaticamente no software. Isso elimina a necessidade de coletar a assinatura manuscrita, o que economiza, além do papel, tempo essencial para fechar negócios.
- Adicionar notas: Não é incomum ver um contrato físico escondido em um arquivo com muitas notas adesivas manuscritas, cheias de comentários e lembretes. O problema é que isso tudo pode se perder com muita facilidade. Um sistema de gestão de contratos torna possível adicionar notas digitalmente aos seus arquivos, sempre indicando a data e o nome de quem adicionou o comentário.
- Segurança de dados: Com altos níveis de proteção e certificações de mercado, sistemas de gestão de contratos podem oferecer maior segurança do que o armazenamento físico de documentos. É possível não só controlar a criação de logins, mas também estruturar variados níveis de acesso à informação.
Observando esses elementos, pode-se elaborar uma estratégia sólida de digitalização usando a gestão de contratos da sua empresa como projeto piloto de digitalização da sua empresa a começar pelo departamento jurídico!
Comece a tornar seu jurídico mais digitalizado com o netLex
O netLex é um software de gestão do ciclo de vida dos contratos que ajuda a sua empresa a reduzir drasticamente o uso de papel, implementando uma estratégia de digitalização integral de processos e fluxos de trabalho.
Na plataforma você pode contar com automatização de documentos e workflows, comunicação e armazenamento digital centralizado, além de integrações com provedores de assinatura eletrônica e vários outros softwares.
Venha reduzir custos, aumentar a transparência, otimizar a gestão do tempo e a experiência dos seus clientes, isso tudo enquanto alcança suas metas ESG. Para saber mais, solicite uma demonstração aqui!
