Você já ouviu falar em conformidade regulatória? Esse termo abrange uma série de condutas que uma empresa precisa ter para se manter dentro das normas e leis estabelecidas e evitar riscos jurídicos e financeiros.
Mas não se trata apenas de estar atento às exigências legais. É preciso ter uma visão holística de todo o mercado e adotar uma nova governança corporativa que seja socialmente mais responsável.
Confira neste artigo tudo sobre compliance regulatório e qual o impacto da conformidade no negócio. Boa leitura!
A conformidade regulatória é o processo que garante que uma empresa segue as leis impostas para o seu tipo de negócio, dentro da localidade na qual ela está inserida. Em outras palavras, ela serve para prevenir, detectar e fiscalizar possíveis violações de leis e políticas pré-definidas.
Esse é um grande desafio sobretudo para médias e grandes empresas, que possuem diversos setores. Afinal, cada área tem as suas próprias regras e regulamentações. Por isso, a importância de ter um conhecimento completo sobre o que acontece em toda a organização.
Estar em dia com a legislação auxilia as empresas em seus processos internos, mas também a manter a conformidade regulatória, financeira e jurídica do negócio e evitar processos e multas.
Além disso, a empresa apresenta uma melhor organização e segurança de que tudo está dentro do esperado, especialmente quando ocorre uma auditoria de conformidade regulatória, por exemplo.
No entanto, existem alguns alguns riscos de não conformidade regulatória, que incluem:
As consequências são negativas, mas a empresa pode se precaver ao conhecer as normas e regulamentos que servirão de base para as suas atividades.
Para que você mantenha as operações internas de forma segura, é importante estar atento à conformidade legal. Afinal, como você pôde perceber, o descumprimento das regras pode causar prejuízos que vão além do financeiro, afetando também a reputação da sua empresa. Conheça a seguir algumas das normas internacionais mais conhecidas!
A HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) é um conjunto de normas norte-americanas que tem servido de inspiração para instituições de saúde brasileiras.
O seu foco está na confidencialidade, integridade e disponibilidade de dados protegidos dentro da área da saúde, como informações de pacientes, prestadores de cuidados, planos de saúde, etc.
Ela se assemelha muito à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), mas sua aplicação é dentro do setor de saúde. Ou seja, conformidade regulatória e segurança da informação andam de mãos dadas quando o assunto é proteção de dados.
O PCI Compliance, também conhecido como PCI DSS é uma certificação de segurança internacional importante para empresas que atuam com o processamento, armazenamento e emissão de dados de cartões. Ela tem como objetivo proteger dados sensíveis de cartões, como nome, número, CVV, evitando assim fraudes, clonagem e uso indevido dessas informações.
Já a conformidade regulatória GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) é uma norma europeia que visa a privacidade e proteção de dados pessoais. O seu objetivo é proteger dados pessoais e dos direitos dos consumidores dentre os países da União Europeia.
Além disso, ela exige que as empresas se responsabilizem pela proteção dessas informações e que supervisionem a conformidade de acordo com as regras pré-estabelecidas.
Para atender aos requisitos de conformidade regulatória é fundamental promover uma mudança de pensamento onde todos estejam alinhados. Como muitos regulamentos são internacionais, é preciso:
Quando se trata de normas de conformidade para contratos no Brasil, não há como deixar de destacar a importância da LGPD (Lei nº 13.709/2018). Ela estabelece diretrizes para o tratamento de dados pessoais impactando diretamente como as empresas gerenciam contratos que envolvem informações de pessoas físicas, como clientes, colaboradores, fornecedores ou parceiros.
A gestão de contratos precisa estar alinhada à LGPD para garantir que a coleta, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais sejam feitos de forma legal, ética e segura.
No entanto, mesmo com a vigência da lei, ainda existem alguns desafios a serem superados dentro das organizações, como por exemplo:
Se você está vivendo esses desafios, é hora de fazer uma mudança de mindset e buscar novas estratégias de conformidade empresarial. Veja no tópico como a tecnologia pode ajudar a promover uma mudança cultural dentro da sua empresa.
Imagina uma empresa que precisa lidar com um grande volume de papéis, contratos e documentos diariamente. O tempo pode ser escasso, o que torna inviável realizar tarefas mais estratégicas e direcionadas ao crescimento empresarial.
Somado a isso, a quantidade de regulamentações, mudanças e atualizações nas leis pode aumentar a complexidade das operações, especialmente se a organização tiver muitos setores.
Diante de tantas questões, sistemas de gestão de contratos surgem como uma solução viável, pois eles podem transformar a forma como as empresas criam, gerenciam e distribuem esses documentos.
Ferramentas de gestão de conformidade podem ajudar a otimizar os processos e trazer mais segurança financeira e jurídica para negócios físicos e digitais. Conheça os principais benefícios desses sistemas:
Sistemas automatizados aumentam a eficiência dos fluxos de trabalho, reduzem as chances de erros e trazem mais confiança na geração dos arquivos, o que impacta diretamente na reputação da empresa.
Uma gestão eletrônica de documentos que inclui uma análise de dados detalhada pode ajudar na elaboração de relatórios e geração de insights que podem influenciar nas estratégias futuras.
O acompanhamento do ciclo de vida dos contratos pode revelar oportunidades de crescimento e identificar cláusulas que precisam de revisão e atualização.
Como você percebeu, soluções inteligentes de gestão de contratos podem otimizar a conformidade regulatória e trazer mais autonomia ao seu negócio. Elas não apenas ajudam a organizar e centralizar os seus documentos, como também permitem um gerenciamento mais detalhado das movimentações contratuais e atualizações da legislação.
Por isso, é importante contar com dispositivos confiáveis, que tragam mais controle e segurança nas atividades do dia a dia dentro da sua empresa. Esse é o caso do netLex, uma ferramenta robusta e completa, que oferece benefícios como:
Ainda tem dúvidas sobre como melhorar a gestão de contratos da sua empresa? Deixe seu comentário e entenda como a nossa solução pode melhorar a conformidade regulatória do seu negócio.