Quando o assunto é insumos hospitalares, o mais importante é evitar que falte o básico. Luvas cirúrgicas, agulhas hipodérmicas, álcool etílico, linha de sutura e muitos outros itens são essenciais para o atendimento cotidiano dos pacientes.
Também é preciso garantir os utensílios de uso menos frequente, mas mais específico. É o caso, por exemplo, dos procedimentos de intubação, ou ainda de órteses, próteses e materiais especiais (OPMEs).
Se a falta desses substratos é, em regra, um problema, o excesso também pode vir a ser.
Quando não há uma estrita correspondência entre a quantidade de itens adquirida e utilizada, o hospital precisará mobilizar uma estrutura de depósito em dimensão superior àquela correspondente às demandas da unidade. Os impactos disso são:
- Tornar mais complexa a gestão do espaço e a localização dos materiais;
- Agregar custos às operações, especialmente quando os insumos adquiridos demandarem armazenamento especial;
- Aumentar o risco de inutilização do item por perda do prazo de validade;
Encontrar o equilíbrio entre esses dois extremos passa, invariavelmente, por uma administração eficiente dos contratos de fornecimento na área da Saúde.
CLM: as vantagens do gerenciamento de fornecedores hospitalares
O Contract Lifecycle Management, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, é um conjunto de práticas de gerenciamento que visualiza de forma integrada o documento, desde sua elaboração até o seu cumprimento.
Nós explicamos essa abordagem em detalhes no texto: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa. Vale a pena conferir!
Somada à tecnologia, como no caso de softwares de CLM como o netLex, esse método torna a gestão dos contratos mais simples e segura. Disso decorrem três grandes vantagens:
- Acompanhamento do cumprimento das prestações
- Mapeamento dos riscos jurídicos e financeiros
- Integração de dados para análise
Entenda mais sobre cada uma dessas vantagens nos tópicos abaixo:
1. Acompanhamento do cumprimento das prestações
Não basta somente negociar o contrato e revisar as cláusulas contratuais da minuta do fornecedor. É indispensável assegurar que todas as obrigações assumidas no instrumento sejam devidamente cumpridas.
Disso depende todo o planejamento do hospital e, ao final, o próprio serviço prestado aos pacientes.
Alguns dos pontos de atenção mais críticos para gestão dos contratos com fornecedores são:
- Acompanhamento de prazos para ressuprimento;
- Indicação dos parâmetros para controle de qualidade dos itens fornecidos;
- Informações claras sobre estoque, inclusive condições de armazenamento para manutenção das propriedades do material;
No específico caso dos acordos de Turn Key (ou "entrega de chaves", em português) , nos quais o contratado fica obrigado pela prestação principal e também pelas obrigações acessórias, é importante acompanhar o cumprimento integral de tudo o que ficou acordado.
Então, se o objeto principal é o aluguel de uma máquina de ressonância magnética, por exemplo, é preciso verificar se o fornecedor também está entregando a bomba de injeção de contraste, aparelho de anestesia e de monitoramento dos sinais fisiológicos, estabilizador de tensão, hélio líquido para refrigeração e outros.
Um bom software de gerenciamento de documentos, como o netLex, permite a criação de alertas para acompanhamento dos prazos e exibe as informações relevantes em dashboard intuitivo e simplificado.
Assim, não é preciso consultar diretamente o contrato nem planilhas preenchidas manualmente para identificar essas informações. Todas elas ficam centralizadas na plataforma, acessíveis aos colaboradores responsáveis pelo acompanhamento do cumprimento das prestações.
2. Mapeamento de riscos jurídicos e financeiros
No quesito mapeamento e gestão de riscos, três pontos merecem destaque:
- Alocação de responsabilidade em caso de dano decorrente do atraso ou do não fornecimento dos insumos adquiridos. Pode influenciar teses e estratégias judiciais do time do contencioso;
- Cláusulas de reajuste e suas respectivas periodicidades, para manutenção do equilíbrio contratual e do valor real das prestações;
- Multas e outras penalidades contratuais, que precisam ser de conhecimento do Financeiro, para serem objeto de provisionamento;
Como no tópico anterior, o netLex, em sua plataforma de CLM, disponibiliza esses dados em um dashboard simplificado, extraindo informações diretamente do contrato. Novamente, fica dispensada a consulta direta ao instrumento negocial, otimizando o tempo de análise e garantindo a confiabilidade das informações consideradas.
3. Integração de dados
Uma gestão coerente é aquela que toma decisões a partir de informações extraídas das próprias operações. Há pelo menos dois tipos de dados que podem ser extraídos dos contratos de fornecedores para oferecer valiosos subsídios para o gestor:
- Número de itens adquiridos e recebidos: Quando integrado com a informação sobre os materiais efetivamente consumidos, dá a base para a atuação do setor de suprimentos do hospital;
- Avaliação da performance do fornecedor: Construída a partir da verificação da qualidade das entregas, permite que, em contratações futuras, somente os melhores parceiros comerciais sejam considerados.
Com um software de CLM é possível extrair dados para subsidiar essa avaliação. Como a fonte direta das informações está no documento contratual e a análise dos fornecedores também é conduzida dentro da plataforma, é simples compilar esses inputs para análise e geração de inteligência.
Essas são algumas das formas para se alcançar o equilíbrio entre oferta e demanda. Assim, se assegura o melhor tratamento possível aos pacientes, ao mesmo tempo em que se otimiza o uso dos recursos da unidade.
O melhor da tecnologia também na gestão de contratos
O setor médico é um polo de desenvolvimento tecnológico. Cientistas ao redor do mundo se dedicam a pesquisar as soluções menos invasivas, ao menor custo possível e com os melhores resultados. Tudo com o objetivo de promover a saúde dos pacientes.
Porém, um hospital também precisa investir na gestão dos seus procedimentos administrativos para otimizar os custos e garantir que todos os insumos necessários estejam disponíveis para os tratamentos.
O netLex, como software de gestão de contratos, é uma solução tecnológica para hospitais e demais instituições de saúde que buscam conciliar a excelência na prestação de serviços à eficiência no gerenciamento de fornecedores.
Para ver na prática essas e muitas outras vantagens do netLex, converse com nossos especialistas!
