Quando se fala em suprimentos hospitalares, o maior desafio é garantir que não falte o essencial, como luvas, agulhas, álcool ou fios de sutura, sem correr o risco de excesso.
Também é preciso controlar a entrada de itens mais específicos, como materiais para intubação ou OPMEs (órteses, próteses e materiais especiais), que exigem planejamento ainda mais criterioso.
A falta desses insumos compromete diretamente o atendimento e o risco de vida de outras pessoas. Por outro lado, o excesso gera desperdício, ocupa espaço desnecessário e eleva os custos com armazenamento, especialmente quando envolve materiais com validade curta ou exigências especiais.
Encontrar este equilíbrio depende de uma gestão eficiente dos contratos com fornecedores hospitalares, com controle sobre prazos, quantidades e condições. É aqui que soluções de CLM hospitalar ganham protagonismo, conectando a área da saúde à performance contratual com mais segurança e previsibilidade.
Ao longo dessa leitura, confira os tópicos que iremos discutir:
Como fazer uma boa administração hospitalar?
Uma administração hospitalar eficiente é essencial para garantir o funcionamento contínuo das unidades de saúde, a qualidade no atendimento e a sustentabilidade financeira da operação.
Diferente de outros setores, o ambiente hospitalar exige decisões rápidas, estruturadas e baseadas em dados, e isso só é possível quando a gestão é estratégica e integrada.
A atuação da equipe administrativa deve ir além do controle de estoque ou da alocação de pessoal. Ela deve estar alinhada com práticas de governança, controle de processos e acompanhamento de desempenho contratual, especialmente na relação com fornecedores hospitalares. Nesse ponto, a parceria com o setor jurídico se torna indispensável.
É o jurídico que garante que todos os contratos com fornecedores estejam claros, válidos e preparados para evitar litígios, atrasos ou prejuízos por descumprimentos.
Cláusulas sobre prazo de entrega, obrigações de qualidade, responsabilidade por falhas e penalidades devem ser definidas com precisão para proteger o hospital e garantir a continuidade dos serviços.
Ferramentas de CLM para saúde também cumprem um papel estratégico. Elas organizam os contratos, automatizam prazos, alertas e renovações, e permitem extrair dados valiosos para decisões administrativas mais inteligentes, como controlar melhor os ciclos de compra, evitar perdas por vencimento de insumos ou otimizar custos de armazenamento.
Em resumo, administrar bem um hospital é também saber gerir riscos e contratos. E essa eficiência nasce da conexão entre equipes administrativas, jurídicas e ferramentas tecnológicas que garantem controle, transparência e foco no cuidado com o paciente.
Quais são as etapas do processo de avaliação de fornecedor hospitalar?
Avaliar corretamente um fornecedor hospitalar é um passo fundamental para garantir a qualidade dos serviços de saúde, a segurança dos pacientes e a eficiência administrativa da instituição.
O processo deve ser criterioso, envolvendo não apenas aspectos técnicos e comerciais, mas também jurídicos, contratuais e regulatórios.
A seguir, veja as principais etapas:
1. Levantamento de necessidades e critérios de avaliação
O primeiro passo é a definição clara do que será adquirido e quais requisitos o fornecedor deve atender, como licenças sanitárias, registros na Anvisa, capacidade de entrega e atendimento a normas de qualidade.
2. Coleta de informações e documentação
A empresa candidata deve apresentar certidões negativas, comprovação de regularidade fiscal, políticas de compliance, histórico de mercado e documentação técnica dos produtos ou serviços oferecidos.
3. Análise jurídica e contratual
O setor jurídico entra com a análise de riscos: verifica a estrutura do contrato proposto, avalia cláusulas críticas (como garantias, prazos, penalidades, confidencialidade e compliance) e valida se a relação está protegida contra possíveis litígios.
Leia mais em “Como construir cláusulas para contratos de fornecedores”.
4. Validação técnica e comercial
Profissionais da área de suprimentos ou saúde avaliam a adequação dos produtos e serviços às necessidades da instituição, testam amostras (quando aplicável) e analisam condições comerciais como prazo de entrega, preço e suporte.
5. Aprovação e homologação do fornecedor
Após a validação de todos os critérios, o fornecedor é aprovado e formalmente homologado no sistema da instituição. Essa etapa deve envolver a assinatura de um contrato padronizado, acompanhado por um fluxo de gestão com apoio de um CLM hospitalar.
6. Monitoramento contínuo de desempenho
A avaliação de fornecedor não termina na contratação. É preciso acompanhar a entrega, a qualidade dos produtos/serviços e o cumprimento das cláusulas contratuais, usando indicadores claros. Isso evita surpresas e garante mais controle ao longo da parceria.
Realizar um processo estruturado de avaliação reduz riscos, melhora o uso dos recursos e fortalece a rede de fornecimento, algo essencial para manter o hospital funcionando de forma segura e sustentável.
Como um CLM pode ajudar no gerenciamento de fornecedores hospitalares
O Contract Lifecycle Management, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, é um conjunto de práticas de gerenciamento que visualiza de forma integrada o documento, desde sua elaboração até o seu cumprimento.
Somada à tecnologia, como no caso de softwares de CLM como o netLex, esse método torna a gestão dos contratos mais simples e segura. Disso decorrem três grandes vantagens:
- Acompanhamento do cumprimento das prestações;
- Mapeamento dos riscos jurídicos e financeiros;
- Integração de dados para análise.
Como melhorar o processo de contratação e gestão de novos fornecedores hospitalares?
Melhorar o processo de contratação e gestão de fornecedores hospitalares vai além de negociar bons preços. É preciso garantir que os contratos sejam cumpridos, que os riscos estejam mapeados e que as decisões sejam orientadas por dados confiáveis.
A seguir, destacamos três pontos essenciais para tornar esse processo mais eficiente e seguro.
1. Acompanhamento do cumprimento das prestações
Não basta somente negociar o contrato e revisar as cláusulas contratuais da minuta do fornecedor. É indispensável assegurar que todas as obrigações assumidas no instrumento sejam devidamente cumpridas.
Disso depende todo o planejamento do hospital e, ao final, o próprio serviço prestado aos pacientes.
Alguns dos pontos de atenção mais críticos para gestão dos contratos com fornecedores são:
- Acompanhamento de prazos para ressuprimento;
- Indicação dos parâmetros para controle de qualidade dos itens fornecidos;
- Informações claras sobre estoque, inclusive condições de armazenamento para manutenção das propriedades do material.
No específico caso dos acordos de Turn Key (ou "entrega de chaves", em português), nos quais o contratado fica obrigado pela prestação principal e também pelas obrigações acessórias, é importante acompanhar o cumprimento integral de tudo o que ficou acordado.
Então, se o objeto principal é o aluguel de uma máquina de ressonância magnética, por exemplo, é preciso verificar se o fornecedor também está entregando a bomba de injeção de contraste, aparelho de anestesia e de monitoramento dos sinais fisiológicos, estabilizador de tensão, hélio líquido para refrigeração e outros.
Um bom software de gerenciamento de documentos, como o netLex, permite a criação de alertas para acompanhamento dos prazos e exibe as informações relevantes em dashboard intuitivo e simplificado.
Assim, não é preciso consultar diretamente o contrato nem planilhas preenchidas manualmente para identificar essas informações. Todas elas ficam centralizadas na plataforma, acessíveis aos colaboradores responsáveis pelo acompanhamento do cumprimento das prestações.
Saiba mais em “Gestão eletrônica de documentos: como simplificar e organizar arquivos”.
2. Mapeamento de riscos jurídicos e financeiros
No quesito mapeamento e gestão de riscos, três pontos merecem destaque:
- Alocação de responsabilidade em caso de dano decorrente do atraso ou do não fornecimento dos insumos adquiridos. Pode influenciar teses e estratégias judiciais do time do contencioso;
- Cláusulas de reajuste e suas respectivas periodicidades, para manutenção do equilíbrio contratual e do valor real das prestações;
- Multas e outras penalidades contratuais, que precisam ser de conhecimento do Financeiro, para serem objeto de provisionamento.
Como no tópico anterior, o netLex, em sua plataforma de CLM, disponibiliza esses dados em um dashboard simplificado, extraindo informações diretamente do contrato.
Novamente, fica dispensada a consulta direta ao instrumento negocial, otimizando o tempo de análise e garantindo a confiabilidade das informações consideradas.
3. Integração de dados
Uma gestão coerente é aquela que toma decisões a partir de informações extraídas das próprias operações. Há pelo menos dois tipos de dados que podem ser extraídos dos contratos de fornecedores para oferecer valiosos subsídios para o gestor:
- Número de itens adquiridos e recebidos: quando integrado com a informação sobre os materiais efetivamente consumidos, dá a base para a atuação do setor de suprimentos do hospital;
- Avaliação da performance do fornecedor: construída a partir da verificação da qualidade das entregas, permite que, em contratações futuras, somente os melhores parceiros comerciais sejam considerados.
Com um software de CLM para hospitais é possível extrair dados para subsidiar essa avaliação. Como a fonte direta das informações está no documento contratual e a análise dos fornecedores também é conduzida dentro da plataforma, é simples compilar esses inputs para análise e geração de inteligência.
Essas são algumas das formas para se alcançar o equilíbrio entre oferta e demanda. Assim, se assegura o melhor tratamento possível aos pacientes, ao mesmo tempo em que se otimiza o uso dos recursos da unidade.
Faça uma boa gestão administrativa hospitalar com mais eficiência na gestão de contratos de fornecedores de saúde
O setor médico é um polo de desenvolvimento tecnológico. Cientistas ao redor do mundo se dedicam a pesquisar as soluções menos invasivas, ao menor custo possível e com os melhores resultados. Tudo com o objetivo de promover a saúde dos pacientes.
Porém, um hospital também precisa investir na gestão dos seus procedimentos administrativos para otimizar os custos e garantir que todos os insumos necessários estejam disponíveis para os tratamentos.
O netLex, como software de gestão de contratos, é uma solução tecnológica para hospitais e demais instituições de saúde que buscam conciliar a excelência na prestação de serviços à eficiência no gerenciamento de fornecedores.
Para ver na prática essas e muitas outras vantagens do netLex, converse com nossos especialistas!
