Na onda da revolução digital, fala-se cada vez mais na necessidade de automatizar documentos. Porém, é importante perguntar: o que é, afinal, automatização?
Essa palavra é central no movimento que busca otimizar as operações de empresas a partir da adoção de tecnologia. A proposta é reduzir ao máximo a elaboração manual de documentos, direcionando esforços para atividades que geram mais valor para a companhia.
Por isso, quem quer investir nessas inovações precisa ter, desde o início, uma visão clara sobre:
Veja mais sobre cada um desses pontos e entenda como colocar a elaboração automatizada de documentos na rotina da sua empresa.
Automatização de documentos é usar ferramentas tecnológicas para criar arquivos com pouca ou nenhuma intervenção humana. O objetivo da automatização é utilizar a tecnologia para reduzir a quantidade de trabalho humano demandado para o desempenho de uma determinada atividade.
Em linhas gerais, existem dois componentes básicos para que a automatização funcione:
Para entender melhor, veja o exemplo de como ficaria um contrato preparado para automatização:
Já o que está escrito em preto é construído em linguagem natural e compõe a parte "fixa" do conteúdo do modelo.
Como você já viu, a automatização dos documentos utiliza ferramentas tecnológicas para elaborar arquivos de todos os tipos. Para colocar essa funcionalidade na prática são necessárias quatro etapas principais.
Veja cada uma delas abaixo:
A primeira etapa da automatização de documentos envolve a reunião do seu time para elaboração de uma minuta padrão.
Esse arquivo vai conter as melhores e mais atualizadas cláusulas em cada tipo de documento. Essa etapa é fundamental para padronizar a observância de regras de compliance e da matriz de risco estabelecida pela empresa.
Após essa fase de elaboração e análise, passa-se à efetiva automatização do documento.
Em seguida, os automatizadores vão acessar a minuta padrão e, junto da empresa, classificar as informações a partir de dois tipos principais:
Assim, trabalhando sobre a minuta padrão, o automatizador marca o que é fixo e o que é variável de forma que o sistema compreenda como construir o documento. A diferenciação entre esses dois tipos de dados permite que o conteúdo padronizado esteja presente em todos os arquivos, ao mesmo tempo em que se acomoda as variações que individualizam cada um deles.
A partir da automatização da minuta padrão é possível elaborar quantos documentos daquele tipo forem necessários. Todas as informações classificadas como variáveis serão transformadas em perguntas a serem respondidas a partir de um questionário simples e intuitivo.
Assim, se uma das variáveis era, por exemplo, a data de pagamento de uma determinada parcela de um contrato, aparecerá na tela do colaborador um espaço para que ele inclua essa informação específica.
Esses dados serão automaticamente colocados no documento, junto dos que tinham sido classificados como fixos no momento da automatização. É possível fazer essa inclusão mesmo no meio de frases, preservando a redação e formatação de cada tópico do arquivo.
Isso gera vantagens consideráveis, como:
Respondendo ao questionário, são oferecidas todas as informações necessárias para preencher as variáveis e o documento vai sendo formado sem qualquer outro trabalho do colaborador.
Mesmo considerando a divisão do conteúdo entre aquele fixo e variável, é possível que existam questões que dependem de uma avaliação contextual específica, de forma que não podem ser automatizadas ainda.
Um exemplo desse tipo de conteúdo são as condições que tenham sido negociadas exclusivamente para um determinado contrato. A princípio, elas não poderiam ser antecipadas na automatização, pois, sendo muito circunstanciais, não haveria padrão para orientar os automatizadores.
Nesse ponto entra o diferencial de plataformas para gestão de documentos como o netLex.
Para além de incluir informações via questionário, o usuário também pode ser autorizado a modificar o texto do arquivo diretamente dentro do sistema. Nessa hipótese, abre-se um editor que permite a alteração do texto conforme as necessidades daquele caso específico.
Quando essas edições forem feitas, é possível enviar o documento final para revisão pelo supervisor da área, pelo Jurídico ou até mesmo pelo time de Compliance. Isso garante as vantagens da automatização ao mesmo tempo em que mantém a visibilidade da empresa sobre essas negociações em concreto.
Seguindo essas quatro etapas, sua empresa contará com a possibilidade de elaborar documentos de forma automatizada. Isso agrega para as suas operações diversas vantagens. Veja algumas delas a seguir:
A Revolução Digital veio para ficar e uma de suas principais bandeiras é a de reduzir a elaboração manual de documentos. Isso se explica na medida em que manter essa prática tradicional gera custos e riscos ao negócio.
Por isso, a automatização dos documentos, que utiliza o poder de processamento da tecnologia para reduzir a quantidade de trabalho humano envolvido na elaboração desses textos, tem ganhado cada vez mais espaço em empresas de todos os ramos do mercado.
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