Se você chegou até este texto, provavelmente seu objetivo é escolher um bom software de Contract Lifecycle Management - CLM para a sua empresa. É, afinal, o que todos os gestores buscam, já que se trata de um investimento importante, com impacto substancial sobre as operações e no dia-a-dia do time. Uma implementação de sucesso promove uma série de benefícios, enquanto o insucesso adiciona tensão aos processos e gera ineficiência.
Então, o software deve ser analisado com cuidado, seus prós e contras avaliados no detalhe e as aplicações práticas à rotina de trabalho concretamente visualizadas.
Em geral, uma plataforma de CLM devem absorver pelo menos as sete etapas da gestão de contratos, que incluem: Solicitação, Criação, Negociação, Revisão e Aprovação, Assinatura, Gestão das Obrigações e Inteligência. Um gestor diligente vai avaliar como as operações de cada área serão conduzidas dentro dos softwares analisados, e isso já mobiliza grandes esforços.
Enquanto essas análises são conduzidas, alguns detalhes importantes podem acabar sendo esquecidos. Eles são, no entanto, determinantes do sucesso na implementação do software escolhido.
Para te ajudar a lembrar de todos os pontos importantes, aqui estão quatro perguntas para você se fazer antes de escolher um software de CLM.
1. Você sabe como seus parceiros comerciais são engajados no fluxo de negociação e assinatura dos contratos?
A natureza bilateral dos contratos faz com que uma plataforma de CLM necessariamente envolva agentes externos na etapa de negociação e assinatura. Como parcerias comerciais sólidas e confiáveis são um verdadeiro ativo da empresa, a escolha do software para gestão dos contratos deve considerar a experiência da contraparte na utilização da plataforma.
Você sabe como o agente externo terá acesso ao texto do contrato, quais poderes de edição ele poderá ter, quais são as formas de interação via plataforma e como todas as informações trocadas serão armazenadas e disponibilizadas? Esses são pontos iniciais que podem ser úteis para a seleção de um software que promova parcerias de sucesso.
2. Você sabe em quais sistemas operacionais o software pode ser executado?
O sistema operacional é o conjunto de programas que intermediam usuário e computador. Exemplos de sistemas incluem macOs e iOS, da Apple; Windows, da Microsoft; Android OS, da Google; e Linux. É importante assegurar que o software que você está considerando é compatível com o sistema operacional com o qual sua empresa trabalha.
Os colaboradores estão acostumados com o sistema que eles já utilizam, e uma mudança abrupta gera não só custos adicionais, mas também resistência dos funcionários, prejudicando, ao final, a própria adoção do software de CLM. Por isso, saber de início em quais sistemas operacionais o software pode ser executado é determinante para o sucesso da implantação.
3. Você compreende as possibilidades de integração do software com outras plataformas?
Quanto mais especializada a solução que você busca, mais provável será que ela não vai contemplar todas as necessidades da sua operação. Um software de CLM pode entregar uma gestão bem estruturada de todas as etapas da vida de um contrato, mas pode não oferecer um sistema de assinatura digital próprio, por exemplo. Para mais, é possível que a sua empresa já utilize outras plataformas, até mesmo uma desenvolvida exclusivamente para suas atividades.
Integração vai ser a chave para garantir um fluxo de trabalho fluido. Idealmente, deve haver comunicação entre as plataformas que a sua empresa utiliza, para que informações inseridas em uma delas possam ser direcionadas para a outra, evitando retrabalho e erros na transposição. Modelos de segurança e privacidade também devem estar alinhados, para garantir que os dados sejam igualmente protegidos em todos os sistemas.
4. Você conversou sobre o treinamento do time?
E, como bônus, outro ponto importante para se levar em consideração: você acha que esse software é realmente intuitivo?
Se você participou de todas as rodadas de demonstração do programa, provavelmente viu como ele funciona, e teve a oportunidade de interagir diretamente com os vendedores para resolver dúvidas sobre as funcionalidades. Mas nem todos os colaboradores terão essa mesma oportunidade. Um software intuitivo e um bom treinamento serão fatores determinantes para o sucesso, ou fracasso, do software de CLM selecionado.
Por isso, é importante considerar como o time será treinado, quanto tempo e quais recursos serão disponibilizados pela empresa contratada para esse propósito, qual estrutura será necessária e assim por diante. Ademais, se o software for realmente intuitivo e desenvolvido com objetivo de proporcionar a melhor experiência ao usuário, um treinamento simples será suficiente para garantir que o time se familiarize com a aplicação do novo instrumento à sua rotina.
Tomando decisões bem informadas
Se as respostas a essas perguntas ainda não estiverem claras, vale a pena retornar à fase de análise para não restar nenhuma dúvida.
Existem diversos aspectos importantes da aplicação de um software de CLM às operações da sua empresa. Considerando a relevância do investimento, é vital estabelecer uma comunicação direta e transparente durante as negociações, para garantir que todos os detalhes sejam apropriadamente observados.
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