Acessibilidade

AA

Por que um software de CLM deveria estar no centro da sua estratégia de inovação

Uma ferramenta como o netLex pode trazer mais agilidade, segurança e integração para sua organização

A

Tão importante quanto a execução das atividades cotidianas da empresa é a reflexão sobre formas de aprimorar essas rotinas. Muitas vezes, no entanto, os times não percebem que poderiam cumprir suas tarefas de forma mais eficiente, ou, quando percebem, não têm tempo para buscar soluções inovadoras.

Uma pesquisa conduzida pela consultoria McKinsey identificou que, enquanto 84% dos CEOs entrevistados acreditavam que inovação era um fato crítico para o crescimento da empresa, apenas 9% deles estavam satisfeitos com a performance da corporação nesse requisito.

É justamente nesse ponto que entram os departamentos de inovação.Especialmente bem posicionados, esses setores olham, ao mesmo tempo, para dentro da empresa, prospectando desafios, e para fora dela, procurando soluções incrementais ou disruptivas no mercado. Funcionam, no final das contas, como oxigenadores do modelo de negócios, ajudando a selecionar e implantar, de forma estratégica e metrificada, as inovações que melhor atendam às necessidades da companhia.

Dentre todas as possíveis intervenções do departamento de inovação, a mais eficiente será, certamente, aquela que atua sobre desafios que transpassam a empresa como um todo, e o melhor exemplo é a gestão dos contratos.

Contratos por toda parte

Não é porque contratos são instrumentos jurídicos que a sua gestão fica restrita ao trabalho dos advogados.

Os contratos são a unidade básica necessária para a interação da empresa com agentes que, a princípio, são externos a ela. Esses documentos constituem a corporação, conectam a ela todos os seus colaboradores, formam integralmente o seu patrimônio e promovem as suas interações com clientes e com o mercado em geral.

E esses mesmos documentos, que estabelecem essa ponte entre empresa e a sociedade, os funcionários e o mercado, também funcionam como articuladores das diversas áreas e setores dentro da corporação.

Um único contrato de compra de insumos para produção, por exemplo, vai surgir a partir de um pedido pelo setor de Operações, vai ser negociado pela área de Suprimentos, revisado pelo Jurídico e autorizado pelo Financeiro. E todas essas áreas precisam trabalhar de forma eficiente para assegurar o resultado almejado com a contratação.

Veja mais sobre o poder articulador dos contratos em:O valor das conexões: contratos como articuladores entre áreas da empresa

Contratos são, portanto, documentos que atravessam a organização da empresa, passando por seus diversos departamentos internos, até atingir a esfera externa à companhia, para estabelecer relações jurídicas mutuamente vantajosas com agentes do mercado.

Sintomas e efeitos de uma gestão ineficiente de contratos

Documentos assim tão essenciais para a empresa precisam ser geridos da melhor forma possível, até porque as consequências de uma administração insuficiente prejudicam o trabalho, a relação entre departamentos e até a motivação dos funcionários.

Separamos três dos problemas mais comuns envolvidos na gestão de contratos, seus respectivos sintomas e efeitos para a empresa como um todo. Esses são somente alguns dos pontos aos quais um departamento de inovação deve ficar atento.

1. Ineficiência na elaboração e revisão dos contratos

Sintomas:

  • Quando elaborar um contrato significa apenas pegar um documento anterior, retirar os dados referentes àquela transação e substituí-los pelas informações do novo acordo, de forma manual e sem padronização
  • Já revisar um contrato significa “passar os olhos” no documento, para garantir que todas as cláusulas necessárias estejam presentes e com a redação mais adequada, também de forma manual e muito repetitiva;

Efeitos:

  • Gera risco de que alguma informação referente ao documento anterior permaneça no atual, prejudicando a sua validade jurídica. Imagine, por exemplo, se consta do contrato o nome de uma empresa, mas o CNPJ e o endereço são de outra.
  • Gera risco de falha humana na revisão, deixando passar alguma cláusula importante ou utilizando redação desatualizada;
  • Aumenta o tempo de elaboração e revisão com um trabalho pouco intelectual, o que pode desestimular os advogados do time;s

2. Falta de visibilidade sobre o status do documento em uma determinada área

Sintomas:

  • Um funcionário da área solicitante precisa procurar saber sobre o status de cada documento pessoalmente;
  • A comunicação entre áreas é difusa, feita por e-mail, aplicativo de conversa, ou até mesmo pessoalmente;
  • O funcionário da área solicitada precisa parar seu trabalho de análise para responder às perguntas da área solicitante.

Efeito:

  • Gera atrito entre os setores, já que o funcionário do departamento solicitante tem a impressão de que está sempre “incomodando” o da área solicitada, que, por sua vez, também lhe parece cada vez menos eficiente.
  • Gera ineficiência no trabalho, já que o funcionário da área solicitada fica ansioso para responder às comunicações, e tem a impressão de que precisa decidir entre analisar o documento ou responder as perguntas sobre o arquivo;

3. Gestão descentralizada e não padronizada de dados

Sintomas:

  • Cada departamento reúne dados importantes em uma planilha (ex. Nome das partes, valor do contrato, prazo de cumprimento), mas, às vezes, diferentes áreas mantêm diversas planilhas com as mesmas informações (ex. Valor do contrato é importante para Vendas, para o Jurídico e para o Financeiro).
  • Essas planilhas são formadas a partir da extração manual de dados pelos colaboradores daquele setor;
  • As planilhas contêm dados iguais em formatos diferentes, ou falta alguma informação;
  • Quem usa essas bases de dados frequentemente tem dúvida se aquela informação está correta, e precisa recorrer ao documento original para conferir;

Efeitos:

  • Gera trabalho inútil, pois os mesmos dados estão sendo compilados em mais de uma planilha, por mais de um departamento;
  • Dentro dessa atividade que já não gera valor para a empresa, também implica retrabalho, na medida em que os colaboradores não só têm que preencher as informações mas também sentem a necessidade de constantemente conferi-las;
  • Há, ainda, o risco de que algum departamento trabalhe com dados desatualizados/errados, o que pode repercutir na tomada de decisões estratégicas.

Veja mais sobre esses e outros problemas de uma gestão ineficiente de contratos em: Top 6 ineficiências mais comuns na gestão de contratos e como resolvê-las

Se você já identificou esses problemas, ou já percebeu algum desses sintomas, a solução que seu time de Inovação precisa prospectar está nos softwares de Contract Lifecycle Management - CLM.

netLex: o software de CLM indispensável para sua estratégia de inovação

Contract Lifecycle Management, ou CLM, é uma abordagem da gestão dos contratos que reconhece o papel que esses documentos podem ter na promoção de uma articulação mais eficiente para a empresa como um todo.

A proposta é gerir os contratos considerando a integralidade dos seus ciclos de vida, passando por todas as suas etapas, desde a formação do negócio até o cumprimento das obrigações. Isso tudo sem desconsiderar a extração e análise de dados para geração de inteligência.

Entenda mais sobre o CLM aqui: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa

Somada à tecnologia, essa abordagem apresenta soluções concretas para empresas que buscam resolver ineficiências e alcançarem cada vez mais sucesso.

O netLex é uma plataforma SaaS que concilia tecnologia de ponta com conhecimento prático sobre gestão de contratos e cobre todas as etapas do CLM dentro de uma só ferramenta. A proposta é tornar a administração dos documentos da sua empresa mais simples e segura, e esse resultado é alcançado a partir de diversas funcionalidades inovadoras.

Usando o netLex, nossos clientes alcançaram resultados extraordinários:

Isso tudo foi possível através de algumas funcionalidades chave da plataforma. Nós separamos quatro delas para ilustrar as tecnologias que um bom software de CLM pode trazer para a sua empresa.

1. Automação: simplifique a elaboração e revisão dos seus documentos

 

Com o netLex, a tarefa de elaborar e revisar documentos fica muito mais eficiente e intuitiva. Todos os contratos são formados a partir de questionários simplificados, que permitem aos colaboradores coletar todas as informações necessárias com mais velocidade e assertividade.

No back-end, esses dados são compilados em arquivos automatizados, construídos a partir dos modelos mais completos e atualizados da empresa. Assim, o revisor pode ter certeza que todas as cláusulas importantes foram incluídas, e pode focar nos aspectos estratégicos daquele negócio.

2. LexIn: ganhe autonomia para automatizar seus documentos com um plug-in exclusivo

O netLex desenvolveu o LexIn, um exclusivo plug-in do MS Word que permite que os usuários automatizem seus próprios documentos. As equipes dos nossos clientes são treinadas para operar essa aplicação, e os resultados têm sido excelentes.

Com ele, é possível manter a autonomia da empresa, conferindo liberdade criativa e agilidade aotime do Jurídico, ao mesmo tempo em que se assegura todas as vantagens da padronização oferecidas pela automação de documentos.

3. Workflow: tenha visibilidade e previsibilidade sobre os procedimentos da sua empresa

O netLex também permite que todas as regras sobre os fluxos de trabalho da sua empresa sejam observados by default. Isso reduz consideravelmente o risco de erros no procedimento, já que a observância de todas as etapas, atribuições e normas de compliance podem ser pré-programadas na própria plataforma.

Além disso, é possível configurar as autorizações de acesso de cada perfil de usuário, de forma a garantir que todos tenham acesso somente às informações necessárias sobre os documentos e seus prazos de análise, eliminando a necessidade de comunicação pessoal e reduzindo atrito entre os departamentos.

4. Scripts: compile dados automaticamente

A vantagem de elaborar documentos de forma automatizada é que as variáveis nomeadas no LexIn podem ser posteriormente extraídas e compiladas, via script, em planilhas unificadas e confiáveis. Além dos contratos em si, também é possível identificar, nos próprios workflows, informações importantes para gestão, como cumprimento de prazos e número de demandas por responsável.

Dessa forma, seu time não precisa mais analisar e extrair informações diretamente dos documentos, e nem precisa conferir se aqueles dados estão corretos todas as vezes que forem necessários.

Coloque o netLex no centro da sua estratégia de inovação

Contratos são instrumentos essenciais para a empresa, atravessando todos os seus departamentos e estabelecendo vínculos com colaboradores, fornecedores e clientes. Não é exagero afirmar que o sucesso de uma companhia no mercado depende de uma gestão eficiente desses documentos.

Por isso, sua estratégia de inovação precisa estar especialmente atenta aos problemas que se manifestam nessa seara. Eles têm sintomas e efeitos específicos, que envolvem atrito entre departamentos, trabalho demorado, ineficiente ou até mesmo desnecessário.

O netLex, como plataforma de CLM, oferece soluções tecnológicas e inovadoras que enfrentam esses problemas, potencializando a eficiência e autonomia das equipes da sua empresa.

Se esses são problemas que você já identificou, clique no botão abaixo para conversar com nossos especialistas, e entenda mais sobre como o netLex pode contribuir para sua estratégia de inovação.
Clique aqui!