Melhores práticas da gestão de fornecedores: três pontos para afiar sua base de dados

O sucesso das empresas está diretamente ligado à qualidade dos seus fornecedores.

Boas contratações colocam à disposição do seu time matérias primas e ferramentas da melhor qualidade, aprimorando não só o produto ou serviço final, mas também os fluxos internos da companhia. Fornecedores ruins, noutro lado, prejudicam a performance dos seus colaboradores, reduzem o valor gerado pelo seu produto ou serviço no mercado, além de agregar riscos às suas operações.

Uma forma de assegurar-se de que a sua empresa está fazendo boas contratações é estruturar uma base de dados completa para gerir os fornecedores de forma mais eficiente possível.

Nesse texto você vai entender três das melhores práticas para realizar esse objetivo e, ao final, vai conhecer uma forma eficaz de incorporar, de uma só vez, todas elas aos fluxos de trabalho da sua companhia.

Base de dados: o segredo da gestão de fornecedores eficiente

Um dos pilares da boa gestão de fornecedores é contar com dados sobre cada potencial contratação. Essas informações são variadas, e podem incluir:

• Dados cadastrais básicos;
• Informações sobre os produtos ou serviços comercializados pelo fornecedor que sejam de interesse da empresa;
• Anotações sobre a performance em contratações prévias daquele fornecedor, especialmente em relação ao cumprimento de prazos e qualidade das entregas;
• Dados sobre certificações e outras precauções de segurança da informação e compliance;

Cada uma dessas referências pode ter múltiplas fontes. Algumas delas são internas à própria empresa, como as anotações sobre a performance em contratações prévias, e outras são externas, coletadas diretamente do fornecedor.

Por isso, é frequente que esses dados estejam dispersos em uma série de arquivos, preenchidos manualmente e sem um controle ou histórico de alterações claro.

Assim, uma boa prática na gestão de fornecedores é a elaboração de uma base de dados que seja: unificada, confiável e atualizada. Veja a explicação de cada uma dessas características a seguir:

1. Unificação

A unificação das bases de dados coloca à disposição do time de vendas todas as informações que podem ser necessárias para conduzir, por exemplo, uma análise de fornecedores.

Isso traz vantagens como:

• Evita redundância: a unificação afasta a possibilidade de que mais de uma base contenha as mesmas categorias de informações sobre os mesmos fornecedores;
• Simplifica a localização de informações: como todos os dados são unificados, só pode haver uma fonte para análise, eliminando dúvidas e simplificando a localização de dados.

Mas quando se coloca a unificação dos arquivos como uma boa prática, é importante ter em mente também que a visualização das informações influencia na eficiência da sua análise.

Ao invés de uma planilha com centenas de linhas e colunas preenchidas, dê preferência a layouts simplificados, responsivos e intuitivos para exposição das informações.

2. Confiabilidade

Pouco adianta unificar a base de dados se não se pode afirmar com certeza que todas aquelas informações estão corretas.

A confiabilidade dos dados depende de fatores como:

• Automatização: todas as vezes que um colaborador precisa transportar um dado de uma base para outra, dando entrada manual na informação, é possível que ocorra um erro humano. Assim, é preciso garantir que o input de dados ocorra da forma mais automatizada possível para promover maior confiabilidade;
• Controle do poder de alteração dos dados: É necessário assegurar que, uma vez inserido o dado na base, as modificações sejam excepcionais e imediatamente comunicadas ao setor de análise de fornecedores. Isso garante que alterações não passem despercebidas, afastando dúvidas sobre a coerência entre o dado visualizado e o input inicialmente inserido na base.

Isso reduz o risco de decisões tomadas a partir de informações incorretas, conferindo maior tranquilidade aos colaboradores para análise das possíveis contratações.

Se você quer melhorar a gestão de riscos na seleção de fornecedores, veja mais em: Três fontes de risco na gestão de fornecedores que você deve eliminar de uma vez por todas

3. Atualização

Por fim, além de ser unificada e confiável, a base de dados precisa ser atualizada. Algumas boas práticas nesse sentido incluem:

• Instituição de revisões periódicas, como preenchimento anual de formulários de segurança da informação e compliance, por exemplo;
• Possibilidade de atualização de informações diretamente pelo fornecedor, poupando trabalho dos seus colaboradores e reforçando a parceria entre as empresas;

Isso permite que os analistas sempre tenham as informações mais recentes sobre a performance daquele fornecedor, tanto nos contratos firmados com a empresa quanto no mercado em geral.

Como a atualização manual aumenta o risco de erro humano, é preciso assegurar-se também que a inclusão de novas informações na base de dados seja, preferencialmente, feita de forma automatizada.

netLex: todo o poder da tecnologia para afiar sua base de dados

A gestão dos fornecedores é uma atividade determinante para a eficiência das operações internas da empresa e para o bom posicionamento do seu próprio produto ou serviço no mercado. Assim, deve ser conduzida em alinhamento com as melhores práticas possíveis, inclusive no que diz respeito à formação das bases de dados.

A forma mais eficiente de assegurar que esses registros sejam unificados e que as informações nela contidas permaneçam confiáveis e atualizadas é utilizar plataformas tecnológicas como o netLex.

Com o nosso software, é possível formar uma base de dados para análise de fornecedores de forma simples e segura, implementando todas as melhores práticas indicadas neste artigo de forma eficiente e intuitiva.

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