Legal Ops: por que a sua estratégia está incompleta sem um (bom) software de CLM

Como o departamento Jurídico pode gerar os melhores resultados, ao menor custo possível para a empresa?

Essa pergunta traduz o chamado “more for less challenge”, um desafio de literalmente fazer mais com menos, que os advogados corporativos têm sido cada vez mais chamados a responder.

Por isso, um número crescente de negócios investem na área de Legal Operations, ou Legal Ops. Uma pesquisa conduzida pela Gartner identificou que, entre 2018 e 2020, houve um aumento de 76% no número de departamentos Jurídicos que contrataram gestores de Legal Operations.

Segundo a Corporate Legal Operations Consortium - CLOC, desses gestores são esperadas algumas competências centrais, que incluem o uso de tecnologia, planejamento estratégico, gestão de projetos e de conhecimento, geração de inteligência, entre outras. Essas são as ferramentas necessárias para enfrentar o desafio mencionado acima.

Um software de Contract Lifecycle Management - CLM é um poderoso aliado na aplicação dessas competências.

Como você vai ver neste texto, a estratégia de negócios de um setor de Legal Ops que não conte com um bom sistema de CLM está perdendo a oportunidade de implementar as boas práticas listadas pela CLOC da forma mais eficiente possível.

As vantagens do CLM para Legal Ops

A proposta dos sistemas de Contract Lifecycle Management, ou Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos, é incluir todas as etapas deste processo, desde a solicitação até a execução, em uma só plataforma. Ao fazê-lo, buscam engajar da forma mais eficiente, e em um mesmo fluxo de trabalho, cada agente ou departamento envolvido na realização daquele negócio, inclusive o setor Jurídico.

Entenda mais sobre softwares de CLM: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa

Assim, as articulações internas, entre os integrantes da área jurídica, e externas, entre o departamento e as demais áreas da empresa, podem ser administradas dentro do software de CLM.

Veja algumas das principais vantagens do CLM como ferramenta de gestão para Legal Ops:

1. Mais eficiência no planejamento dos workflows

Um software de CLM potencializa as possibilidades de planejamento e padronização das atividades do setor, o que é uma das competências centrais das áreas de Legal Operations, segundo a CLOC.Considerando que todos os workflows da área serão programados no sistema, o gestor pode alocar os recursos disponíveis da forma mais eficiente possível. Isso significa, por exemplo, que é possível:

Atribuir previamente as funções de elaboração, revisão e aprovação para cada tipo de documento, conferindo previsibilidade e padronização aos fluxos de trabalho;
Predeterminar, via questionário, quais informações os usuários iniciais devem preencher para subsidiar as atividades subsequentes na cadeia, dispensando retorno às etapas iniciais para complementação de dados;
Estabelecer prazos para realização de atividades, o que torna possível antecipar o tempo médio necessário para o desenvolvimento daquele workflow;

Entendendo ainda que, na prática, às vezes se torna necessário alterar algum dos fluxos programados, um bom sistema de CLM deixa margens para adaptações pelos usuários, que podem:

Modificar a responsabilidade pela atividade, para permitir a atuação colaborativa em algum documento específico;
Solicitar alteração no prazo, para os casos em que a complexidade da questão torne necessário um período maior para atuação, ou em que a urgência da situação demande a redução do SLA;

2. Maior visibilidade sobre cada etapa do fluxo

Um gestor de Legal Operations precisa não só planejar cada workflow em abstrato, mas também acompanhar a execução de cada etapa para garantir que aquela eficiência antecipada esteja se concretizando.

Um software de CLM confere essa visibilidade ao administrador, na medida em que ficam disponíveis na plataforma informações como:

Em qual etapa o processo se encontra;
Quem é o responsável por aquela etapa específica;
Qual o prazo para execução daquela tarefa;
Se foi necessário obter alguma informação adicional, revertendo o fluxo original; e outros.

Com base nesses dados, a área de Legal Operations pode perceber gargalos operacionais, como a falta de colaboradores para atuar em uma determinada etapa do fluxo de trabalho, ou a insuficiência do prazo concedido para uma atividade específica.

Em se alcançando essas conclusões, é possível modificar o planejamento anteriormente estruturado, ou até mesmo pleitear adições ao time. Isso tudo com base em dados extraídos da plataforma.

3. Segurança quanto ao conteúdo dos documentos

Gestão do conhecimento é uma das competências centrais das áreas de Legal Operations, segundo a CLOC, e passa pela compilação e estruturação do conteúdo produzido pelo departamento Jurídico.

Sem esse cuidado, perde-se a oportunidade de assegurar que todos os documentos elaborados contenham as melhores redações de todas as cláusulas relevantes. Isso abrange desde disposições que alocam responsabilidades específicas até as normas de compliance que fazem parte da política da empresa.

Isso é garantido por um bom software de CLM, que pode se apresentar como uma poderosa ferramenta de gestão de conhecimento, já que permite:

Vedação a qualquer modificação do texto: a contraparte só pode inserir informações via questionário, não lhe sendo permitida a modificação de cláusulas contratuais; ou
Autorização da modificação do texto: é possível sugerir alterações, mas sempre com a marcação automática do trecho em questão. O contrato pode retornar, então, de forma obrigatória, para revisão pelo departamento Jurídico.

A segurança quanto ao conteúdo dos documentos produzidos, advinda do maior controle sobre as alterações, implica os seguintes ganhos:

Redução de riscos: todos os contratos contarão com as cláusulas necessárias para alocação de responsabilidade e observância aos parâmetros de compliance;
Redução do tempo para revisão do documento: se não há dúvida quanto à presença das cláusulas necessárias, é possível direcionar a revisão a outros pontos do contrato, ou até mesmo dispensar essa etapa para acordos mais simples.

4. Geração de inteligência

A tomada de decisões informadas por dados é também uma das competências centrais de um setor de Legal Ops, como entende a CLOC.

Quando cada um dos pontos do ciclo de vida de um contrato está inserido em uma única plataforma, com workflows integralmente automatizados, passa a ser possível gerar inteligência para administrar todos esses processos.

Alguns dos dados que se pode extrair incluem:

Cumprimento dos prazos por cada colaborador ou área;
A quantidade de documentos produzida por cada colaborador ou área;
Os tipos de documentos elaborados com mais frequência;
As áreas que solicitam documentos com mais frequência; e outros.

A partir dessas informações, o gestor de Legal Ops pode não só planejar intervenções voltadas à promoção de maior eficiência, mas também consegue demonstrar, com maior clareza, o desenrolar das atividades do setor Jurídico.

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Excelência técnica e operacional para o Jurídico

A própria premissa das Legal Operations, de gerir os departamentos Jurídicos a partir de perspectivas negociais, tem, em si, efeitos sísmicos sobre a prática jurídica dentro das empresas.

Embora um advogado corporativo de confiança, que conheça o negócio em profundidade, não deixe de ser considerado um ativo valioso da companhia, fica cada vez mais claro que a excelência técnica não é suficiente para garantir à área jurídica o reconhecimento e os recursos dos quais necessita. É indispensável que se desenvolva também a excelência operacional.

Esse sucesso é promovido pela adoção de um bom software de CLM, que permite mais eficiência no planejamento dos workflows, confere visibilidade ao desenvolvimento de cada etapa desse fluxo, dando segurança quanto ao conteúdo dos documentos produzidos e possibilitando a geração de inteligência.

Assim, o departamento Jurídico pode deixar de ser visto como setor de custos, ou como a “caixa preta” dentro da qual são travadas todas as transações comerciais da empresa, para realizar seu potencial estratégico de redução de riscos.

netLex: tecnologia que completa o seu Legal Ops

O netLex é uma empresa especializada na automatização e gestão de documentos.

Nosso principal objetivo é tornar os acordos mais simples e seguros, promovendo a otimização de tarefas durante todo o ciclo de vida dos documentos, como: contratos, procurações, atos societários, entre outros. Com a nossa plataforma proprietária de CLM, é possível programar workflows inteligentes para oferecer precisão e qualidade aos documentos da empresa, garantindo, assim, que todas as informações sejam indicadas de maneira automática e estruturada.

Nosso sistema está, atualmente, disponível em 11 idiomas e está em uso por empresas listadas na Fortune 500 e Valor 1000, com usuários em mais de 20 países ao redor do mundo.

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