Durante a Pandemia de Covid-19, várias empresas precisaram criar e implementar, às pressas, uma estratégia de digitalização de documentos e fluxos de trabalho. Agora, fora do olho do furacão, é necessário revisar e corrigir as falhas do que foi implementado à época.
Quando as organizações realizam essa autoavaliação, muitas percebem que a digitalização foi feita de forma incompleta e que ainda se consome muito papel no dia a dia. É o caso, por exemplo, do contrato que é impresso, assinado, escaneado e arquivado digitalmente. Ou pior, do documento que é feito e assinado digitalmente, mas impresso e arquivado em uma versão física, “só para garantir”.
Esse é um dilema que tem desafiado companhias ao redor do mundo e que foi objeto de uma pesquisa conduzida pela revista Forbes em 2022. Veja agora alguns dos insights do estudo:
- 49% dos Chief Information Officers (CIOs) avaliam que o processo de digitalização dos seus workflows e documentos está incompleto ou insatisfatório em razão do tempo e dos recursos que foram disponibilizados para fazer a transição.
- 65% dos CIOs estão reavaliando os fluxos de trabalho para alcançar mais excelência operacional
- 51% das empresas veem uma redução da produtividade causada por workflows legados dos sistemas ou práticas anteriores.
- Apenas 17% dos executivos entrevistados afirmaram que tinham uma fonte única de dados para análise e geração de inteligência.
Nesse texto você vai entender as vantagens de construir uma estratégia de digitalização integral, que considere seus processos legados e futuros, e possibilite que a sua empresa colha todos os benefícios de uma redução efetiva do consumo de papel!
Quais são os benefícios de reduzir o uso de papel?
Eliminar totalmente o papel na rotina de grandes empresas não é uma tarefa fácil. Porém, uma transição completa para o ambiente digital, conduzida a partir de uma estratégia de construção de fluxos eficientes de trabalho, pode trazer excelentes resultados, como:
- Redução de custos: os custos associados a documentos e processos físicos vão além do consumo de papel ou tinta de impressão. Eles envolvem o pessoal especializado para gerir arquivos e o espaço para armazenamento, por exemplo. Colocando em prática uma estratégia digital sólida, é possível substituir e reduzir esses custos com investimento em um software centralizado para gestão de documentos e fluxos de trabalho.
- Transparência: no ambiente digital é mais fácil organizar e localizar os documentos e workflows, inclusive controlando acessos e mantendo registro de todos os que visualizam ou participaram daqueles fluxos.
- Otimização do tempo: se todo o ciclo de vida dos seus documentos ocorre no ambiente digital centralizado, seu time não precisa perder tempo procurando, imprimindo ou digitalizando arquivos. Isso libera tempo para que eles se concentrem em atividades que geram mais valor para a empresa.
- Experiência dos clientes: eliminar tarefas operacionais, além de centralizar documentos e workflows, acaba agilizando o atendimento dos clientes, tornando mais positiva a experiência que eles têm nas interações com a empresa.
- Responsabilidade social corporativa e ESG: Em todo o mundo, 4 milhões de árvores são cortadas anualmente para fazer papel, o que equivale a 1% da floresta amazônica. Repensar os fluxos de trabalho para diminuir o uso desse insumo atende aos objetivos ambientais dentro do cenário das metas ESG, o que tem sido considerado cada vez mais relevante por clientes e pelo mercado em geral.
Assim, reduzir o uso de papel torna os fluxos de trabalho dentro das empresas muito mais rápidos e transparentes, além de reduzir a pegada de carbono da corporação. Todos esses benefícios podem ajudar a lucratividade do seu negócio, então por que não começar hoje?
Desligue a impressora, feche os armários e comece a clicar com o mouse!
Leia mais sobre ESG em:
- O E de ESG: como o CLM pode promover a resiliência climática da sua empresa
- O S de ESG: promovendo impacto social com o CLM
- O G de ESG: otimize sua governança contratual com um software de CLM
Como construir uma estratégia de transformação digital para sua empresa
Para estruturar uma estratégia de digitalização integral que ajude a sua empresa a eliminar ou reduzir drasticamente o uso de papel, primeiro é necessário montar um projeto-piloto.
Um bom ponto de partida é a gestão de contratos! Esses documentos tão importantes são muitas vezes vítimas da digitalização incompleta, sendo impressos repetidas vezes na etapa de revisão, assinatura e arquivamento. O impacto disso é grave: ineficiências ao longo do ciclo de vida desses instrumentos podem levar à perda de em média 8.6% da receita da empresa.
Depois, é preciso buscar soluções tecnológicas completas e robustas que atendam às necessidades da sua organização, com:
- Armazenamento de documentos na nuvem: Esta é a base para qualquer empresa sem papel. Os documentos gerados em um ambiente digital serão mantidos assim e ficarão disponíveis para leitura ou edição por todos aqueles que possam ter acesso a ele.
- Fluxos de trabalho digitalizados: Centralize seus workflows em um ambiente digital. Assim, ao invés de imprimir um contrato para revisão ou aprovação, o próprio sistema encaminha o arquivo para o responsável, que pode fazer suas considerações sem sair da plataforma. Além disso, todas as modificações e autorizações ficam automaticamente registradas.
- Integrações: como sua empresa provavelmente usa vários sistemas, um bom software para gestão de contratos terá abertura para integração com todas as outras plataformas que contenham informações necessárias no ciclo de vida dos contratos. Isso ajuda a manter todos os processos digitais e evita retrabalho.
- Assinaturas eletrônicas: Um bom sistema de gestão de contratos oferece integração com os principais provedores de assinatura eletrônica do mercado. Isso permite que você envie um documento para assinatura e, em seguida, carregue-o automaticamente no software. Isso elimina a necessidade de coletar a assinatura manuscrita, o que economiza, além do papel, tempo essencial para fechar negócios.
- Adicionar notas: Não é incomum ver um contrato físico escondido em um arquivo com muitas notas adesivas manuscritas, cheias de comentários e lembretes. O problema é que isso tudo pode se perder com muita facilidade. Um sistema de gestão de contratos torna possível adicionar notas digitalmente aos seus arquivos, sempre indicando a data e o nome de quem adicionou o comentário.
- Segurança de dados: Com altos níveis de proteção e certificações de mercado, sistemas de gestão de contratos podem oferecer maior segurança do que o armazenamento físico de documentos. É possível não só controlar a criação de logins, mas também estruturar variados níveis de acesso à informação.
Observando esses elementos, pode-se elaborar uma estratégia sólida de digitalização usando a gestão de contratos da sua empresa como projeto piloto!
Reduza o uso de papel na sua empresa usando o netLex
O netLex é um software de gestão do ciclo de vida dos contratos que ajuda a sua empresa a reduzir drasticamente o uso de papel, implementando uma estratégia de digitalização integral de processos e fluxos de trabalho.
Na plataforma você pode contar com automatização de documentos e workflows, comunicação e armazenamento digital centralizado, além de integrações com provedores de assinatura eletrônica e vários outros softwares.
Venha reduzir custos, aumentar a transparência, otimizar a gestão do tempo e a experiência dos seus clientes, isso tudo enquanto alcança suas metas ESG. Para saber mais, solicite uma demonstração aqui.
