El grupo ArcelorMittal es líder mundial en la producción de acero y uno de los más grandes en minería. Posee clientes en más de 160 países y cuenta con más de 190 mil empleados. Su extensa red de distribución y servicio satisface las demandas de los diversos mercados en el mundo.
En este caso de éxito, vea, con el testimonio de Marina Guimarães Soares, Head of legal, Sustainability and Compliance officer en Arcelormittal Brasil, cómo la empresa optimizó sus procesos de gestión documental utilizando la plataforma netLex.
Falta de productividad, minutas repetidas y barreras en la comunicación entre abogados y clientes internos
En ArcelorMittal, un simple proceso de creación de minutas contractuales se convirtió en una dificultad, una vez que se creaban hasta 100 modelos diferentes para todo tipo de contrato con el fin de servir a los clientes, y no existía un historial de consulta ni para el departamento jurídico, ni para los clientes internos. Esto ocasionaba retrabajo, ya que el departamento jurídico siempre estaba respondiendo dudas, muchas veces repetidas y no lograban encontrar estos datos sin un repositorio centralizado.
Existía una barrera entre los abogados de casa y los clientes internos, especialmente por la falta de eficiencia en relación a las consultas y un sistema poco amigable.Todavía se controlaba todo por correo electrónico, algo con lo que se quería acabar desde hace tiempo, porque la información era infinita e imposible de ubicar.
“Teníamos mucha dificultad para obtener el historial de consultas, entonces había muchas actividades aplicadas improductivamente, falta de eficiencia y, con un sistema poco amigable. Eran tantas consultas repetidas que ya sabíamos que habíamos respondido que, para nosotros, esto era un inconveniente muy grande, porque perdimos mucha productividad”, dijo Marina.
Otro desafío de contratar un software de gestión del ciclo de vida de los documentos, era que ya habían sufrido con otros sistemas usados por la compañía. Los motivos eran diversos: algunos no eran susceptibles a realizar las personalizaciones que necesitaban, mientras en otros, después del período de implantación se sintieron perdidos en el uso, porque no eran softwares intuitivos, ni contaban con un equipo de experiencia del cliente guiandolos en toda su jornada.
“El drama más grande cuando van a contratar un sistema es la post implementación. Usamos otros sistemas y vemos lo difícil que es. Después entiendes, porque en el momento el área de sistemas viene a vendernos la solución, vende un sueño, obviamente muy fácil, pero después de implementado sufrimos. Ya hemos tenido experiencias muy dolorosas en la post implementación, y creo que ese es el gran diferencial con netLex, el seguimiento post implementación es tan importante como la implementación. Tienen esta visión del futuro”, complementa.
La solución
Como comentamos anteriormente, para ellos, poder personalizar las minutas contractuales era una necesidad. Con netLex y la flexibilidad que otorga, pudieron ingresar toda clase de documentos, colocaron un equipo que se dedicó al proyecto y comenzaron a vivir un mundo totalmente nuevo. Desde ese momento hubo una gran alianza entre el cliente interno y el comprador y, con está transformación digital, ellos ya no necesitaban, ni estaban obligados a familiarizarse con el sistema jurídico de la empresa. Ahora era solo colocar los datos que le solicita la herramienta y automáticamente se genera la minuta.
“ Esta facilidad hizo que el departamento legal estuviera más cerca del negocio y este escenario en el área de contratos fue muy relevante, tanto en calidad de la redacción, calidad de la consultas, mayor compromiso de clientes internos…, vimos la necesidad de expandirnos a otras oportunidades en el área legal, porque la ganancia fue muy substancial, tanto con el comprador, en el momento que tiene que producir el documento, como con el abogado de la casa que no tiene que dedicar tanto tiempo a responder las dudas del cliente”, dijo Marina.
Cada vez más se fue ampliando el uso, como para al área de los socios, e implementaron también en el área de poderes notariales, los cuales actualmente son generados y solicitados todo vía sistema. Cómo netLex es un sistema flexible, todos se adaptaron rápidamente al uso, desde el momento que el propio cliente vio la facilidad de hacer sus consultas de forma rápida y eficiente,cambiando su forma de pensar sobre los departamentos legales.
Y lo que finalmente terminó consolidando netLex, dentro de Arcelormittal, fue en la pandemia, donde los departamentos legales y administrativos, respectivamente, pudieron continuar con su trabajo remoto, sin presentar ningún problema, porque todos estos flujos estaban integrados Inclusive actualmente están considerando adoptar este modo de teletrabajo, porque consideran que fue un éxito y una solución innovadora que vivieron.
“Soy una fanática de netLex, creo que hemos cambiado la forma en que piensa el abogado, la forma en que el cliente ve el departamento legal, y es por eso que realmente digo que acepto el sistema.”, concluye Marina.
Beneficios alcanzados
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