A pesar de aquello, en la actualidad muchas compañías ponen poco énfasis en optimizar la gestión del ciclo de vida de los contratos y optan por sistemas de contratación por debajo del promedio o métodos manuales y obsoletos para gerenciar su gestión documental.
Primero es importante entender que la gestión de contratos es el proceso de seguimiento y gestión de todos estos documentos de la empresa, para garantizar el cumplimiento de los plazos, los addendum, todos los demás términos, condiciones, disposiciones y cláusulas de los acuerdos de la organización.
Debido al ritmo acelerado de los cambios tecnológicos, muchos profesionales ni saben que lidian diariamente con:
Sin duda alguna no administrar contratos de manera eficiente es muy costoso. La Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos (WCC, por sus sigla en inglés) realizó una investigación independiente y concluyó que el valor de pérdidas de ingresos de las empresas puede llegar a 9,2%, cuando no se gestionan los contratos adecuadamente.
Separamos los inconvenientes más comunes que pueden estar generando un gran gasto para la compañía y probablemente también afectando el rendimiento y la productividad de sus funcionarios.
Los empleados que participan en este proceso pueden perder horas, lo que es tiempo desperdiciado, buscando un contrato en particular, que se relacione con un problema o cliente específico que la empresa esté intentando abordar. Luego verificar si el documento localizado es la versión final, si fue modificado o actualizado.
Después de encontrar dicho documento, es posible perder más tiempo buscando cláusulas específicas para realizar cambios. Por más que se utilicen palabras llave para llegar rápidamente a ciertas informaciones, cuando se tiene una minuta de más de 70 páginas el riesgo de equivocarse aumenta. Por lo tanto, es necesario ser cuidadoso.
¿Quien quiere tener millares de carpetas guardadas en los documentos del computador o hasta un obsoleto archivo lleno de papeles, muchas veces pagando altos costos en memorias de almacenamiento para sus funcionarios?
Preocupación constante por las personas que tienen acceso a sus datos confidenciales o hasta sufrir un ataque de un hacker. No tener un sistema de seguridad efectivo conlleva a gastos en contratación de profesionales que muchas veces no consiguen brindar un soporte efectivo, simple y seguro.
En un sistema manual o mismo hasta por Microsoft Word, es muy probable perder fechas importantes, sin contar que es complicado mantenerse al tanto de las renovaciones contractuales automáticas. Este tipo de acuerdo renovado automáticamente puede costar mucho.
Cuando los distintos Departamentos de la empresa administran los contratos por separado, a menudo surgen problemas de comunicación y confusión, como: No tener una única fuente de almacenamiento de datos, por lo que no es posible saber donde se guardan todas las versiones del documento o modificaciones del mismo. Lo cual genera graves problemas especialmente cuando se está negociando con agentes externos a la compañía.
Cuando son varios los que están involucrados en el flujo contractual, es imprescindible poder consultar informaciones rápidamente y de manera instantánea por gráficos o un panel, de lo contrario, van a empezar a surgir las complicaciones, cuando el día a día es sumergirse en muchas páginas de un documento para extraer algún dato.
Todos estos inconvenientes comentados anteriormente, mantienen un clima tenso en el ambiente laboral, ya que normalmente los Departamentos encargados de gestionar contratos, como Legal, por ejemplo, no pueden concentrarse en demandas que exijan un razonamiento lógico, porque están atendiendo dudas de los otros interesados o inclusive navegando en las miles de páginas de un documento.
En el caso de Compras, que normalmente los colaboradores no están graduados en Derecho, tienen que leer, entender, negociar cláusulas con los clientes, muchas veces sin compreender bien cómo proceder, dependiendo totalmente del Departamento Legal.
Si identificas alguno de estos síntomas o inconvenientes en tu empresa y piensas que efectivamente puede ahorrarse costos mejorando los procesos en ese sentido, la solución definitiva para acabar con está problemática es un software para gestionar el ciclo de vida de los contratos (CLM).
Trabajar con la gestión de contratos no puede verse como una mera opción, ya que se ha convertido en un requisito indispensable para el éxito en el mundo empresarial y esto sucede por una sencilla razón: es esta gestión la que permite a la empresa tener un control adecuado sobre sus inversiones, lo que reduce considerablemente los riesgos de sufrir pérdidas.
Separamos 7 ventajas que hará reducir los costos, con el uso de una solución para la gestión documental:
Al automatizar todo el proceso contractual, es inevitable que sus colaboradores reduzcan notablemente el tiempo que invierten en estas demandas. Desde la elaboración hasta la firma, todo el proceso es optimizado. Además, una plataforma de CLM acelera las aprobaciones de los contratos, ofreciendo claridad a todas las partes.
Reduzca la carga de trabajo innecesaria que va al Departamento Legal y construya un mapa conceptual, dando más autonomía para otros Departamentos, con seguridad sus SLA van a disminuir notablemente.
Actualmente puede almacenar todo digitalmente de una forma segura en la nube. La tecnología hace que el almacenamiento sea muy simple, ¡mientras todos ahorran dinero!.
Con una solución para gestionar contratos se puede otorgar accesos a los empleados autorizados, incluso proveedores externos para negociar cualquier cláusula, otorgando los permisos y el alcance que la persona encargada desee. Con esto, no será necesario contratar profesionales externos para está función y su empresa tendrá plena confianza en la protección de sus datos confidenciales, reduciendo preocupaciones y gastos.
Con alertas y recordatorios automáticos, se asegurará de nunca más perder la fecha de vencimiento o de renovación de un contrato. De esta manera evita la renovación accidental de acuerdos que son desfavorables para su empresa. Un software CLM le permite configurar este tipo de avisos y seleccionar a ciertas personas de su organización para recibir recordatorios de fechas y obligaciones clave.
Una mayor visibilidad entre áreas involucradas con el contrato significa una mejor gestión de riesgos, de gobernanza, de colaboración y comunicación.
La gestión exitosa del ciclo de vida de los contratos proviene de la capacidad de rastrear y monitorear de manera eficiente todas las fechas y plazos importantes en su proceso. De esa manera, puede tomar decisiones bien informadas en términos de rescisión, negociación y renovación del contrato. Todos estos factores llevan a ahorrar tiempo y dinero.
Un software CLM normalmente viene equipado con un panel (dashboard) proactivo y fácil de usar que mantiene los principales datos en una visualización. Con esto, puede supervisar plazos, estatus y localización de los contratos, economizando tiempo y dinero. Con esto, sus documentos avanzarán mucho más rápido y eficazmente.
Con la automatización que ofrece una solución en CLM, esto será parte del pasado, ya que todos los Departamentos envueltos en el proceso contractual van a tener total autonomía, creando minutas estándar, con condiciones para cada tipo de contrato o cliente. En el caso de Legal, va a poder concentrarse en demandas jurídicas y no operacionales, las otras áreas involucradas, van a tener autonomía y esto promueve un aumento de la satisfacción de los colaboradores con la empresa.
Vea nuestro caso de éxito, con Arcelor Mittal, donde se explica en la práctica como aumentar la satisfacción y felicidad de los colaboradores con la automatización de estas actividades.
Un proceso eficiente de gestión del ciclo de vida de los contratos puede reducir los costos de muchas maneras y mejorar la experiencia de contratación para sus equipos internos y para las otras partes interesadas. A medida que su volumen de contratos aumenta y su empresa va escalando, debe asegurarse de tener una solución de software CLM. Hay que tener en cuenta todas las etapas por las que pasan este tipo de documentos y la cantidad de personas que editan un solo contrato, ya que está claro que administrar los ciclos de vida de los mismos puede ser un proceso costoso, por eso es importante tomar decisiones sabias al escoger.
En el caso de netLex, la herramienta ofrece un enfoque intuitivo y fácil de usar, permitiendo una automatización de los documentos dentro del propio Microsoft Word, de forma simple y eficiente. Además, también es posible, a través de cuestionarios inteligentes, otorgar autonomía para todos los Departamentos de la empresa, independientemente que sean del área Legal o no.
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