Hace unos años, el término "kanban" arrasó en el mundo corporativo. Pero casi todo lo que se esparce también acaba diluyéndose. Por lo tanto, gran parte de la estructura y el significado de Kanban como metodología de gestión se perdió en este proceso.
En 2002, décadas después de los primeros usos de Kanban en el modelo justo a tiempo de Toyota, David Anderson, que dirigía un equipo de desarrolladores en Motorola, se enfrentó a un desafío:
“¿Cómo construir una rutina de trabajo a un ritmo saludable y sostenible?”
Allí, Anderson era visto como el hombre del “no”: se había pasado los últimos 10 años diciendo “no” a demandas que desbordaban a su equipo, en constante fricción con otros sectores.
La razón de esto era simple: en ese momento, los programadores a menudo estaban sujetos a grandes volúmenes de demanda, largas horas de trabajo y facturación constante. Por cierto, esta realidad no dista mucho de la que aún hoy viven muchos equipos de abogados, compradores o vendedores.
Anderson encontró la respuesta que buscaba en el método Kanban, mejorándolo para conseguir este ritmo sostenible de gestión de la demanda.
En este texto vamos a repasar un poco de lo que probablemente ya sepas sobre kanban, y luego agregaremos algunos puntos importantes del método que se perdieron en su popularización.
Lo que probablemente ya conozcas sobre Kanban
Listamos cuatro cosas que probablemente ya sepa o haya escuchado sobre kanban:
1. ¿Qué es Kanban?
Kanban es un método que comienza con la organización de tareas utilizando notas de colores para indicar la ruta de una actividad a lo largo de un flujo de trabajo predefinido. Pero, como verá más adelante, esto es solo la superficie de la metodología Kanban.
2. ¿Cómo nació Kanban?
La idea de usar las tarjetas para estructurar el trabajo dentro de las grandes empresas surgió con Toyota, para implementar su modelo justo a tiempo. A diferencia del modelo de Ford, que se basaba en producir artículos para almacenar, el modelo de Toyota solo producía bajo demanda.
Por lo tanto, para evitar la producción de piezas innecesarias, un área sólo comenzaría a funcionar después de que terminara su predecesor. Para visualizar lo que sucedía a lo largo del flujo de producción, se utilizaron kanbans.
Fuente: Toyota Global
En 2002, David Anderson aplicó y perfeccionó este método en empresas que trabajaban con desarrollo de software, insertándolo en el contexto de metodologías ágiles. Esta es la construcción de Kanban que también se ha vuelto popular en otras áreas del mercado.
3. Cómo construir un tablero kanban
El tablero kanban se puede dividir en columnas y filas:
- Columnas: etapa del proceso en la que se encuentra la actividad. Por ejemplo: una división clásica de las columnas es como “por hacer”, “en progreso” y “hecho”.
- Líneas: tipo de tarea desarrollada. Por ejemplo, el departamento Legal podría publicar una línea para responder consultas y otra línea para revisar contratos.
En otro ejemplo, vea el caso de un Departamento de Suministros: puede crear una fila para "RFP" con columnas como "Preparación de RFP", "Recepción de propuestas", "Análisis de propuestas", "Selección de proveedores", etc.
4. ¿Cuáles son las ventajas de Kanban?
Algunas de las ventajas de Kanban son una mayor transparencia, productividad y organización de actividades.
Estos beneficios se realizan en la práctica.
La encuesta "2022 State of Kanban Report", realizada por Kanbanize, mostró que el 87% de los encuestados entendieron que Kanban era más eficiente que otros métodos de organización que ya utilizaba la empresa.
También informaron:
- Aumento del 78% en la visibilidad del trabajo;
- Aumento del 52% en la velocidad de entrega.
Lo que hay detrás de todo este éxito va mucho más allá de las notas de colores. Como verá en la siguiente sección de este texto, estos resultados se derivan de una comprensión más profunda de lo que realmente es el método Kanban.
Profundizando en el método Kanban
En esencia, Kanban se trata de encontrar un ritmo de trabajo y entrega que sea suficiente para la organización y saludable para los empleados. Mucho más que papeles de colores, esto requiere interacción entre áreas y entre compañeros de trabajo, así como priorizar demandas.
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Ahora vea algunos detalles sobre el Método Kanban que pocas personas conocen, pero que son importantes para alcanzar el máximo potencial de esta forma de organización.
1. Existe un kanban o un Kanban
El término “kanban”, con minúscula, significa “tarjeta” en japonés, mientras que “Kanban” con mayúscula designa el método de gestión. En esencia, “kanban” (con minúscula) es uno de los instrumentos para la adopción de “Kanban” (con mayúsculas).
2. La base de Kanban es Kaizen
El primer paso para comprender el método Kanban está en el concepto de Kaizen. En japonés, esta palabra significa “cambios graduales”. Lo opuesto a Kaizen es Kaikaku, o "grandes cambios".
Decir que Kaizen es la base de Kanban significa, entonces, que este método es incremental, no revolucionario.
Para implementar Kanban no es necesario (ni recomendable) hacer grandes reformas en procedimientos, cambiar asignaciones o tareas. Para empezar, solo necesitarás establecer unos acuerdos iniciales con tu equipo y el resto de la empresa. Entienda más en los siguientes temas.
3. Kanban es un método de "jalar", no un método de "empujar"
El segundo punto importante para entender el concepto Kanban es visualizar la diferencia entre “Push” y “Pull” de la gestión de la demanda:
- “Push”: la demanda es “empujada” por otros equipos a su equipo.
- “Pull”: la demanda es “jalada” por tu propio equipo.
Vea un ejemplo:
El sector de Compras recibe solicitudes de todas las áreas de la empresa. Si operan sobre una base de “Empuje”, cada uno de estos sectores impondrá su propia urgencia y necesidad a los compradores. Esto los coloca en la misma situación en la que se encontró Anderson al administrar un equipo de desarrolladores en Motorola: con exceso de trabajo e insatisfecho.
Sin embargo, si esta área opera desde “Pull”, son los propios compradores quienes, al recibir la demanda remitida por otros sectores, hacen un análisis y deciden qué se priorizará o no, según los objetivos de la empresa.
Kanban es un sistema de tipo “Pull”, que supone un proceso constante de priorización y re-priorización de actividades.
4. Kanban funciona mejor con la limitación de "Trabajo en progreso"
“Work in progress - WIP”, o, en español, “Trabajo en progreso”, es todo lo que está en progreso en el tablero kanban. Según Anderson, el sistema Kanban funciona mejor cuando la cantidad de tareas es limitada.
Su primera reacción probablemente fue: pero no puedo limitar la cantidad de demandas que llegan a un departamento Legal o a un departamento de Suministros, por ejemplo.
Esto solo sucede si todavía usa el sistema "Push", no el "Pull". Si utiliza el sistema “Pull”, puede establecer un límite al trabajo en curso y no asumir nuevas demandas hasta que se haya resuelto una anterior.
Esto no significa, por supuesto, que las tareas urgentes quedarán fuera del panorama. En este caso, sin embargo, debe comprender:
“¿Qué actividad va a salir del tablero para que entre esta?”
De esta manera, mantiene una carga de trabajo saludable para todos los miembros de su equipo y toma el control del volumen de demanda.
Para que esta limitación funcione bien, sigue estos consejos:
- Involucre a sus empleados para encontrar cuál será el límite del sector;
- Orienta tu límite de datos, especialmente el tiempo medio necesario para resolver cada demanda. Si no tiene esos datos, confíe en la intuición y la experiencia de sus empleados desde el principio.
- Explicar este concepto a los sectores solicitantes, destacando su importancia para el ritmo de trabajo y la calidad de las entregas;
- Mantener el acuerdo, evitando en lo posible situaciones en las que se superen o revisen los límites pactados;
5. Kanban funciona melhor com “Service Level Agreements”
“Acuerdos de Nivel de Servicio” es un término que se popularizó por sus siglas: SLA. Sin embargo, contrariamente a lo que muchos piensan, SLA no es equivalente a tiempo de entrega. Para entender la diferencia, piensa en la siguiente situación. Cuando viajas a una ciudad muy turística, generalmente hay dos posibilidades:
- Puede comprar un boleto regular y hacer fila para ingresar a las atracciones; o
- Puedes comprar una entrada VIP más cara y saltarte la fila.
Este simple ejemplo muestra que los servicios pueden variar según el "nivel" del boleto que compró. En el caso de las actividades, la lógica es la misma: es necesario establecer acuerdos sobre el “nivel” de servicio en cada caso. Estos acuerdos son los SLA.
Normalmente, este SLA variará según el grado de relevancia de la tarea para la empresa en su conjunto. Esto se puede traducir a Kanban, cambiando el color de las tarjetas o la línea en la que se colocan, ayudando a priorizar actividades y organizar el flujo de trabajo movilizado en cada tipo de demanda.
6. Kanban funciona mejor con reuniones diarias
En metodologías ágiles son habituales las reuniones diarias antes del inicio de la jornada laboral. La propuesta es que cada miembro del equipo responda tres preguntas:
- ¿Qué lograste hacer ayer?
- ¿Qué piensas hacer hoy?
- ¿Qué está obstaculizando la ejecución de sus actividades?
La idea no es fomentar la microgestión, sino compartir dificultades y actualizar a otros miembros del grupo sobre el estado de sus tareas.
El tablero Kanban ayuda mucho en este frente. El gerente puede, en este caso, "caminar el tablero", es decir, verificar las actividades en cada columna, involucrando a los empleados para resolver cualquier cuello de botella o dificultad.
Es en este punto cuando emergen los efectos sociales positivos de la metodología Kanban.
Cuando la evaluación del flujo de cada actividad se realiza de manera transparente, todos los actores pueden visualizar el efecto de sus acciones u omisiones y reorganizar sus prioridades.
Terminar una tarea significa cambiar la ficha a otra columna, generando una buena sensación de logro. En otro sentido, compartir dificultades también abre la posibilidad de intercambiar experiencias en busca de una solución. Estos son solo algunos de los impactos positivos de agregar el tablero Kanban a las reuniones ágiles diarias.
Kanban funciona mejor con tecnología
Ahora que entiende un poco más sobre cómo funciona el método Kanban más allá de papeles de colores, está listo para ponerlo en práctica. ¡La buena noticia es que netLex puede ayudarlo con esta tarea!
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