No es ningún secreto para los abogados corporativos que la preparación para un posible litigio contractual con proveedores comienza mucho antes de las negociaciones.
En este caso, el Departamento Legal necesita llegar a un equilibrio complejo: La cautela no puede ser tan grande como para hacer inviable el negocio, pero tampoco puede ser tan pequeña como para socavar la empresa en el futuro. La intervención de los abogados para garantizar la seguridad jurídica debe ser discreta pero eficaz.
Conocer algunas de las posibilidades de sentencias judiciales desfavorables ayuda a comprender lo que se puede hacer incluso antes de que ocurra el problema.
Como ha señalado la Dra. Adriana Carvalho, Abogada senior de contratos en la empresa Brasileña C. Vale:
“Especialmente cuando se habla de una gran empresa, como C. Vale, corre el riesgo de que sus contratos sean asimilados a un contrato de adhesión”.
Otra posibilidad es, en una interpretación aún más dañina, la atribución de carácter consumista al vínculo con los proveedores, especialmente ante la adopción de la teoría finalista mitigada por las Cortes Superiores.
El arbitraje es, en su mayor parte, preferible a la conducción de disputas contractuales. Sin embargo, esta vía puede no estar disponible, especialmente si el contrato se entiende como de adhesión o consumista. En esta situación, la cláusula compromisoria podría interpretarse como abusiva, atrayendo la jurisdicción estatal.
La mejor manera de preparar es mantener un historial completo y automático de todas las etapas de la negociación del contrato.
La recopilación de correos electrónicos y otras comunicaciones de las partes en el expediente es una práctica forense. Pero todo abogado sabe como es difícil obtener esta pista de papel con la calidad probatoria necesaria.
Cuando solicitas la cadena de mensajes con el historial de negociación para el sector de abastecimiento, no tienes forma de saber qué llegará a tu escritorio. Puede ser un archivo con cientos de páginas, con una cadena de correos electrónicos casi imposible de entender, o puede ser un mensaje como “perdimos este registro, fulano ya no está en la empresa”.
Ninguna situación es ideal, pero la mayoría de las empresas siguen confiando de ellos para construir su defensa.
Las grandes compañías necesitan construir este historial comercial en una plataforma centralizada, que permita el registro completo de las negociaciones de forma automática y con visualización simplificada.
Así, es posible evidenciar algunos de los elementos que pueden servir como parámetros para interpretar el contexto del acuerdo y la posición de las partes, tales como:
“Centralizado” en este caso significa reunir todas las comunicaciones en un solo lugar, así como enviar actas y otros documentos para su análisis, además de generar evidencia en caso de que la contraparte proponga algún cambio en el estándar. También es importante abarcar más allá de la negociación, incluida la evolución del cumplimiento del contrato.
Este control debe ser estructural y no depender de la organización personal de los empleados de la empresa.
Así, el departamento Jurídico puede garantizar que, en caso de disputa, tendrán información para demostrar la paridad en las negociaciones, los datos intercambiados por los involucrados o al menos la racionalidad económica de las cláusulas señaladas en el acuerdo. Esto se hace discretamente, sin crear ningún trabajo adicional para sus clientes internos.
En palabras de la Dra. José Alfonso, profesor del Instituto Brasileño de Agronegocio:
“Lo que más me preocupa, cuando hay demandas en la oficina, es que llegue solo el contrato. (...) Invariablemente, cuando te enfrentas a la producción de pruebas, a las sorpresas que te puede generar el proceso, este manejo de información en la historia de la relación (...) es muy relevante para ayudar a formar la condena en una persona que no participó en esa negociación”.
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