La gestión de contratos laborales es una de esas actividades que con la reciente ola de digitalización, poco ha cambiado en los últimos años. Todavía depende en gran medida de archivos físicos, documentos estándar difíciles de cambiar y reuniones presenciales para firmar.

Sin embargo, con los avances tecnológicos, estas prácticas se han convertido en una burocracia innecesaria, lo que reduce el tiempo que tu equipo de Recursos Humanos (RRHH) tiene que dedicar a otra actividad vital para la empresa: encontrar y retener talento.

Para encontrar buenos profesionales, calificados, alineados con la cultura de la empresa, mantenerlos comprometidos con el resto del equipo y motivados para llevar a cabo sus funciones, RRHH debe estar constantemente atento no solo a los cambios en el mercado laboral, sino también a las percepciones, aspiraciones sutiles y contextuales de cada empleado.

El desempeño de esta función se vuelve más complicado cuando la etapa de formalización, así como la gestión de los contratos de trabajo genera inconvenientes como retrasos en la contratación y dificultad en la gestión de documentos. Para empeorar este escenario, cuanto más crece la empresa, más se intensifican estos desafíos.

En este texto usted va a entender mejor los principales obstáculos de la gestión de contratos de trabajo e identificará cómo optimizar el rendimiento de su equipo de recursos humanos con la ayuda de un buen software CLM, como netLex.

Principales dificultades en la gestión de los contratos de trabajo

Un proceso de contratación se vuelve lento por razones tales como:

• Dificultad para localizar la minuta más actualizada del contrato y del acuerdo de confidencialidad;
• Duda sobre la posibilidad de incluir una condición negociada con el candidato;
• Complejidad en la etapa de firma, ya que es necesario imprimir copias físicas y enviarlas a cada responsable del documento;

Este punto puede resultar fatal en la búsqueda de los profesionales más cualificados que, en promedio, permanecen en el mercado laboral sólo 10 días. Durante el tiempo que le toma a su empresa formalizar el contrato, un competidor puede presentar una mejor oferta y usted volverá al punto de partida.

Además, esta demora genera una mala experiencia para el candidato, con el riesgo de que la oferta sea rechazada bajo la impresión de que se trata de una empresa burocrática e ineficiente.

Sin embargo, aún con el documento firmado, pueden surgir otros obstáculos en la gestión, tales como:

• Complejidad y costos de organizar archivos físicos para mantener documentos firmados;
• Dificultad para identificar qué documentos deben actualizarse cuando se modifica una cláusula estándar;
• Dificultad en la extracción manual de datos, como información de pago por parte del sector financiero

Vea estas y otras ineficiencias comunes en la gestión de documentos en: Las 6 ineficiencias más comunes en la gestión de contratos y cómo solucionarlas

El secreto para conciliar la gestión de los contratos laborales y la búsqueda de candidatos es optimizar al máximo cada etapa del ciclo de vida de estos documentos. Esto elimina todas las ineficiencias mencionadas anteriormente, dejando libre al equipo de Recursos Humanos para localizar y contratar a los mejores profesionales para su empresa. Confiar en la tecnología es un gran diferenciador para lograr estos resultados.

Tecnología para enfrentar los retos de la gestión de los contratos laborales

El objetivo del Contract Lifecycle Management- CLM, o gestión del ciclo de vida del contrato, en español, es adoptar una visión integral de los pasos involucrados en la formación de un contrato. Esto incluye todo, desde la redacción, pasando por la negociación, revisión y firma del documento, hasta la gestión y extracción de datos para la generación de inteligencia.

Entre las ventajas de este enfoque está la percepción de los acuerdos como instrumentos que tienen impactos en las más diversas actividades de la empresa.

Obtenga más información sobre el concepto de gestión del ciclo de vida del contrato en: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su empresa

Un contrato de trabajo, por ejemplo, es fundamental no solo para el equipo de RRHH. en el proceso de alinear las expectativas, sino también para el departamento financiero, que coordina el pago de salarios, entre otras bonificaciones, también para el departamento Jurídico, especialmente en caso de presentarse un litigio. Por lo tanto, es un instrumento que necesita ser gestionado de manera eficiente y con amplia visibilidad.

La mejor forma de potenciar esta administración es utilizando un software que permita la automatización de documentos y flujos de trabajo, como netLex.

1. Elaboración, revisión y firma.

A la hora de formalizar el contrato de trabajo, tu empresa necesita garantizar algunos puntos imprescindibles:

• Periodicidad y gobernanza: el proyecto utilizado debe tener la versión más actualizada de todas las cláusulas necesarias desde el punto de vista legal e institucional.
• Flexibilidad y seguridad jurídica: es posible que la negociación involucre alguna condición específica que deba ser incluida en el contrato. Es necesario garantizar al departamento de RRHH la flexibilidad para incluir esta disposición y estructurar un flujo de revisión para que Legal pueda verificar la regularidad de esa modificación;
• Agilidad y eficiencia: el proceso de contratación debe ser rápido, para mejorar la experiencia del candidato y hacer todo lo posible para garantizar la incorporación de ese talento al equipo;

Conciliar todos estos puntos es posible utilizando un software que automatiza las etapas de elaboración, negociación, revisión y firma de contratos. Con netLex es posible:

• Estandarización: su empresa garantiza el uso de la minuta correcta para cada tipo de vínculo, siempre observando las versiones más actualizadas de los documentos;
• Preparación instantánea: es posible formular contratos en segundos a través de un cuestionario simple e intuitivo, enviando el resultado final automáticamente para su análisis por parte del candidato;
• Flexibilidad y control de modificaciones: dar a los miembros del departamento de RRHH. el poder de modificar cláusulas de acuerdo con la propuesta y luego enviar automáticamente el documento al departamento Jurídico;
• Firma electrónica: envía el documento para su firma con un clic desde integraciones nativas con los principales proveedores del mercado;

Vea en detalle cómo funciona la automatización de documentos en: Automatización de documentos: entienda cómo funciona y sus ventajas.

Al automatizar la formalización del contrato de trabajo, su empresa aprovecha la ventana de oportunidad de esa contratación y genera una excelente experiencia para el candidato. Sin contar toda la practicidad de la gestión de documentos digitales.

2. Gestión digital de contratos de trabajo

La firma no pone fin al ciclo de vida de los contratos de trabajo.

Todavía es necesario garantizar que la información contenida en estos documentos se transmita a varios sectores de la empresa, como el sector financiero para pagos y bonificaciones. Algunos de los datos contenidos en este documento pueden incluso ser considerados sensibles, como la posible identificación racial o la opción de afiliación sindical, que requieren una protección específica.

Además de la información, también es necesario asegurarse de que cualquier actualización de los términos estándar se aplique a todos los contribuyentes. Cualquier cambio en la relación laboral, como promociones o despidos, también debe registrarse de manera simple y eficiente.

En este sentido, algunas de las ventajas de un software de gestión documental como netLex son:

• Archivo automático de documentos: los contratos y sus modificaciones se registran automáticamente en la plataforma, incluidas todas las versiones hasta la final. Esto prescinde de archivos físicos, de todos los costos y riesgos asociados.
• Control de acceso y seguridad de la información: establezca niveles de autorización para visualizar documentos, asegurando la protección de datos sensibles;
• Actualización simplificada: identifique todos los contratos realizados a partir de un borrador determinado e inicie flujos de actualización directamente en la plataforma;
• Integración con otras bases de datos: extracción de datos para generación de inteligencia e integración con otros software de gestión de personal;

Así, la gestión de los contratos laborales puede estructurarse de forma sencilla y segura, asegurando la fluidez de las operaciones de su empresa.

Reduzca costos y retenga el talento de su empresa con una buena gestión de contratos

El departamento de recursos humanos necesita realizar dos actividades esenciales para el buen funcionamiento de la empresa.

La primera de ellas es la formalización y gestión eficiente de los contratos de trabajo, para asegurar la regularidad de los vínculos suscritos con los trabajadores. El segundo es la localización y retención del talento, que requiere una atención constante e individualizada a la situación de cada empleado.

Conciliar con éxito estas dos funciones depende de la optimización de todas las etapas del ciclo de vida del contrato de trabajo, desde la redacción hasta la administración posterior a la firma. Esto es posible con el uso de software como netLex, que ponen todo el poder de la tecnología al servicio de su empresa.

Para ver en la práctica qué ventajas puede generar netLex para sus operaciones, ¡comuníquese ahora con nuestros expertos!