Gestión contractual más inteligente con un repositorio de documentos

Pero después de todo, ¿Qué es un repositorio de documentos?

Es importante destacar que los contratos son la estructura fundamental de una empresa, ya qué influyen directamente en las relaciones comerciales y en la toma de decisiones.

La gestión de contratos es una de las formas más valiosas y eficaces de reducir los costos. Cuando organizamos estos documentos, garantizamos la visibilidad, proporcionando acceso en cualquier momento y lugar a la cartera e histórico de los clientes de la compañía. Esto es exactamente lo que un repositorio de contratos puede hacer con su empresa, almacenando documentos en la nube.

La gestión manual de contratos realizada de forma convencional es ineficiente y costosa. Uno de los riesgos de seguir este modelo tradicional, es que los equipos de legal y comercial no puedan acceder a informaciones importantes en momentos de negociación. Las empresas que han hecho la transición a una práctica de gestión que da prioridad a lo digital han visto el valor directo de su inversión, incluyendo la visibilidad simplificada, la mejora del compliance de los procesos internos, la mejor gestión de los ciclos de vida de los documentos, la reducción de la dependencia al correo electrónico y documentos en papel; consolidando una gestión más sólida del ciclo de vida de estos importantes documentos.

“Una empresa típica Fortune 1000 administra entre 20.000 y 40.000 contratos en un momento dado y al menos el 10% está fuera de lugar o son difíciles de encontrar”, nos dice la American Bar Association.

Esto es una cifra que las empresas no pueden permitirse, por eso en este artículo vamos a revisar con detalles la necesidad de tener un repositorio de contratos.

¿Qué sucede cuando las empresas pierden el control de sus contratos?

Los contratos no suelen almacenarse de forma centralizada y se basan en fuentes estáticas y de difícil acceso a datos, lo cual es crítico. Esto se debe a que muchas empresas caen en la trampa de perder la pista del contrato después de su firma y solo lo revisan cuando algo va mal (no se cumplen las obligaciones, se pierden puntos de referencia importantes, se violan los términos, etc. ).

Cuando las empresas no pueden encontrar y acceder rápidamente a la información que necesitan, pueden surgir algunos (si no todos) de estos problemas:

• Incumplimiento de las obligaciones: El almacenamiento descentralizado es ineficiente, susceptible a errores y aumenta el riesgo de no cumplir las obligaciones pautadas. Las empresas se vuelven vulnerables a los riesgos financieros, de compliance y hasta renovaciones contractuales automáticas que solo perjudican a la compañía.
• Acceso limitado a las informaciones: Cuando se usan planillas de excel para llevar el control de los contratos, múltiples sistemas o hasta un archivo, la labor para encontrar de encontrar el histórico de un cliente, se vuelven realmente pesadas para los involucrados.
  Falta de visibilidad de los datos históricos de rendimiento contractual y de la contraparte: Se refiere a la ausencia de datos de rendimiento e historial de la contratación, en que las empresas son propensas a repetir decisiones erróneas o a aceptar términos y condiciones arriesgadas.
• Equipos internos que pierden el tiempo buscando información sobre contratos: El tiempo vale oro, por lo tanto cuando no se tiene un repositorio, el equipo pierde horas buscando el histórico de la negociación, las cuáles podrían usar en demandas estratégicas.
• Incapacidad para realizar un seguimiento de las modificaciones y versiones del contrato: las empresas pierden el seguimiento de las modificaciones debido a la falta de visibilidad de las versiones más recientes del contrato. Esto puede crear varias versiones del mismo contrato que son utilizados por varios departamentos, lo que genera confusión y fallas.

Por lo tanto, es difícil gestionar un repositorio de contratos cuando no se dispone de una ubicación central para almacenar documentos, hacer un seguimiento del estado y asignar tareas. Como resultado, las empresas son propensas a perder renovaciones importantes y plazos. Esto puede provocar la frustración de los socios, las partes interesadas y los proveedores, así como un mayor riesgo de interrupción del negocio debido a los acuerdos incumplidos.

Otro punto de atención es que el almacenamiento descentralizado de los contratos puede tener efectos perjudiciales para el cumplimiento de la normativa y los plazos de auditoría. La agregación manual de datos de contratos basados en Excel es ineficiente, propensa a errores y aumenta el riesgo de información errónea a las autoridades reguladoras.

¿A qué recurren las organizaciones en ausencia de software de repositorio de contratos?

Algunas empresas pueden estar utilizando un archivador como parte de su proceso de gestión de contratos, a pesar de los riesgos inherentes de depender del almacenamiento de copias impresas. De hecho, este tipo de depósito puede dar lugar a la pérdida de contratos, información desactualizada y la incapacidad de los miembros del equipo para acceder a la información cuando la necesiten, especialmente si trabajan de forma remota.

Otros, en ausencia de un repositorio digital centralizado, pueden estar usando archivos PDF digitales, archivos adjuntos de correo electrónico, Microsoft Excel y Google sheets.

En el caso de Excel, aunque se crea que está dando un paso hacia la digitalización, la verdad conlleva algunos peligros potencialmente críticos para el negocio que pueden conducir a la fragmentación de datos. Los documentos de Excel se pueden duplicar fácilmente en "guardar como". Una vez que esto sucede, terminan en diferentes unidades compartidas o bandejas de entrada y puede resultar increíblemente difícil rastrear las diferentes versiones de los contratos a medida que se actualizan o modifican.

Algunos son un poco más avanzados y utilizan una combinación de soluciones electrónicas que solo actúan como un sistema de almacenamiento de archivos, con una capacidad mucho más limitada y no se pueden conseguir las informaciones a través de una palabra clave.

¿Qué elementos debe tener un repositorio de contratos eficaz?

Es importante elegir las funcionalidades correctas al momento de buscar un repositorio de contratos. Con esto se ahorrará tiempo de los involucrados y dinero al mantener sus documentos organizados. A continuación se muestran los elementos clave que debe tener un repositorio:

• Visibilidad de documentos: esto le brinda la capacidad de ver sin problemas cualquier tipo de documento sin tener que cambiar entre sistemas. Además otorga facilidad de hacer búsquedas del historial, sea de un cliente o de un contrato específico.
• Control de accesos: esto garantiza que solo las personas con el conjunto correcto de permisos puedan acceder a datos confidenciales por jerarquía, de contratos almacenados en un repositorio.
• Análisis avanzado: es importante poder analizar los datos extraídos, para poder tomar decisiones estratégicas, por lo tanto es esencial que cuente con una visualización intuitiva y fácil, a través de paneles o dashboards personalizados.
• Potentes funcionalidades de búsqueda: como ya comentamos anteriormente, esta función es realmente importante para tener una administración de documentos eficiente, en que, por medio de una palabra llave, puedas encontrar todos los contratos e informaciones de un proveedor, por ejemplo.
• Integraciones: en la actualidad nadie quiere trabajar con un sistema aislado, por lo tanto poder realizar integraciones para conectar el repositorio de contratos, con alguno de los sistemas que su empresa usa, será esencial para tener un consolidado de datos.

Un repositorio de contratos es mucho más que una opción de almacenamiento, es un marco para que su empresa se desarrolle a medida que avanza. El software de gestión de contratos le permite agilizar y controlar el proceso contractual, logrando eficiencia desde la elaboración del documento, negociación, revisión, aprobación, firma y, lo más importante, la gestión de los mismos, todo a través de una única plataforma.

¿Por qué las empresas usan un software de gestión de contratos como netLex con un repositorio de documentos integrado?

Un software moderno para gestionar contratos ayuda a reducir el riesgo, mantener el compliance y, principalmente, tomar mejores decisiones empresariales. Esto se logra mediante el uso de un depósito de contratos integrado. Al almacenar los documentos en un solo lugar, es posible consultar cualquier información en cualquier momento que sea necesario.

El repositorio de netLex, permite una visibilidad completa de sus contratos, su base global de proveedores y clientes. La solución automatiza el almacenamiento, la búsqueda, la extracción y el análisis de contratos.

Un punto interesante es que funciona tanto con los contratos actuales, como con los antiguos, es decir, si su empresa aún posee archivos físicos o digitales de las negociaciones pasadas, es posible automatizar todo el histórico de sus clientes y proveedores, con esto se gana agilidad y una base de datos robusta.

Además de lo comentado anteriormente, los gerentes de sus operaciones van a poder tener informaciones detalladas sobre el rendimiento de sus contratos, a través de reportes y dashboards, con el objetivo de hacer negocios de forma inteligente y ágil.

Póngase en contacto con nuestro equipo, solicite una demostración hoy mismo para descubrir cómo netLex puede ayudar a transformar su práctica de gestión de contratos.