Cuando se trata de suministros hospitalarios, lo más importante es evitar que falte lo básico. Guantes quirúrgicos, agujas hipodérmicas, alcohol etílico, hilo de sutura y muchos otros elementos son esenciales para el cuidado diario de los pacientes.
También es necesario garantizar los utensilios de uso menos frecuente, pero más específicos. Este es el caso, por ejemplo, de los procedimientos de intubación, o incluso de las órtesis, prótesis y materiales especiales.
Si la falta de estos sustratos es, por regla general, un problema, el exceso también puede serlo.
Cuando no exista una correspondencia estricta entre la cantidad de artículos comprados y utilizados, el hospital necesitará movilizar una estructura de almacenamiento mayor a la correspondiente a las demandas de la unidad. Los impactos de esto son:
- Complejizar la gestión del espacio y la ubicación de los materiales;
- Agregar costos a las operaciones, especialmente cuando los insumos adquiridos requieren un almacenamiento especial;
- Aumentar el riesgo de que el artículo quede inutilizable debido a la pérdida de vida útil;
Encontrar el equilibrio entre estos dos extremos pasa invariablemente por una administración eficiente de los contratos de suministros en el área de Salud.
CLM: los beneficios de gestionar los contratos de suministro en el área de salud
Contract Lifecycle Management, o gestión del ciclo de vida del contrato, es un conjunto de prácticas de gestión que visualizan el documento de forma integrada, desde su elaboración hasta su cumplimiento.
Explicamos este enfoque en detalle en el texto: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su negocio. Vale la pena echarle un vistazo!
Sumado a la tecnología, como en el caso de software CLM como netLex, este método hace que la gestión de contratos sea más sencilla y segura. Hay tres ventajas principales en esto:
- Seguimiento del cumplimiento de las prestaciones
- Mapeo de riesgos legales y financieros
- Integración de datos para análisis
Obtenga más información sobre cada una de estas ventajas en los siguientes temas:
1. Seguimiento del cumplimiento de las prestaciones
No basta con negociar el contrato y revisar las cláusulas contractuales en la minuta del proveedor. Es fundamental asegurar que todas las obligaciones asumidas en el instrumento sean debidamente cumplidas.
De ello depende toda la planificación hospitalaria y al final, el servicio que se presta a los pacientes.
Algunos de los puntos de atención más críticos para la gestión de contratos con proveedores son:
- Seguimiento de los plazos de reabastecimiento;
- Indicación de parámetros para el control de calidad de los artículos suministrados;
- Borrar información de existencias, incluidas las condiciones de almacenamiento para mantener las propiedades del material;
En el caso específico de los contratos TurnKey, en los que el contratista está obligado por el servicio principal y también por las obligaciones accesorias, es importante vigilar el cumplimiento íntegro de todo lo pactado.
Entonces, si el objeto principal es el alquiler de una máquina de resonancia magnética, por ejemplo, es necesario verificar que el proveedor también entregue la bomba de inyección de contraste, el dispositivo de monitoreo de señales fisiológicas y de anestesia, el estabilizador de voltaje, el refrigerante de helio y otros.
Un buen software de gestión documental, como netLex, permite la creación de alertas para controlar los plazos y muestra la información relevante en un panel intuitivo y simplificado.
Por lo tanto, no es necesario consultar directamente el contrato o las hojas de cálculo completadas manualmente para identificar esta información. Todos ellos están centralizados en la plataforma, accesibles a los empleados responsables de monitorear el cumplimiento de los servicios.
2. Mapeo de riesgos legales y financieros
En términos de mapeo y gestión de riesgos, vale la pena mencionar tres puntos:
- Asignación de responsabilidad en caso de daños resultantes de la demora o falta de suministro de los insumos adquiridos. Puede influir en las tesis y estrategias judiciales del equipo de litigio;
Cláusulas de reajuste y sus respectivas periodicidades, para mantener el equilibrio contractual y el valor real de las cuotas;
Las multas y demás sanciones contractuales, que deben ser del conocimiento de la Dirección Financiera, para su provisión;
Al igual que en el tema anterior, netLex, en su plataforma CLM, pone a disposición estos datos en un dashboard simplificado, extrayendo información directamente del contrato. De nuevo, se prescinde de la consulta directa del instrumento de negociación, optimizando el tiempo de análisis y garantizando la fiabilidad de la información considerada.
3. Integración de datos
Una gestión coherente es aquella que toma decisiones en base a información extraída de las propias operaciones. Hay al menos dos tipos de datos que se pueden extraer de los contratos de proveedores para proporcionar información valiosa al gerente:
- Número de artículos comprados y recibidos: cuando se integra con la información sobre los materiales realmente consumidos, proporciona la base para el desempeño del sector de suministros del hospital;
- Evaluación de desempeño de proveedores: Construida a partir de la verificación de la calidad de las entregas, permite que, en futuras contrataciones, sean considerados sólo los mejores socios comerciales.
Con un software CLM es posible extraer datos para apoyar esta evaluación. Como la fuente directa de información está en el documento contractual y el análisis de proveedores también se realiza dentro de la plataforma, es sencillo compilar estas entradas para el análisis y la generación de inteligencia.
Estas son algunas de las formas de lograr un equilibrio entre la oferta y la demanda. Esto asegura el mejor tratamiento posible para los pacientes, al tiempo que optimiza el uso de los recursos de la unidad.
Lo mejor de la tecnología también en la gestión de contratos
El sector médico es un centro de desarrollo tecnológico. Científicos de todo el mundo se dedican a investigar las soluciones menos invasivas, al menor costo posible y con los mejores resultados. Todo ello con el objetivo de promover la salud de los pacientes.
Sin embargo, un hospital también necesita invertir en la gestión de sus procedimientos administrativos para optimizar los costos y garantizar que todos los suministros necesarios estén disponibles para los tratamientos.
netLex, como software de gestión de contratos, es una solución tecnológica para hospitales y otras instituciones de salud que buscan combinar la excelencia en la prestación de servicios con la eficiencia en la gestión de proveedores.
Para ver estas y muchas otras ventajas de netLex en la práctica, ¡converse con nuestros especialistas!
