Como seres humanos, estamos naturalmente sesgados a favor de lo que nos es familiar. A esto se le llama Principio de Familiaridad: en esencia, es un criterio inconsciente a partir del cual se toman decisiones y se forman opiniones a favor de lo ya conocido, en detrimento de lo diferente.

Bajo la influencia del principio de familiaridad, los problemas y las ineficiencias tienden a ignorarse por dos razones principales:

• Falta de enfoque crítico: Las rutinas diarias rara vez se analizan desde un punto de vista crítico. Por lo tanto, es probable que ni siquiera se noten los problemas y las ineficiencias.
• Costo percibido del cambio: En segundo lugar, incluso si se perciben estos problemas e ineficiencias, promover el cambio a menudo parece más costoso que simplemente resolver los obstáculos que se presentan en el camino.

Esta lógica se puede aplicar a varios aspectos de la vida privada o profesional, incluida la gestión del flujo de documentos dentro de una empresa.

Un diseño familiar: cómo funciona la gestión documental

No es raro que el flujo de vida de un documento comience con una versión copiada y pegada de una plantilla. Es posible que este documento deba enviarse por correo electrónico a la persona responsable de revisar y aprobar el contenido. La tarea de esta persona será echar un vistazo rápido al documento, para asegurarse de que todo está correcto. Finalmente, el documento se envía de nuevo por correo electrónico a su siguiente destinatario, y así sucesivamente.

Suena simple, ¿verdad? Sin embargo, este es solo un dibujo familiar. Analizando este flujo desde una perspectiva crítica, es posible visualizar todos los riesgos e ineficiencias que pueden estar ligados en el mismo.

Tomemos el paso de elegir el modelo, por ejemplo. Determina la inclusión de términos y condiciones importantes, como cláusulas de cumplimiento. ¿Cuántos modelos hay? ¿Son claros los criterios de selección? Si hay decenas de modelos y no hay criterios claros para diferenciarlos, el procedimiento se complica innecesariamente. En este ejemplo, también aumenta el riesgo de elegir el tipo de documento incorrecto.

La simplicidad no siempre es la característica principal de los flujos de gestión de documentos. De hecho, muchos de los flujos solo son operables porque las personas involucradas en ellos se han acostumbrado a esa dinámica.

Estas son algunas señales de que la familiaridad puede estar impidiendo que se dé cuenta de que el flujo de gestión de documentos de su empresa no es realmente sencillo.

Primera señal: es difícil de explicar a los nuevos empleados

La primera señal de que el flujo de gestión documental no es tan sencillo puede provenir de la formación de los nuevos empleados. Intentar explicar un flujo en voz alta, o mediante una presentación visual, con el objetivo de hacer comprender a una persona “ajena”, es una oportunidad única para reflexionar sobre los procedimientos y prácticas adoptados.

Si el flujo de documentos es realmente simple, debe ser fácil de explicar, fácil de entender y, lo más importante, fácil de aplicar. Por otro lado, un flujo complejo sin pautas unificadas y con más excepciones que reglas puede ser difícil de enseñar y aún más difícil de adoptar.

Con el tiempo llega la familiaridad, lo que puede dar la impresión de que los desafíos han terminado. Sin embargo, esta dificultad inicial puede indicar que los flujos de gestión de documentos podrían ser más simples.

Segunda señal: genera retrabajo

Un ciclo de gestión de documentos verdaderamente simple también es directo. Esto no quiere decir que un documento no pueda pasar dos veces por el mismo sector, sino que en caso de ser necesario, no implicará retrabajo y si un paso adelante rumbo a la finalización del flujo.

Tomemos, por ejemplo, una negociación para aprobar los términos finales de un contrato. Algunas de las cláusulas son negociables, pero otras no deben modificarse, ya que su finalidad es asegurar el cumplimiento y promover lineamientos internos de la empresa. Supongamos, sin embargo, que fuera necesario modificar el modelo original para cerrar la venta.

Un flujo de gestión simple puede incluir una revisión rápida por parte del departamento legal, o incluso ninguna revisión si los cambios son mínimos. Por supuesto, los abogados deben poder percibir los cambios y sus razones rápidamente. De lo contrario, deberán analizar todo el documento nuevamente. Esto significa una revisión considerable, lo que agregaría complejidad al flujo de trabajo y retrasaría la realización de la asociación tan esperada.

La frecuencia con la que se produce el retrabajo a lo largo del flujo de gestión de documentos es una señal importante de que quizás se agrega más complejidad de la necesaria.

Tercera señal: utiliza varias plataformas inconexas o ninguna plataforma

Al inicio de operaciones, todo el aparato necesario para que una empresa actuará en el mercado era un correo electrónico y el Paquete Office: Word para escribir documentos, Excel para recolectar algunos datos, correo electrónico para moverlo todo. Pero las cadenas de correo electrónico se han vuelto cada vez más complejas. El historial de cambios de los documentos se ha vuelto prácticamente imposible de rastrear. Cuando los empleados se fueron, se llevaron todos los registros de las negociaciones con ellos.

Entonces, alguien tuvo la idea de recurrir a plataformas en línea como Google Drive. Pero otra industria prefirió OneDrive, mientras que algunos todavía preferían la memoria USB. Incluso hubo algún intento de unificar los flujos y procedimientos en una plataforma específica, pero ninguno de ellos logró satisfacer todas las necesidades centrales de los equipos. Luego, el flujo de trabajo se fragmentó en varias plataformas inconexas.

Ejecutar un flujo de gestión de documentos en una serie de plataformas inconexas, o intentar hacerlo sin ninguna plataforma, es una señal de que aún no se ha logrado la simplicidad. Elegir un sistema que cubra todo el ciclo de vida de un documento es crucial para promover una gestión eficiente de la forma más sencilla posible.

Cuarta señal: cada empleado tiene su propio camino

La existencia de múltiples flujos de trabajo distintos que se refieren al mismo tipo de documento no es infrecuente. Un ejemplo sencillo: un empleado en concreto puede estar convencido de que los documentos urgentes deben tramitarse por whatsapp, mientras que otros pueden preferir enviarlos por correo electrónico. De vez en cuando, alguien pone el aviso de urgencia en el mensaje.

A Albert Einstein se le atribuye la observación de que “las personas inteligentes simplifican las cosas”. Cuando existe una guía sobre los procedimientos a seguir en relación con un documento específico, la existencia de múltiples flujos de trabajo diferentes puede ser una señal de que la versión oficial era innecesariamente compleja.

Por supuesto, no todos los cambios resultan en una mayor simplicidad. Algunos de ellos pueden incluso afectar la validez del documento final. Sin embargo, observar los cambios realizados por los empleados puede proporcionar información relevante sobre qué pasos en el flujo de gestión de documentos deben simplificarse.

Cómo lograr un flujo verdaderamente simple

Estas son algunas señales de que el flujo de documentos de su empresa no es realmente simple, lo que sucede es que está familiarizado con el mismo: Es difícil de explicar a los nuevos empleados, que tienen dificultades para adaptarse. Cuando el nuevo empleado finalmente se adapta, una cantidad considerable de su energía se pierde en el retrabajo o entre plataformas inconexas. A la luz de estas dificultades, es probable que busquen otras soluciones, cada una creando su propio flujo de documentos.

Estos son algunos pasos para lograr una verdadera simplicidad en el flujo de documentos:

• Mapeo: Literalmente, el ciclo de vida de los documentos debe dibujarse de principio a fin. Dado que diferentes documentos pueden seguir diferentes flujos, cada uno de ellos debe explicarse cuidadosamente, incluidos los agentes relevantes, sus posibles elecciones y las plataformas que están utilizando.
• Evaluar: con el flujo de gestión de documentos completamente diseñado, es hora de evaluar las ineficiencias y sus causas. ¿Hay demasiados caminos posibles y los criterios de decisión no están claros? ¿El trabajo está concentrado en un departamento específico? Este paso requiere una visión honesta y clara de los objetivos y principios organizacionales de la empresa.
• Buscar soluciones: En esta etapa es importante incluir a quienes lidian con el flujo a diario y están dispuestos a adoptar el camino del cambio. Podrán ayudar en el análisis de posibles soluciones, incluyendo las disponibles en el mercado.

Con estos pasos en mente, su empresa estará preparada para optimizar el flujo de documentos. netLex ofrece soluciones para promover estos objetivos, unificando y estandarizando el ciclo de vida de los documentos de una manera simple y segura.

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