Os documentos empresariais são parte da rotina de qualquer negócio. Eles asseguram a conformidade de uma organização perante à legislação, impactando na sua longevidade e no relacionamento com os clientes, colaboradores, sócios e órgãos controladores.
Existem diferentes tipos de documentos, destinados a propósitos distintos. Diante disso, é necessário fazer uma boa gestão documental.
As grandes questões são: como gerenciá-los e armazená-los da melhor forma? Descubra neste artigo tudo sobre esse assunto!
Os documentos empresariais são todos os arquivos produzidos na rotina administrativa de um negócio. Eles garantem a legitimidade das atividades e comprovam a existência da empresa, bem como o registro de tudo o que acontece.
A depender da sua finalidade e conteúdo, eles podem ser de natureza:
Além disso, se tratando de documentos empresariais, é possível classificá-los em basicamente três categorias:
Os documentos empresariais servem para:
Como mencionado, existem diversos documentos que são recebidos, emitidos e gerenciados por uma organização. Conheça, a seguir, quais os mais comuns:
Atesta que o negócio cumpre as exigências legais para funcionar. Ele é emitido por órgãos governamentais responsáveis pela fiscalização e regulamentação das atividades comerciais, como prefeituras, secretarias de saúde, meio ambiente e/ou vigilância sanitária, dependendo do tipo de negócio.
Esses são registros obrigatórios para o funcionamento das empresas. Porém o que irá definir se a melhor opção é a versão estadual ou municipal é o seu setor de atuação.
Por exemplo, empresas que prestam serviços, como escritórios de contabilidade ou agências de marketing, precisam ter inscrição municipal, pois são tributadas pelo ISS (Imposto Sobre Serviços), de competência dos municípios.
Já as empresas que comercializam produtos, como lojas de roupas ou supermercados, necessitam de inscrição estadual, pois são obrigadas a recolher o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é um tributo estadual.
Tem informações relevantes, como o capital social, o nome, modelo jurídicos, entre outros, que formalizam o início de uma empresa. No entanto, o recomendado é que o gestor busque um suporte jurídico para adequar o negócio às exigências legais.
Esse documento é obrigatório para empresas que atuam fora do regime tributário Simples Nacional, pois detalha as operações financeiras e o recolhimento de tributos de forma mais complexa. Ele é essencial para o cumprimento das obrigações fiscais e para a transparência contábil junto à Receita Federal.
Documento empresarial importante, já que é nela que é feito o registro das remunerações dos colaboradores, com valores, impostos e descontos, além de banco de horas.
O RH fica responsável por gerá-la, armazená-la e entregá-la aos funcionários, todos os meses. Além disso, cabe ao setor realizar o controle de outros arquivos pessoais, como:
São uma espécie de certificado das transações internas, ou seja, é um comprovante de tudo o que entra e sai do caixa, estoque, etc. Elas facilitam a gestão, asseguram a cobrança de impostos e certificam que o negócio está adequado à legislação.
O setor contábil da empresa fica responsável pela administração das notas fiscais.
É o principal documento de registro de uma empresa, funcionando como uma espécie de RG que deve ser guardado e apresentado quando necessário. Ele assegura que a empresa existe e é importante para a geração de notas fiscais.
A Relação Anual de Informações Sociais é um documento que deve ser entregue anualmente ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), pois fornece informações sobre as contratações da empresa. Caso ela não seja entregue, a organização pode ter que pagar multas.
São arquivos que comprovam se a empresa realizou o recolhimento de impostos. Alguns exemplos são:
Você sabia que os livros de registros das atividades contábeis de uma empresa também são documentos importantes que devem ser armazenados?
Eles têm o registro das movimentações contábeis e de patrimônio, bem como as entradas e saídas de dinheiro, matérias-primas, entre outros.
Os contratos são documentos empresariais essenciais, pois formalizam acordos comerciais e definem direitos e obrigações entre as partes envolvidas.
Eles garantem segurança jurídica e evitam conflitos futuros. É importante arquivá-los enquanto vigentes e por, no mínimo, 5 anos após o término, para eventuais auditorias ou disputas legais.
O prazo varia de acordo com a legislação e o tipo de documento da empresa. Mas, os principais são:
A organização de documentos empresariais facilita o acesso, a consulta e a preservação dos arquivos. Logo, um bom planejamento ajuda na otimização do espaço físico e reduz os custos operacionais, impactando a produtividade dos seus colaboradores e a segurança da informação.
Algumas dicas para armazená-los corretamente são:
De todas essas práticas, a digitalização é, sem dúvida, um dos maiores benefícios da gestão eletrônica de documentos. Afinal, esses arquivos podem ser facilmente organizados e encontrados, otimizando o tempo da sua equipe para tarefas mais estratégicas.
Além disso, é possível eliminar os custos com papel, idas ao cartório, carimbos, envio de documentos, já que o processo de assinatura pode ser feito 100% digital.
Quer aprender a como melhorar a gestão de contratos do seu negócio? Deixe a sua dúvida nos comentários e saiba como o netLex pode te ajudar!