Analisar arquivos, revisar e assinar contratos, pesquisar jurisprudências e modelos de petições são apenas algumas funções da rotina do advogado. A lista de tarefas muitas vezes pode parecer interminável, não é mesmo? No entanto, é possível simplificar os fluxos e tornar o dia a dia mais eficiente com a digitalização de documentos.
Quando todos os dados estão centralizados em um sistema, fica mais fácil encontrá-los e estabelecer prazos e metas para a finalização de uma atividade. Estamos presenciando uma mudança de pensamento rumo à modernização e informatização, que impactam positivamente todo o setor jurídico.
Se esse assunto te interessa, veja ao longo deste artigo as vantagens da digitalização de documentos e como escolher um software confiável e seguro para a sua empresa. Boa leitura!
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de transformação de arquivos físicos para o formato digital com o objetivo de facilitar o seu processo de recuperação e utilização.
Você gasta horas buscando arquivos em pastas físicas? Agora você pode usar a tecnologia a seu favor para armazenar documentos na nuvem, como contratos, relatórios, petições, procurações, e até mesmo provas que serão apresentadas em processos.
Eles são armazenados em um banco de dados, que é um servidor base, por meio do escaneamento ou digitalização direta.
Sendo assim, praticamente todos os documentos jurídicos podem ser armazenados, desde que sejam adotadas medidas de segurança, como controle de acessos e backups regulares.
Documentos digitalizados têm validade legal?
A Legislação Brasileira reconhece a validade dos documentos online por meio do certificado digital. Ele garante a autenticidade e a segurança dos documentos eletrônicos, especialmente no contexto jurídico.
Além disso, o certificado funciona como uma assinatura digital, garantindo que um documento digitalizado ou eletrônico seja verdadeiro e que sua origem possa ser comprovada de forma segura.
A certificação digital é regulamentada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que define as normas e a tecnologia para a emissão de certificados. Ela tem um papel definidor na modernização da gestão eletrônica de documentos jurídicos e desburocratização do setor.
Vale salientar que a Lei da Digitalização de Documentos refere-se a um conjunto de dispositivos legais que promovem a simplificação na gestão documental. Por exemplo, o Decreto nº 10.278, define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos. Enquanto isso, a Lei nº 13.874/2019, introduziu a possibilidade de digitalizar documentos públicos e privados com valor jurídico equivalente ao original.
Quais são os benefícios da digitalização de documentos?
O investimento em automação na gestão de documentos abre caminho para que o setor jurídico possa contar com mais agilidade e efetividade. As vantagens incluem:
- Redução de custos: diminui gastos com papel, impressão, transporte e armazenamento seguro de documentos digitais;
- Acesso rápido e remoto: permite acessar documentos de qualquer lugar, essencial para advogados em deslocamento ou em modelos híbridos de trabalho;
- Facilidade de organização: centraliza e categoriza documentos em sistemas digitais, tornando-os mais fáceis de localizar e gerenciar;
- Gestão de prazos eficiente: vincula documentos a prazos e alertas automáticos, ajudando a evitar atrasos em processos judiciais;
- Segurança da informação: oferece maior proteção contra perda, danos ou acessos não autorizados, com criptografia e backups automáticos;
- Validade jurídica garantida: assegura que os documentos digitalizados sejam aceitos como provas em processos judiciais;
- Sustentabilidade: reduz o uso de recursos naturais, como papel, contribuindo para práticas mais ecológicas no setor jurídico. Ou seja, é possível economizar com digitalização de documentos;
- Colaboração simplificada: facilita o compartilhamento de documentos com equipes, clientes e tribunais, permitindo revisões e edições em tempo real;
- Preservação de documentos: protege arquivos contra deterioração física, como rasgos, mofo ou perda por desastres naturais;
- Eficiência em auditorias e compliance: simplifica a busca e análise de documentos em processos de auditoria, devido à organização digital;
- Integração com sistemas jurídicos: facilita a conexão com softwares de gestão de processos e contratos, criando um fluxo de trabalho integrado;
- Redução de espaço físico: libera áreas do escritório antes ocupadas por arquivos físicos, permitindo maior eficiência no uso do espaço;
- Aumento da produtividade da equipe: com a eliminação de processos manuais e o acesso rápido a documentos digitalizados, os profissionais podem localizar, compartilhar e editar arquivos de forma mais eficiente. Isso reduz o tempo gasto em tarefas administrativas e permite que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas, como o desenvolvimento de soluções jurídicas para os clientes.
Principais cuidados ao digitalizar documentos
Embora a digitalização de documentos traga muitas vantagens significativas, ela também representa um desafio para diversos setores, especialmente o jurídico. Por isso, fique atento a:
1. Conexão
A digitalização de documentos depende de uma conexão de internet confiável e estável. Se a conexão for lenta ou instável, o processo de digitalização e o acesso a documentos podem ser prejudicados, causando atrasos e ineficiência.
Além disso, a segurança cibernética é uma preocupação constante, pois os documentos digitais precisam ser transmitidos pela internet, o que pode expô-los a riscos como ataques cibernéticos e vazamento de dados.
Investir em uma infraestrutura de internet robusta, aliada a protocolos de segurança, como criptografia e firewalls, é essencial para garantir um fluxo de trabalho eficiente e a proteção de dados confidenciais.
2. Validade do Documento
Embora os documentos digitalizados tenham valor jurídico quando atendem aos requisitos legais, como assinatura digital e certificação adequada, ainda existe resistência em algumas áreas para aceitar o modelo. Isso se dá principalmente em tribunais tradicionais ou em documentos de grande importância legal.
A validade dos documentos digitais também depende da conformidade com normas técnicas e da verificação da autenticidade por meio de sistemas como o ICP-Brasil.
Para garantir a aceitação legal e evitar fraudes, é necessário seguir os processos estabelecidos para assinatura e certificação digital. Isso vai garantir que o processo de digitalização esteja de acordo com as normas regulatórias do setor.
3. Investimento em softwares específicos
O processo de digitalização de documentos físicos exige a utilização de softwares especializados para garantir que o processo de digitalização, armazenamento e gestão de documentos seja feito de forma eficiente.
A escolha de ferramentas integradas ao fluxo de trabalho do escritório jurídico, juntamente com o treinamento da equipe para utilizá-los corretamente, ajuda a garantir a maximização dos benefícios da digitalização.
Como garantir a segurança dos documentos digitalizados?
Escolher um software de gestão de documentos é um passo importante. Portanto, para garantir a segurança dos documentos digitalizados, você deve optar por aquele que oferece características específicas para proteger as informações, como:
- criptografia de dados;
- controle de acesso;
- autenticação de múltiplos fatores;
- backup regular;
- assinatura digital e certificação;
- auditoria e rastreamento de atividades;
- armazenamento em nuvem com alta disponibilidade;
- conformidade com regulamentações.
Esses benefícios podem ser encontrados no netLex. Nossa plataforma é especializada em gestão de contratos, oferecendo soluções robustas para otimizar o processo de digitalização e garantir a segurança das informações.
Com funcionalidades avançadas de gestão de contratos, ela permite centralizar os documentos em um ambiente digital seguro e fácil de acessar.
A plataforma oferece controle de versões, assinaturas digitais e armazenamento em nuvem, garantindo que os documentos sejam protegidos contra alterações não autorizadas. Ou seja, somente usuários com as permissões adequadas podem acessar o sistema
Além disso, o netLex está em conformidade com as normas jurídicas e de segurança na proteção de dados e privacidade internacional, tornando-se uma excelente opção para departamentos que buscam otimizar a gestão de documentos e contratos.
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