Empresas são entidades jurídicas abstratas, sem existência material. Por isso, dependem das pessoas físicas para desempenhar suas atividades. Uma procuração é o instrumento jurídico que confere a uma pessoa a autorização para atuar em nome de outra, e é regularmente utilizado por representantes de companhias na negociação e conclusão de transações, assim como para representação em processos judiciais.
Situações relevantes que afetam a gestão de uma procuração
À medida que as atividades se ampliam e se diversificam, mais representantes são necessários para conduzir as operações comerciais. Os limites dos seus poderes variam de acordo com a área de atuação e hierarquia dentro da companhia, assim como de acordo com a natureza estratégica dos acordos em curso.
A gestão das procurações expedidas por uma empresa é, portanto, uma tarefa importante a nível interno. Algumas situações que podem surgir do ciclo de vida desses documentos são:
- O outorgado não faz mais parte da empresa, ou foi realocado internamente: em ambos os casos, quaisquer poderes que esses profissionais eventualmente tivessem devem ser imediatamente revogados, de forma a reduzir o risco da realização de transações indesejadas.
- O outorgado viaja ou sai de licença: será necessário entender quem tem o poder de substituí-lo e sob quais circunstâncias.
- Revisão periódica: como esses documentos usualmente têm prazos de vigência, periodicamente eles devem passar por revisão, renovação e assinatura.
Algumas dessas situações podem ser antecipadas, como é o caso da revisão periódica. Porém, outras, como demissões ou licenças, podem ser abruptas e inesperadas. Nesses casos, a reação do gestor deve ser imediata para garantir que todos os poderes de representação sejam apropriadamente endereçados.
A importância da gestão de procurações na empresa
Um documento de procuração deve estar sempre disponível e devidamente atualizado. Ele contém informações vitais para a condução das transações, de interesse tanto da empresa quanto da contraparte nas negociações.
Uma informação chave é a extensão dos poderes conferidos ao outorgado, já que eles podem ser limitados em uma série de dimensões. Por exemplo, o outorgado pode ter o poder de negociar, mas não de finalizar um contrato. É possível também que efetivamente tenha a autorização para concluir negócios, mas somente dentro de um valor pré-aprovado. Todos esses detalhes devem sempre estar atualizados e disponíveis de forma transparente para todos os envolvidos na transação.
Considerações importantes de governança e compliance também estão envolvidas na gestão de procurações, especialmente em se considerando que existem riscos de abuso de poder ou fraude. Uma auditoria externa, por exemplo, provavelmente irá solicitar informações sobre o número de procurações assinadas, assim como sobre seus respectivos prazos de vigência.
Assim, a gestão de procurações é uma parte essencial das operações da empresa. O netLex assegura que essas atividades sejam cumpridas de forma simples e segura, possibilitando a extração de importantes dados relativos a esses documentos.
Leia mais sobre a gestão de procurações em:
Extraindo dados para aprimorar a gestão
Em geral, é possível ter uma visão panorâmica de todas as procurações emitidas por uma empresa por meio de dados como o número total de documentos desse tipo produzidos por área, ou ainda o número total desses documentos que ainda estão ativos. Esse tipo de informação é um passo inicial importante em direção a uma gestão data-driven de procurações.
Se você gostaria de trabalhar com inteligência de dados, leia os outros artigos da série data-driven!
Na busca de uma análise de dados ainda mais especializada, aqui estão três tipos de dados que podem ser usados para gerir de forma eficiente as procurações de uma empresa.
1. Prazos de vigência
Em regra, não há prazo de vigência padrão para procurações. Porém, é considerado uma boa prática o estabelecimento de limites temporais para garantir melhor controle da representação da empresa em transações comerciais.
Quando a procuração alcançar este marco, é possível renová-la por outro período de tempo ou formalmente revogá-la. A primeira situação é, provavelmente, a mais comum, e envolve outra rodada de aprovação e assinaturas que deve ser planejada com antecedência para evitar interrupções desnecessárias ao fluxo de negócios. Ademais, se a procuração não for renovada em tempo hábil, a validade dos acordos firmados por aquele outorgado pode ser questionada no futuro.
Nesse caso, é importante extrair da procuração esses prazos de vigência e, preferencialmente, incluir um aviso do fim da vigência para lembrar ao setor encarregado de iniciar os procedimentos de renovação em tempo hábil.
Dentro do netLex é possível retirar essa informação para aprimorar a gestão das procurações de uma empresa, bem como é possível estabelecer os avisos de fim de vigência. Os procedimentos de renovação também podem ser tornados mais simples e seguros com o netLex, permitindo um procedimento automatizado de redação e revisão e, ao final, de assinatura.
Entenda como funciona a automatização de documentos em: Automatização de documentos: entenda o que é, como funciona e quais as vantagens
2. Poderes estratégicos
Algumas procurações podem conceder aos outorgados poderes considerados estratégicos para a companhia, como autorização para conduzir e concluir negócios-chave, assim como para negociar contratos envolvendo altos valores. Essas transações comerciais podem chamar atenção da Diretoria ou até mesmo de investidores, e devem ser acompanhadas de perto.
Outro tipo de informações que podem ser extraídas de uma procuração são justamente essas autorizações consideradas estratégicas. Deve ser possível acompanhar a redação, revisão e assinatura desses documentos, assim como filtrar entre as procurações com o objetivo de identificar quais delas contém poderes dessa natureza.
Esse tipo de inteligência pode ser gerada via metadados coletados pelo netLex, e facilmente visualizada em um dashboard automaticamente atualizado.
3. Status do agente
Empresas estão sempre contratando, alocando ou demitindo funcionários, bem como trocando a gestão. Funcionários e gestores, por óbvio, também saem de férias ou tiram licenças, de forma que é vital acompanhar todas as procurações afetadas por essas mudanças.
Se, por exemplo, um funcionário é realocado, as autorizações que ele anteriormente tinha precisam ser alteradas ou revogadas. Uma situação mais urgente envolve colaboradores que não trabalham mais na empresa. Esse cenário não é sempre previsto ou planejado, mas todos os poderes de representação devem ser revogados com expediência.
Noutro giro, quando um funcionário está temporariamente ausente, também é importante saber quem pode substituí-lo nas negociações por ele conduzidas. Isso será definido com base nos poderes de representação que aquele colaborador detinha, entre outros fatores.
Assim, o status de um funcionário dentro da empresa é um dado relevante para auxiliar a gestão de procurações. O netLex pode promover integrações com outros softwares de RH, ou até mesmo com uma simples planilha de excel, e cruzar informações sobre o status dos funcionários com dados extraídos das procurações, para promover uma gestão eficiente desse tipo de documento.
Veja como funciona a integração do netLex com outros softwares em: netLex connect: todo o poder das integrações a serviço da sua empresa
Mude a forma como sua empresa gerencia procurações
Uma abordagem data-driven, voltada para a análise de dados, permite que decisões sejam tomadas com base em informação real e atualizada. Assim, promove a boa governança, garantindo transparência e compliance com os parâmetros legais e empresariais. Um documento importante para gestão da companhia, a procuração, deve ser incluída nessa análise de dados.
Com o netLex é possível extrair todas as informações relevantes de uma procuração, enquanto se permite que os processos de criação, renovação, atualização e revogação sejam completamente automatizados.
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