Os custos ocultos são um aspecto muitas vezes negligenciado na gestão financeira de uma empresa, mas podem ter um impacto significativo na sua saúde econômica. Essas despesas, que não aparecem de forma imediata em orçamentos ou relatórios contábeis, incluem custos indiretos, ineficiências operacionais e a falta de gestão adequada, especialmente no que diz respeito à administração de contratos.
Ao explorar as nuances desses custos, especialmente na criação, revisão e renovação de contratos, podemos identificar áreas de melhoria que não apenas economizam recursos, mas também potencializam a eficácia operacional da empresa.
Neste artigo, vamos explicar mais sobre quais os custos ocultos na gestão de contratos e de que forma terá um impacto positivo de economia no uso de tecnologia!
O que são custos ocultos?
Custos ocultos são despesas que não são imediatamente visíveis ou evidentes em um orçamento ou na contabilidade de uma empresa. Embora não sejam facilmente perceptíveis, podem somar grandes valores ao longo do tempo e impactar a saúde financeira da empresa.
Aqui podemos incluir:
- Despesas indiretas: custos que não podem ser facilmente atribuídos a um projeto específico, como a falta de padronização na criação de contratos.
- Tempo e mão de obra: O tempo perdido em processos manuais, revisões e aprovações que poderiam ser otimizados com ferramentas adequadas, como um sistema de gestão de contratos (CLM).
- Ineficiência: A sobrecarga da equipe jurídica com tarefas operacionais, que limita seu foco em atividades estratégicas, resultando em atrasos e erros.
- Falta de gestão: A ausência de um gerenciamento eficaz de contratos pode levar a pagamentos indevidos, descumprimento de cláusulas e conflitos, além de oportunidades de negociação perdidas.
Principais custos ocultos da gestão de contratos
Entenda agora quais os principais custos ocultos na gestão de contratos.
Custo na criação de contratos
A criação de contratos sem CLM (Contract Lifecycle Management) envolve um processo manual, com etapas que incluem a pesquisa de cláusulas, formatação, revisão e aprovação. Antes da elaboração propriamente dita, o documento é solicitado por alguma área, como compras ou vendas.
Nesse caso, existe o custo relacionado a descentralização e falta de padronização, cada área pode fazer solicitações de maneiras distintas, o que pode ocasionar na falta de dados. A criação de contrato demanda mão de obra especializada, dependendo de quantos contratos o colaborador produz por semana o custo será maior ou menor para a empresa.
Outro ponto: se falta informação, o jurídico precisa ir atrás do solicitante. Quando estamos falando de alto volume de contratos, essa desorganização gera muitas idas e vindas e demora. Como há perdas de eficiência, consequentemente, temos o custo na solicitação.
Sem contar que a ausência de templates ou modelos padronizados dificulta a criação de novos contratos, aumentando o tempo dedicado por documento. Grande parte dos documentos que uma empresa gera são contratos padrão, replicados em massa. Por exemplo, uma empresa de plano de saúde vai emitir o mesmo contrato para todos seus clientes, com modificações pontuais nas cláusulas.
Imagine que o trabalho seja manual, são 60 minutos investidos para criar um documento. Vamos supor que a empresa crie anualmente 2500 contratos e tenha advogados cuja média da hora de trabalho seja R$ 78,00. Isso geraria um custo de R$ 11.700.000.
Na medida em que o número de contratos cresce, o valor final aumenta, pois a equipe jurídica é sobrecarregada com trabalho operacional desnecessário, impossibilitando-a de se desenvolver e focar em tarefas estratégicas.
Em uma companhia com grande volume de novos contratos por ano, há uma pressão maior sobre a equipe jurídica, o que pode levar a erros e atrasos na criação dos documentos. Para dar conta de um volume maior pode ser necessário contratar mais advogados.
Isso gera insatisfação dos clientes internos, como as áreas de compras e vendas, que dependem do documento para rodar a operação, e podem acabar vendo o jurídico como uma área que trava os negócios, não como um parceiro estratégico.
Por isso, a ideia é que o advogado corporativo não precise mais gastar tempo elaborando contrato por contrato, mas que invista esse tempo na elaboração de minutas padronizadas, para que ele só participe da elaboração em casos excepcionais
Custos na revisão e aprovação de contratos
O tempo gasto na revisão representa um custo de oportunidade, pois os advogados poderiam estar focados em outras atividades que geram mais valor para a empresa.
Para garantir a segurança jurídica, empresas estabelecem que o jurídico precisa analisar e aprovar todos os contratos criados. Isso faz com que o jurídico precise gastar muito tempo apenas conferindo se o documento está dentro do padrão da empresa e conforme sua matriz de risco.
Outro problema é a descentralização. Sem a gestão adequada todo o processo de solicitações fica desorganizado. O contrato acaba indo e voltando em e-mails, as alterações acabam se perdendo. Então, o mesmo documento precisa ser revisado duas, três vezes.
Suponha que a sua empresa crie 2.500 contratos por ano. O Jurídico faz a análise e aprovação de 100% desses documentos. Se são investidas 3 horas na revisão e aprovação de cada documento e o valor da hora do profissional é de R$ 313,00, serão 7.500 horas gastas, além de um custo de R$ 2.347.500,00.
Usando CLM com o netLex, o jurídico apenas precisa revisar contratos que fogem ao padrão da empresa. Estima-se que apenas cerca de 20% dos contratos que passam pelo workflow necessitem de revisão da equipe jurídica. Seguindo o exemplo anterior, apenas 500 contratos precisariam ser revisados pelo jurídico, apresentando uma economia superior a R$ 460.000,00.
Custos na busca de informações e dúvidas contratuais
Um alto volume de dúvidas sobre contratos pode sobrecarregar a equipe jurídica e outros departamentos envolvidos na gestão de contratos. Tal fator pode indicar falta de clareza e objetividade na hora de elaborar os documentos, gerando incertezas e conflitos.
O tempo gasto na busca por informações e no esclarecimento de dúvidas representa um custo de oportunidade, causando atraso na tomada de decisões importantes, insatisfação e prejuízos na relação com os parceiros comerciais.
Imagine toda vez que surge uma dúvida, a equipe jurídica é acionada para responder. A sobrecarga dos profissionais com consultas simples prejudica a análise de questões mais complexas e estratégicas.
A falta de conhecimento das partes envolvidas sobre os termos contratuais, dificuldade de acesso à informação e processos de aprovação complexos são os principais fatores que levam a esse custo oculto.
Sua empresa recebe 10.000 solicitações de forma manual e em diferentes plataformas. O tempo médio para dar resposta a essas solicitações de forma tradicional via e-mail ou call é de 8 horas.
Com o netLex, esse número de horas é reduzido para 0,5. O valor médio por hora do profissional que responde é de R$ 78,00 e o percentual de tempo ativamente gasto pelo advogado para resposta é de 33%
Custos da falta de gestão dos contratos
Um alto volume de contratos ativos sem um gerenciamento adequado aumenta a probabilidade de erros, atrasos e perdas financeiras. Quanto maior o valor médio dos contratos, maiores serão as consequências financeiras de uma gestão inadequada, como pagamentos em duplicidade ou descumprimento de cláusulas contratuais.
A não utilização de ferramentas e sistemas de gestão adequados limita a eficiência e a visibilidade da gestão de contratos. Tão ruim quanto isso é não qualificar as equipes para lidar com os sistemas de gestão, do contrário há uma subutilização e a ferramenta que serviria para ajudar acaba se tornando mais um obstáculo.
Outra métrica a ser observada é o percentual de discrepância do valor pago x previsto no contrato. Um número elevado revela a existência de pagamentos indevidos ou sub pagos, impactando diretamente a saúde financeira da empresa.
A falta de acompanhamento de marcos e gatilhos contratuais pode levar a pagamentos em desacordo com o contratado, gerando prejuízos financeiros e conflitos com os parceiros.
Suponha que a empresa tenha 10.000 contratos ativos e o valor médio desses contratos é de R$ 300.000,00. O percentual de risco por má gestão obrigacional sem o uso do netLex é de 3%. Com o uso do netLex, esse percentual se reduz para 1,50% e o percentual de discrepância do valor pago x previsto é de 10%.
Custos da falta de gestão na renovação contratual
O número de contratos renovados anualmente representa a quantidade total de acordos que são renovados a cada ano.
Já o percentual de renovações negociadas em média indica a média de contratos que são renegociados em cada renovação, buscando melhores condições para a empresa.
O resultado revela a quantidade aproximada de contratos que são renovados sem que a empresa busque melhores condições, como preços mais baixos, serviços adicionais ou prazos mais flexíveis.
Suponha que o número estimado de contratos renovados sem negociação em sua empresa é de 2.700. O percentual de contratos que seriam impactados pela negociação no momento da renovação é de 40%, representando uma perda de receita de 5% no momento da renovação sem o netLex.
Esses valores, multiplicados pelo valor médio de seus contratos, que é de R$ 300.000,00, representam um potencial de ROI de R$ 16.200.000,00.
Como vimos, a gestão eficaz de contratos é fundamental para evitar custos ocultos que podem corroer a lucratividade de uma empresa. A implementação de ferramentas como CLM pode reduzir drasticamente os custos associados à criação, revisão e renovação de contratos, permitindo que as equipes jurídicas se concentrem em atividades estratégicas que realmente agregam valor.
Ao reconhecer e mitigar esses custos ocultos, as empresas podem não apenas melhorar sua saúde financeira, mas também fortalecer suas relações comerciais e aumentar sua competitividade no mercado.
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